İşyerinde İletişimin Ana Bileşenleri

İletişim, bilgiyi iletme eylemi olan iki veya daha fazla kişi arasında bilgi paylaşımıdır. İletişimin çok fazla bileşeni var ve işyerinde etkili bir şekilde iletişim kuramamak oldukça yaygın.

Etkili iletişim, en sevdiğim iletişim tanımım olan “paylaşılan anlam” için mükemmel şekilde çalışan bir iletişimin tüm bileşenlerini gerektirir. Soru sorulması ve cevaplanması özellikle önemlidir.

İletişimdeki Bileşenler

Herhangi bir iletişim için beş bileşen ve iletişimin gerçekleştiği işyerinin genel ortamı olan altıda biri vardır. İletişimin bileşenleri:

• Mesajı gönderen kişi. Gönderenin, mesajı göndericiyle anlamını paylaşması için mesajı açıkça ve yeterince ayrıntılı bir şekilde sunması gerekir.
• Mesajın içeriği. Bağlam, mesajın gönderen tarafından mesajın nasıl iletildiğidir. Bağlam, jestler, beden dili, yüz ifadeleri gibi sözsüz iletişimi ve ses tonu gibi unsurları içerir. Mesaj içeriğinin çoğu, yalnızca alıcı mesaj göndereni görüp duyabildiğinde kullanılabilir. Örneğin, e-posta ve IM ifadeleri, gönderenin bunları alıcıdan girmeden formüle ettiği için kötü bir ikamedir.

  Bağlamın bir başka parçası da iletişim çemberinde yer alan duygulardır. Gönderen kızgın mı? Alıcı, iletişimin içeriğine kayıtsız mı yoksa göndereni küçümseyen mi? Normal insan duyguları bir mesajın başarıyla paylaşılıp paylaşılmadığını etkiler.

• Mesajı alan kişi. Alıcı, dikkatlice ve dikkatle dinlemeli, netlik için sorular sormalı ve alıcının gönderenle anlam paylaştığını tespit etmek için parola yazmalıdır. Alıcı gönderene güveniyorsa, etkili iletişim şansı artar.
• Seçtiğiniz teslim yöntemi. İletim yöntemi, mesajın anlamını iletmek için en etkili ortama göre seçilmelidir. İletişim yöntemleri, bilgisayarların ve mobil cihazların şafağından beri çok çeşitli olduğu için, teslim yöntemiyle ilgili kararlar daha karmaşık hale geldi. Teslimat yöntemi hem gönderenin hem de alıcının iletişim gereksinimlerine uygun olmalıdır.

  İletişim yöntemleri, sözlü iletişim, anlık iletiler (IM), e-posta, mektuplar, işaretler, posterler, videolar, ekran görüntüleri, telefonlar, notlar, formlar, yazılı belgeler ve daha fazlasını içerir. Bu yöntemler genişlemeye devam edecek ve çalışanların çalışmaları ile ilgili her şey hakkında anında iletişim kurma beklentileri artmaya devam edecektir.

  Özellikle değişim çağrısı yapabilecek, çalışanların tanınmasını sağlayacak veya yerinde sorulara izin verebilecek kurumsal bilgiler için kişi içi iletişim önem kazanmıştır. Kişiler arası iletişim de ayrıca tercih edilir, çünkü çalışanlar bileşenine, içeriğine erişebilir.

• Mesajın içeriği. Mesajın içeriği alıcıdan anlaşılması için açık ve ayrıntılı bir şekilde sunulmalı ve açıklanmalıdır. Mesaj içeriği bir dereceye kadar alıcının zaten mevcut olan inançlarıyla rezonansa ve bağlanırsa, en etkili olur.

İyi Sorular Sormak İletişimi Nasıl Geliştirir?

James O. Pyle ve Maryann Karinch, etkili iletişime yardımcı olmak için aşağıdakileri eklediler:

İnsan kaynaklarından müşteri hizmetlerine kadar, kötü sorular hemen her işyerini kirletiyor. Kötü sorular genellikle eksik veya yanıltıcı cevaplar getirir ve ilişkiyi baltalayabilir. Öte yandan, iyi sorular değerli bir verimlilik, yetkinlik ve uyum geliştirme aracıdır.

