6 Proje Kapsamı Yönetimi Süreçleri

Proje kapsamı yönetimi, projenizin projenin hedeflerine ulaşmakla ilgili tüm işleri (başka bir şey değil) içerdiğinden emin olmak için yaptığınız şeydir. Neyin projeye dahil olduğunu ve neyin bulunmadığını kontrol etmekle ilgili.

Bu makale, proje kapsamı yönetimi bilgi alanına bir kılavuzdan Proje Yönetimi Bilgi Kataloğu (PMBOK® Kılavuzu) - Beşinci Baskı kitabına bakmaktadır. Proje kapsamı yönetimini tanımlamanın tek yolu bu değildir, ancak iyi bir başlangıç ​​noktasıdır ve PMP® sertifikasyonunuza çalışıyorsanız size çok yardımcı olacaktır.

Kapsam Yönetimi Süreci Planlayın

Bunu yapmanın amacı size sonunda bir kapsam yönetimi planı vermektir. Bu, projenizin kapsamını nasıl tanımlayacağınızı, yöneteceğinizi, doğrulayacağınızı ve kontrol edeceğinizi belirler. Bunu tanımlamak için çalışmayı öne koymak, size daha sonra başvurmanız gereken bir şey verir. Başka bir projenin kapsam yönetimi planını başlangıç ​​noktası olarak kullanabileceğinizi görebilirsiniz; çünkü kapsam yönetimi süreçleri, şirketiniz kendileri için başarılı bir şekilde çalışmaya başladıklarında projeler arasında çılgınca değişmez.

Bu sürecin sonucu kapsam yönetimi planıdır. Bu, proje yönetim planınızın bir parçasıdır ve şunları içerir:

• Detaylı bir kapsam bildirimi nasıl hazırlayacaksınız?
• İş Dökümü Yapınızı (WBS) kapsam deyiminden nasıl yaratacaksınız?
• Bu WBS’yi nasıl koruyacak ve onaylayacaksınız?
• Projenin teslim edilebilirliklerini resmi olarak nasıl kabul edeceksiniz?
• Kapsamdaki değişiklikleri nasıl yöneteceksiniz?

Belge inanılmaz derecede ayrıntılı veya çok resmi olmak zorunda değildir: sadece amaç için uygun olmalıdır.

Gereksinim Süreci Topla

Bu süreçte, paydaşlarınızın projeden ne istediğini hesaplayacaksınız. Büyük fikrinizi belirledikten sonra gereksinimleri belgelemeli ve paydaşlarınızın beklentilerini yönetmelisiniz. Bu önemlidir, çünkü sık sık istedikleri şey maliyet gibi diğer proje kısıtlamaları göz önüne alındığında gerçekçi veya ulaşılabilir değildir.

Gereksinim toplama çalışmanızın çıktısı belgelenmiş bir gereksinimler kümesidir. Bu mümkün olduğu kadar kapsamlı olmalı ve normal olarak aşağıdakiler gibi birkaç gereksinim kategorisini içerecektir:

• İşlevsel ve işlevsel olmayan gereksinimler
• Raporlama şartları gibi paydaş gereksinimleri
• Destek ve eğitim gereksinimleri
• İş gereksinimleri
• Hizmet seviyesi veya kalite gibi proje gereksinimleri

Ayrıca, özellikle gereksinimlerle ilgili olan bağımlılıkları, varsayımları ve kısıtlamaları da belgeleyeceksiniz.

Kapsam İşlemini Tanımla

Gereksinimlerinizi aldığınız ve bunları projenizin oluşturacağı ürün veya hizmetin ayrıntılı bir tanımına dönüştüreceğiniz yer. Proje sırasında başvurabileceğiniz bir proje kapsamı ifadesi ile sona ereceksiniz. Neyin kapsamda ve kapsam dışında olanların bir listesini içerecektir. Bu önemlidir, çünkü insanlar genellikle neyin dışlandığını hatırlamazlar ve geri gelirler ve sizden bu alanlarda çalışmanızı isterler. Herhangi bir kapanım, değişim kontrolünden geçmek zorunda kalacaktır.

İş Dökümü Yapısı Süreci Yaratın

Bu işlem, gereksinim listenizi, yapmanız gerekenlerin yapılandırılmış bir vizyonuna dönüştürmenize olanak tanır. Buradaki asıl iş, büyük görevleri daha küçük, yönetilebilir parçalara bölmektir.

Bu sürecin sonucu bir WBS'dir ve çok faydalı bir araç olabilir. Görsel olarak düşünmüyorsanız, aynı sonucu bir liste oluşturarak da elde edebilirsiniz.

Kapsam Sürecini Doğrula

Doğrulama Kapsamı süreci, düşündüğünüz gibi, işletme paydaşlarının WBS’nizi imzalamasını istemez. Zamanı geldiğinde teslimatlarınız için imza atmak için bir işleminiz olduğundan emin olmakla ilgili.

Bu yapıyı ortaya koymaya değer, böylece teslim edilebilirleri kimin onaylayacağı ya da hangi kriterleri tamamlayacaklarını kullanacakları hakkında herhangi bir sorunuz olmaz. İşlem tamamlandıktan sonra, onaylaması gereken kişiler tarafından onaylanan teslim edilecekleri kabul etmiş sayılırsınız.

Kontrol Kapsamı Süreci

Kontrol Kapsamı süreci, proje kapsamı yönetimi bilgi alanındaki son süreçtir. Kapsamın değişmesi gerekiyorsa etkili değişiklik kontrolünün yapıldığından emin olmakla ilgilidir. Ayrıca, projenizi izleyeceğinizi düşündüğünü teslim edeceğini kontrol etmek için "kapsam" şapkasıyla izlemeyi de kapsar.

Bu 6 süreç proje kapsam yönetimi bilgisini oluşturan PMBOK® Kılavuzu - Beşinci Baskı.