İşverenlerin Personel Dosyalarında Tutmaması Gerekenler

İşverenler hiçbir zaman genel personel kayıtlarınıza belirli maddeler koymamalıdır. Çalışan personelinizin dosya ve kayıtlarının içeriğine, bazı şirketlerdeki İnsan Kaynakları personeli, çalışan ve çalışanın yöneticisi veya danışmanı tarafından erişilebilir.

Diğerlerinde, erişim İK personeli ile sınırlıdır ve çalışanlar kayıtlarına erişim talep edebilir. Avukatlar, davalar için personel kayıtlarının ve Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu (EEOC) şikayetlerinin içeriğini de mahkeme edebilir. Eski bir çalışan, personel kayıtlarının bir kopyasını da isteyebilir.

En iyi uygulama, personel dosyasını sadece İnsan Kaynakları personeli tarafından erişilebilir kılar. Personel dosyalarını, diğer çalışanlar için erişilemez hale getiren bir depolama alanında kilit altında tutmalısınız.

Tüm bu potansiyel kullanımları ve çalışan personel kayıtlarınızın potansiyel izleyicileri ile bir işveren, çalışanın çalışan geçmişinde çalışanın çalışan geçmişindeki tarafsız, gerçek belgelerin tarafsız bir şekilde tutulmasına özen göstermelidir.

Sonuç olarak, bu genel kuralları kuruluşunuzun personel kayıtlarında tuttuğunuz belgelere uygulamak isteyeceksiniz.

Çalışan Personel Dosyasının İçeriği İçin Rehber

Personel kayıtlarındaki bilgiler gerçek olmalıdır.

Süpervizör veya İnsan Kaynakları personelinin görüşleri; rastgele notlar; dedikodu; temelsiz söylentiler; keşfedilmemiş diğer çalışanlardan gelen sorular, raporlar veya tavetale iddiaları; iddia edilmeyen, soruşturulmayan ve sonuçlanmayan iddialar; ve başka herhangi bir maddi olmayan bilgi, yorum veya not bir çalışanın personel dosyasından çıkarılmalıdır.

Bir İK yöneticisinin bir çalışan personel kaydına yerleştirdiği en kötü taarruz yorumlarından biri işe alım müdürünün görüşme notlarını içeriyordu. Biri: “Muhtemelen merdivenlerden inip çıkabilmek için fazlasıyla şişman.” Çalışanı, bir avukatı ve hatta gelecekteki çalışanların ve süpervizörlerin bu gibi yorumları okuduğunu hayal edin.

Başka bir şirkette, yönetici, yöneticilerin ve diğerlerinin çalışanın dosyalarına "Mary sinirlenmediği için sinirlendiriyor. Yöneticisine bile yardımcı olmak için çalışmasını yavaşlattı." Sorunu gördün mü?

Personel kayıtları, uygun dosya konumlarına özenle atanmalıdır.

Devlet ve Federal yasalara, 1996 Sağlık Sigortası Taşınabilirliği ve Hesap Verebilirlik Yasası (HIPAA) gibi iş yasalarına ve işveren için en iyi uygulamalara dayalı olarak şirket personeliniz için bir protokol belirleyin.

Ardından protokolü uygulayın. Tıbbi bir dosyaya girdiklerinde, personel dosyasına girilen rastgele doktorun mazeretlerini bulmak istemezsiniz. Ayrıca, bir çalışanın bordro dosyasındaki terfi ettirmesinin gerekçesini ve gerekçesini istemezsiniz.

Ayrıca personel dosyasındaki eski işverenlerle yapılan görüşmelerden veya arka plan kontrolünü içeren bir işe alım kararının kayıtlarını istemezsiniz.

Personel kayıtlarına dokümantasyon yapan denetçiler, yöneticiler ve diğer çalışanların eğitime ihtiyaçları vardır.

Bir çalışanın personel dosyasına belgelere erişimi olan ve belgeleri yerleştirebilen herhangi bir kişinin belgeleri uygun şekilde yazmak için eğitim alması gerekir.

Bir çalışanın işten çıkarıldığını belirten ve çalışanın tam bir çıkmaz olduğunu belirten personel ödülleri kazanmayacaktır. Ancak, eğitimsiz denetçilerin benzer ifadeler yazdıkları ve bunları çalışan personel dosyalarına yerleştirdikleri bilinmektedir.

Daha da iyisi, dosyalara erişimi, kayıtlardan sorumlu olan ve bir personel dosyasına neyin yerleştirilmesi ve neyin verilmemesi gerektiğini bilen İK personeli için sınırlandırın.

Personel kayıtlarına yerleştirdiğiniz bilgileri dengeleyin.

Bir çalışanın istihdam geçmişinin hem olumlu hem de olumsuz yönlerini ekleyin. Çok sık olarak, personel kayıtları her olumsuz oluşu vurgular ve her çalışanın yaşadığı olumlu bileşenleri kaçırır. Düşüncelerinizi artırın, terfi ettirin, mükemmellik ödülleri ve övgü ve teşekkür notlarının kopyaları.

Bir denetim otoritesinin raporlama personeli ve resmi şirket personeli kayıtları hakkındaki kişisel notları arasındaki farkı kabul edin.