Altı tür iyi soru vardır: doğrudan, kontrol, tekrar, ısrarcı, özet ve uygun olmayan. Bunları kısaca tanımlamak için:

• Doğrudan: Basit bir soru ile basit bir soru soruyorsun.
• Kontrol: Sorduğunuzda cevabı zaten biliyorsunuz. Bu kişinin yalan söylediğini, bilgisiz olduğunu ve / veya dikkat etmediğini öğrenmenin bir yoludur.
• Tekrar et: Aynı bilgiden sonra gelen iki farklı soru soruyorsunuz.
• Kalici: İstediğiniz bilginin tüm yönlerini keşfetmek için aynı soruyu farklı şekillerde sorarsınız.
• Özet: Kaynağa cevabı tekrar gözden geçirme fırsatı veren bir soru soruyorsunuz.

• Sigara uygun: Bilmek istediğiniz konu ile ilgili değil, ancak kişinin muhtemelen yalan söyleyemeyeceği bir konu; gerçeğin “neye benzediğini” görmek ve kişinin size açılmasını sağlamak amacına hizmet eder. Ayrıca sorgulama borsası bağlamına da bağlanabilir.

6 İyi Soru Türüyle İlgili Ayrıntılar

direkt

Doğrudan sorular en iyisidir: Bir soru, bir fiil, bir isim veya zamir.

• Kimsin?
• Partide ne oldu?
• Ofise ne zaman geldiniz?
• Arabanın anahtarları nerede?
• Toplantıyı neden erken bıraktın?
• O iPad için ne kadar ödedin?

Kontrol

“Kasten doğrudan bir soru sormayacağım?” Deyince, bir yanıtın doğruluğunu veya doğruluğunu kontrol ederken kontrol sorusu kullanır ve tutarlılık ararsınız.

Kontrol soruları, bilginin keşfi ile ilgili olmadıkları için cevabını bildiğiniz kasıtlı sorulardır. Davranışın keşfi, konuşma kalıpları ve doğruluk veya doğruluk seviyesi ile ilgilidir. Belki de daha önce bu kişiyle konuştuğun bir şeydir.

İnsan kaynakları ekibinizdeki bir kişinin bir çalışanı yabancılaştırdığını biliyorsanız, çünkü çalışan kişi hakkında şikayette bulunmak için bir e-posta gönderdi; “Bugün Pamela ile performans incelemesine nasıl gitti?” Gibi bir kontrol sorusu sorabilirsiniz. bilgi; sadece İK personelinizin soruyu nasıl cevapladığını öğrenmek istiyorsunuz.

Tekrar et

Aynı bilgiye iki farklı yoldan gelmek istiyorsun. Örneğin, “Satış gücünde kaç kişi var?” Diye sorduysanız, konuştuğunuz kişi cevap verebilir: “Sahada 22 kişi var.” Daha sonra, onunla farklı bir şey hakkında konuşurken - Şirketin bir dayanağı olduğu alanlar, örneğin - “Kaç satış bölgeniz var?” Diye sorabilirsiniz.

Satış ekibindeki personel sayısını onaylamanın bir yolu olan “22” diyebilir. Mutlak bir sınav değil, daha önce söylediklerine değer ve güven veriyor. Verilen bilgiyi çapraz kontrol eden iki farklı soru.

Tekrarlanan soruları kullanırken, tutarsızlıkları da ortaya çıkarabilirsiniz. Bu örnekteki kaynağınız 28 satış bölgesi bulunduğuna cevap veriyorsa, biraz açıklama yapmak istersiniz. Belki de çok iyi bir neden var - satış gücü normalde 28'in bir tamamlayıcısına sahip, ancak son zamanlarda çok fazla ciro oldu, altı kısa kaldılar - ancak cevap, rakamlar arasında bir uyumsuzluk olduğu gerçeğinden şüphe ediyor. personel ve satış bölgelerinin sayısı. Bu uyumsuzluk sorunu çözmek için daha fazla sorgulamaya yol açmalıdır.

