Temel Proje Yönetimi Araçları ile Proje Planlayın

İş dünyamız giderek daha fazla proje dünyasıdır. Projeler nasıl yeni ürünler geliştirdiğimiz, stratejik girişimler yürüttüğümüz ve bir kuruluştaki yeni her şeyi nasıl yaptığımızdır.

Tanım olarak, projeler düzenli operasyon faaliyetlerinin aksine geçici ve benzersiz girişimlerdir. Birçok firma kendi inisiyatiflerine liderlik etmek için eğitimli, sertifikalı proje yöneticilerine güvenirken, tüm profesyoneller için proje becerileri giderek daha fazla talep edilmektedir. Bu makale, profesyonel proje yöneticileri için çok işe yarayan uygulamaların benimsenmesi ile ilgilenen herhangi bir profesyonel için bir proje planlamaya giriş niteliğindedir.

Projenizi Gerçekten Tanımlamak ve Planlamak İçin Zaman ayırın

Proje yöneticileri, toplam proje süresinin büyük bir bölümünün planlama için harcandığını anlar. Birçoğumuz, işe başlamak için acele etme eğilimindeyiz; bu, proje dünyasında, perakendecilerden "montajı" yapanlardan birinden satın aldığınız yeni mobilyanın talimatlarını okumayı atlamaya benzer. Muhtemelen, işi okuma talimatlarını okumadan acele etmek, çabanızın bir noktasında ciddi sorunlar yaratacaktır.

Doğrudan işe koşmak yerine, birkaç kritik konuyu saptamak önemlidir:

1. Tam olarak ne yaratıyorsun? Mümkün olduğunca spesifik olun.
2. Ne zaman tamamlanmalı?
3. Projeyi tamamlamak için hangi kaynaklara (insanlar, ekipman ve bütçe) erişiminiz var?

Yukarıdaki üç madde, kapsam bildiriminin temel bileşenleridir. Her proje yöneticisi, çalışmaya başlamadan önce kapsamı netleştirmek için çalışır.

Şirket Tatil Partisi Girişimi Kapsamında

Şirket tatil partisi için örnek bir kapsam açıklaması aşağıdaki gibi olabilir:

Amacımız, 100 çalışanı ve önemli çalışanları için Aralık sonundan önce, 10.000 USD'yi aşmayacak bir maliyetle bir şirket tatil partisi planlamak ve sunmaktır. Planlama ve koordinasyonumuz, CEO tarafından gözetim altında bulunan 4 üyeli komiteden oluşacaktır.Parti açık bar, tabakta yemek, tatlı ve eğlence yer alacak.

Bu basit ama önemli ifadeyi oluşturmak için zaman ayırmak, projeye katılan ekip için güçlü rehberlik sunar. Herkes projenin doğasını, zaman dilimini, kaynakları ve bütçeyi anlar.

Kesikli Çalışma Bloklarına Kapsamı Kırın

Proje Yöneticileri, belirli bir zaman diliminde birisi tarafından tamamlanması gereken projenin tüm çalışmalarını açık ve eyleme geçirecek şekilde tanımlamak için iş analizi yapısı adı verilen bir şey yaratırlar. Sizin durumunuzda iş dağılımı şunları içerebilir:

• Yeri belirle.
• Odanın uygunluğunu onaylayın ve bir depozito ile kilitleyin.
• Yemek seçeneklerini seçin.
• Çubuğu ve çubuğun içerdiğini onaylayın.
• Tatlı seçeneklerini tanımlayın.
• Yiyecek seçenekleri ile davetiyeler oluşturun ve dağıtın.
• İade edilen davetiyelere dayanarak yemek tercihlerini kesinleştirin.
• Eğlence türüne karar verin.
• Eğlence seçeneklerini gözden geçirin ve seçin.
• Yemek odası kurulumunu onaylayın.
• Konuklar için masa hediyeler satın alın.
• Etkinliği koordine edin ve gönderin.

Proje yöneticileri, proje çalışmasının bu dağılımını, kaynakları veya zamanlamayı dikkate almadan, ancak daha fazla beyin fırtınası biçiminde geliştireceklerdir. Proje kapsamını elde etmek için gerekli tüm çalışmalar belirlendikten sonra, sıraya koymak, sorumluluklar vermek ve ekip üyelerinizden zaman ve maliyet tahminlerini istemek zamanı gelmiştir.

İş Dağılımından Proje Planının Oluşturulması

Önceki sayfada tanımlanan basit iş dökümünü tamamladıktan sonra şimdi yapmanız gerekenler:

• Proje kapsamına ulaşmak için tüm ana kalemlerin tanımlandığını onaylayın.
• Hangi iş kalemlerini kimin ele alacağını ve sorumlu tarafın ana çalışma görevlerini özetleyen bir sorumluluk matrisi yaratacağını onaylayın.
• Her ekip üyesinin görevlerini gözden geçirmesini, zaman ve maliyet tahminlerini tespit etmesini, son teslim tarihlerini not etmesini, kaynak ihtiyaçlarını özetlemesini ve sorumlu olması gereken işleri iyice değerlendirmelerini temin etmelerini isteyin.

Yukarıdaki adımlar tamamlandıktan sonra, proje ekibi olayları uygun sıraya göre dizmek için birlikte çalışmalı, kaynaklar veya olası zamanlama zorlukları için herhangi bir ihtilaf olduğunu belirtmelidir. Bir proje yöneticisi bu adımı bir ağ şeması geliştirerek, kritik yolu hesaplayarak ve sonra kaynakları bilgisayar yazılımı yardımıyla planlayarak tamamlar.

Gayri resmi yöntemler kullanan daha küçük projeniz için, sıradaki öğelerin düzenlenmesi için basit bir post-it not tipi yaklaşımı gerekli olabilir. Bu süreç, harika bir tatil partisinin planlanması ve sunulması için atılan adımların ve son tarihlerin tam bir resmini geliştirmenize olanak sağlayacaktır!

İş Başlasın

Artık projeyi uygun bir şekilde kapsamlaştırmak, ana görevleri belirlemek, görevleri sıralamak ve değerlendirilen zaman ve kaynak gereksinimlerini belirlemek için zaman ayırdığınızdan, ekibin görevlerini yerine getirmeleri için sorumluluk almaya hazırsınız. Gayri resmi proje yöneticisi olarak rolünüz, işi izlemek, ekip üyelerine destek olmak ve ortaya çıkan zorlukları belirlemek ve çözmek için yardımcı olmaktır. İyi bir proje yöneticisi ilerlemeyi değerlendirmek ve ortaya çıkan riskleri belirlemek ve yönlendirmek için ekip üyeleriyle düzenli olarak görüşür.

Alt çizgi

Yukarıda belirtilen aynı yaklaşımlar, bölümünüzdeki veya iş ünitenizdeki herhangi bir proje durumuna uygulanabilir. Net bir kapsam geliştirin, işi tanımlayın, kaynakları atayın, tahminler ve zaman çizelgesi geliştirin ve ardından işi izleyin ve kontrol edin. Çalışmalarınız, işyerinizdeki profesyonel proje yöneticileri tarafından tanınacak ve takdir edilecektir ve sonuçlarınız, düşünmeden işe girmekten çok daha iyi olacaktır.