Denetim otoritesinin performans iyileştirme, projeleri takip etme ve hedef tamamlama, ve yükseltme ve performans geliştirme planlarını adil bir şekilde belirleme amacıyla kullanılan notlar, örneğin, resmi personel kayıtlarına değil, bir denetçinin özel dosyasına aittir.

Aynı zamanda, denetim otoritelerini not almak ve yönetim dosyalarında dokümanları nasıl muhafaza etmeleri konusunda eğitmek gerektiğini de kabul edin. Özel notlar için gerçekler için aynı kriterler, görüşler değil ve özel örnekler (not tahlilleri) uygulanmaz.

Denetçinin özel notları bir davada mahkeme celbi olabilir, bu yüzden özel notlar için bile dikkatli olunması önerilir. Resmi çalışan personel dosyasında bulunan kayıtların kopyalarını yönetim dosyalarında tutan denetçilerin uygulanması önerilmez.

İşe alma belgeleri ve görüşme notları biraz daha fazla değer sunar.

En iyi uygulama, doldurduğunuz her pozisyon için, bu pozisyonu iş ilanından referans kontrollerine kadar doldurmakla ilgili tüm dokümantasyonu içeren ayrı bir dosya tutmaktır. Başvuranların özgeçmişleri, kapak mektupları ve başvuruları, işe alınan çalışanın başvurusunu çalışan personel dosyasına taşımalısınız.

Bu dosyada, potansiyel bir çalışanın niteliklerinin tarafsız bir şekilde temsil edilmesi için çaba gösteren ve en nitelikli adayı işe alma kararınızı destekleyen resmi kontrol listeleri ve formları vardır. İşe alım müdürünün işe alım sürecinde alınan görüş ve notları bu dosyaya ait değildir.

İnsan Kaynakları, bir istihdam kararıyla ilgili eksiksiz belgeler sağlamak için bu notları alabilir, ancak personel kayıtlarına ait değildir.

İstihdam kararları hakkında gerçek belgeler.

Bu dokümantasyon terfi, yanal bir fırsata transfer ve maaş artışı gibi kararları içerir ve bunlar personel kayıtlarına aittir. Denetçinin veya İK'nın çalışanla ilgili görüşleri yoktur. Yazılı bir uyarı gibi resmi disiplin cezası belgeleri de çalışanın personel dosyasına aittir.

Personel Kayıtlarında Olmaması Gereken Özel Belge Örnekleri

Personel kayıtlarında aşağıdaki bilgiler yer almamalıdır. Belgeler ayrı bir dosya gerektirebilir, denetleyici veya yönetim notları olarak sınıflandırılabilir veya hiç bir işveren tarafından tutulmamalıdır.

• Herhangi bir tıbbi bilgi tıbbi dosyaya aittir.
• Bordro bilgileri, bordro dosyasına aittir.
• Çalışan sosyal güvenlik numaralarını veya bir çalışanın yaş, ırk, cinsiyet, ulusal köken, engellilik, medeni hal, dini inançlar vb. Gibi korunan sınıflandırmalarıyla ilgili bilgileri içeren belgeler asla personel dosyalarında tutulmamalıdır.
• Bir çalışanın çalışmasını yönetmek, hedefler koymak, verilen geri bildirimler ve benzeri amaçlar için denetim belgeleri, özel, denetleyici veya yöneticiye ait bir klasörde dosyalanmalıdır.
• Çalışan şikayeti, tanık görüşmeleri, çalışan görüşmesi, bulgular, avukat önerileri ve kararlar ve ayrıca misilleme yapılmaması için takip içeren soruşturma materyali, personel kayıtlarından ayrı bir soruşturma dosyasında bulunmalıdır.
• Dosya çalışanı I-9, çalışan personel kayıtlarından uzakta, bir I-9 dosyası ya da konumunda form oluşturur.
• Suç geçmişi, kredi raporları ve benzerlerini içeren arka plan kontrollerini ve uyuşturucu testinin sonuçlarını denetçilerin, yöneticilerin ve çalışanın erişemeyeceği ayrı bir dosyaya yerleştirin. SHRM bu ayrı dosyayı ya da bu bilgilerin çalışanın tıbbi dosyasında da dosyalanabileceğini önerir.
• Kendini tanımlama formları ve devlet raporları gibi Çalışan Fırsat Eşitliği kayıtları, personel dosyasında veya denetçinin erişebileceği herhangi bir yerde tutulmamalıdır.

Bu yönergeleri izlerseniz, kuruluşunuz fiili, desteklenebilir istihdam geçmişi ve personel kayıtlarını uygun yerlerde etkili bir şekilde depolar.

Yasal Uyarı: Lütfen verilen bilgilerin doğruluğu ve yasallığı için garanti edilmediğini unutmayın. Bu site dünya çapında bir izleyici kitlesi tarafından okunur ve istihdam yasaları ve düzenlemeleri eyaletten eyalete ve ülkeden ülkeye değişir. Yasal yorumunuzu ve kararlarınızı bulunduğunuz yer için doğru olduğundan emin olmak için lütfen yasal yardım veya Eyalet, Federal veya Uluslararası devlet kaynaklarından yardım isteyin. Bu bilgi rehberlik, fikir ve yardım içindir.