Kalici

Bir soruya birden fazla cevap verilebilecek herhangi bir takasta, tam bir cevap almak için kalıcı bir sorgulama kullanın. Tekrarlanan sorular gibi, kalıcı sorular da kişinin doğru olmadığından şüpheleniyorsanız yararlıdır.

“Tatilinizi California'ya nereye gittiniz?” Cevabını ortaya çıkarabilir: “Disneyland.” Disneyland'ın tek yer olması mümkün olsa da, bu soruyu “Nerede?” İle takip etmek mantıklıdır.

Bu tekrarlanan soruyu atlamak ve doğrudan Disneyland ile ilgili sorulara gitmek demek, bu bilgiler başka bir zamanda sızmadığı sürece arkadaşınızın Kaliforniya gezisinin tam bir resmini alma fırsatını kaçırmanız anlamına gelir.

özet

Özet sorular, dürüstlüğü, söylediklerini kaynağa geri besleme kadar belirleme konusunda değil, “Gerçekten ne demek istediğimi söyledim mi?” Diye düşünme fırsatı buldu.

İki kapılı hatchbacklerden tam boyutlu lüks modellere kadar her türlü aracı satıyorsunuz. Genç bir çift galeriye geliyor ve lüks modellerden birini denemek istiyor.

“Arabayı çoğu zaman ne için kullanacaksın?” Diye soruyorsun.

“Çalışmak için ileri geri gidiyorum. Aynı binada çalışıyoruz ”diyor.

“Arabayı başka ne için kullanacaksın?”

“Ailemi görmek için hafta sonları geziler. Bunun gibi şeyler. ”Duraklatıyor ve ekliyor:“ Yüzlerce kilometre uzakta yaşıyorlar. ”

“Lüks otomobilin neden en iyi seçenek olduğunu düşünüyorsunuz?”

Bir bakışta takas ediyorlar. “Biz diğerlerinden daha çok hoşlanıyoruz” diyor.

“En sevdiğin renk nedir” diye soruyorsun ve ona doğrudan bakıyorsun.

"Kırmızı."

“Öyleyse doğru anlamış mıyım göreyim. Lüks sınıfta kırmızı, tam boyutlu bir araba istediğinizi söylediğinizi duyuyorum. Bu açıklama istediğinize ne kadar uygun?” (Özet sorunuzu ilgili bilgilerle çerçevelediniz. bu durumda.)

Başka bir bakışta takılıyorlar. “Daha hafif bir rengin daha iyi olabileceğini düşünüyoruz” dedi.

“Peki ya lüks model sizin için en iyisi olduğunu düşünüyor mu?” (Yine, bu, duyduklarınızı özetlemenin ve doğrulamanın bir yoludur. Pahalı gözle bakıp bu kadar meraklı olup olmadıklarını öğrenmek istersiniz. araba başka bir şey düşünmek istemediklerini veya ilk cevap göze çarpan bir gerçeği gizliyorsa.)

“Babam bunun yoldaki en güvenli araba olduğunu söylüyor.”

Özet sorusunun cevabı, aslında hoşlanabileceğini ancak görünüşünden dolayı olamayacağını söyler. Satır aralarını okuyorsun. Sadece hayatlarına birlikte başlıyorlar. Babası muhtemelen onları satın almalarına yardımcı olacak “yoldaki en güvenli aracı” satın almaları için bayiliğe yolladı. Peşinat ve kredi başvurusunun size hikayenin geri kalanını vereceğini bilerek, satışa devam etmeye karar veriyorsunuz.

Bazı insanlar bu satış karşılaşmasına dahil olanlar gibi özet bir soru sormakta rahat olmayabilir, çünkü basit düşünceli veya dikkatsiz görünmek istemezler. Soruyu tam olarak ilk kez sorduğunuz gibi sorarsanız, geçerli bir sonuca sahip olabilirler.

Ayrıca, cümleleri değiştirseniz bile aynı soruyu art arda iki kez sormak istemezsiniz. Soruyu ilk kez ortaya koyduğunuz ve ikincisi arasında biraz mesafe bırakarak ve soruyu hafifçe tekrar söyleyerek, diğer kişinin söyledikleriyle gerçekten ilgilenen biri olarak karşılaşırsınız.

Sigara Ilgili

Sorularınıza cevap veren kişinin stresli göründüğünü tespit edebilirsiniz; ilgili olmayan bir soru gerilimi hafifletebilir. Ya da belki notlarınızı düşünmek ya da yönlendirmek için zamana ihtiyacınız vardır, bu yüzden soruyu sadece size zaman ve yer almak için kullanırsınız.

“Başarısız olan geçmişte hangi projeyi gerçekleştirdiniz?” Ve “Sorunu nasıl çözmeye çalıştınız?” Gibi sivri uçlu sorular sorurken, bir iş adayına savaş alanı sorgulamasının tam ortasındaymış gibi hissetmenizi sağlayabilirsiniz..

Aday, “Bölümü oğlumun küçük lig takımının topa vurmaya odaklanmasını sağladığım şekilde ortak bir hedef etrafında toplayarak, sorunu çözmeye çalıştım” diyebilir.

Adayı, “Ne kadar süredir ligde koştunuz?” Diye sorarak ara vermeyi bırakıp, tartışmaya başlamadan ve nasıl düzeltmeye çalıştığını sorabilirsiniz.

Son olarak, burada tüm gerekli bileşenlerle başlayan ve sonuçlarının azalmasına neden olan soruları mahvetmenin iki yolu var.iyi.

1. Çok fazla sayıda niteleyici veya sorudan rahatsız edici başka kelimeler ve ifadeler eklemek. Örneğin, “Vinil tezgah taburelerinin kırıldığı ve koli bandı ile kaplandığı akşam yemeğinde ne yediniz?”
2. Cevap beklememek de yaygındır. “En sevdiğiniz yemek nedir?” Diye soruyorsunuz. Kişi hemen yanıt vermek yerine bir anı düşünüyor. “Kızarmış biftek?” Sessizlik etkili bir sorgulama aracıdır. Kulaklarınızı açmanız gerektiğinde ağzınızı açmanın bir sonucu olan keşfi, bilgiyi ve ipuçlarını kaybetmeyin. "İki kulak, bir ağız" sorusunu en iyi şekilde değerlendirmenin kuralını hatırlayın.

   Çevre ve İletişim

   İletişimin yukarıdaki bileşenleri, bir mesajı etkili bir şekilde iletmek için birlikte çalıştıklarında ortak bir anlam ifade eder. Bu bileşenlerin yer aldığı çalışma ortamı da iletişimi ve iletişimin alıp alınmadığını etkiler.

   Geçerli sorular sorduğunuzda, ilişki kurar ve güvene ilham verirsiniz. Sorular, işyerinde iletişim için vakfın anlam paylaşan bir bölümünü oluşturur

   Açık iletişimi, çalışanların katılımını ve ortak hedefleri vurgulayan bir çalışma ortamında iletişim daha sık ve daha etkilidir. Ancak, önemli iletişim beklentisi, bu en iyi işyerlerinde çıtayı daha da yükseltir. Bu nedenle, çalışanların moralinin yüksek olduğu çalışma ortamlarında bile çalışanlar, neler olduğunu bilmediklerinden şikayet ediyorlar.

   Tek bir işyerinin tüm bileşenleri ve genel ortamı nedeniyle, iletişim zordur. Kimin ne olduğunu ve ne zaman bilmesi gerektiğini bilmesi gereken asırlık sorular, hiç kimsenin memnuniyeti hakkında asla tam olarak cevaplanmadı.

   Çalışan hakkında çok fazla bilgi, yeterli bilgi ve hatta aşırı bilgi şikayetleri, işyerlerinde rezonansa devam edecektir. İletişim sorununu asla tedavi edemezsiniz, ancak bağlılık ve düşünceli olmakla, kişilerarası iletişiminizin ve işyeri iletişiminizin etkinliğini artırabilirsiniz.

   Etkili İşyeri İletişimi ile İlgili Diğer Konular

   1. Grace ve Onurla Geribildirim Alın
   2. Duygusal Zekanızı Nasıl Geliştirirsiniz
   3. Zor Bir Sohbet Nasıl Tutulur
   4. geri bildirim