Çalışan Sorularına Nasıl Cevap Verilir - Toplantı İpuçları ve Stratejileri

Zemini açarsanız, en başından parametreler koymazsanız ve zeminin kontrolünü elinde tutmazsanız, çalışanların sorularını almak için iş toplantıları bitmeden devam edebilir. "Her kalabalığın içinde bir tane var" ifadesi, iş toplantıları bağlamında çok iyi uygulanır çünkü hoşnutsuz çalışanlar genellikle grup ortamlarında konuşmaya daha isteklidirler. Tek gereken, başkalarının anlaşmaya varamaya başlamalarını sağlamak için bir olumsuz yorum veya soru. Ancak bunun tersi de doğru olabilir: Olumlu bir sohbete başla ve diğerlerini katılmaya davet et. Sonuç, toplantının zamanının değdiğini hisseden herkesin çekip gitmesiyle verimli bir buluşma olabilir.

İş toplantılarıyla ilgili en büyük şikayetlerden biri, genellikle gereksiz olmaları ve değerli çalışma zamanlarını boşa harcamalarıdır. Toplantınızın amacını açıkça belirttiğinizden emin olun, önceden toplantıya ayıracağınız süreyi (açık tartışmaların yanı sıra) ve ardından toplantı konularına ve planlanan süreye bağlı kalın. Ayrıca toplantı buz kırıcı veya ısınma etkinliğiyle toplantıları daha ilginç hale getirmek isteyebilirsiniz.

İşte toplantılar sırasında hemen cevap vermek istemediğiniz veya bir toplantı sırasında herhangi bir noktada ele almak istemediğiniz çalışanlar ile ilgilenmek için stratejiler.

Hemen Bir Soruya Ne Zaman Davranmalı

Eğer bir soru zamanında ve görevdeyse ve bunun ele alınması gerektiğini düşünüyorsun, hemen cevap ver - ama kısa bir süre - ve sonra zamanın olması halinde toplantı sonunda daha fazla soru alacağını belirterek takip et.

Beden dili ile ilerlemekte olduğunuz ifadesini destekleyin. Notlarınıza bakın veya bir beyaz tahtayla yüzleşin, vb. Göz temasını anlık bir şekilde kırarak, devam ettiğinizi gösterin. Seyirciye dikkat ediyorsanız (özellikle kaşları kaldırılmışsa), daha fazla soru için bir açıklık bırakmakta olduğunuza dair bir sinyal gönderiyor olabilirsiniz.

Seyirci olumsuz veya düşmanca ise, endişelerini ancak dolaylı olarak kabul edin. Anlayacağınızı ve endişelerini paylaştığınızı açıklamak için bir dakikanızı ayırın ancak konuya çok yaklaşırsanız hiçbir şey başaramaz. İnsanların sorularını daha sonra yazmasını önerin veya kaygılarını daha ayrıntılı olarak tartışabileceğiniz özel olarak sizinle görüşmek üzere ayarlama yapmalarını önerin.

Tek bir soruya cevap vermek çok işe yarar çünkü bu:

• Bir toplantı sahibinin düşünmemiş olabilecek bir şeyi ele almasına izin verir;
• Kitlenizi dinlediğinizi belirten bir mesaj gönderir;
• Sadece bir soru sorarak, hala toplantıyı kontrol altında tuttuğunuzu, ancak katılımcıların ne düşündüğünü önemsiyorsunuz.

Bir Soruyu Nasıl Gizlice Ertelersiniz?

Eğer sorulan soru daha sonra toplantıda ele alınacaksa, “Bu iyi bir soru ve kısa bir süre sonra ele alacağız” ifadesini kullanın.

Sorulan soru konu dışıysa ve toplantıda ele alınmayacaksa, çözüm için bir dizi talimat verin. Sadece bir soruya cevap vermeyi reddederseniz veya karar vermeyi reddederseniz, "bu toplantının amacı bu değildir", çalışanlarınıza yanlış mesaj göndermeyi bırakabilirsiniz: yönetim umursamaz.

Toplantıda konuşulmayacak soruları ertelemenin bir başka yolu da, sizinle görüşmesini (veya başka bir uygun yönetim üyesi), endişelerini daha ayrıntılı olarak tartışmasını istemek. Sorunun ayrı bir toplantıda ileride ele alınmasını dikkate almak için yeterince önemli olduğunu bile (uygunsa) önerebilirsiniz.

Bir soruyu ertelemek faydalıdır çünkü:

• Gündelik bir çalışma ortamında, çalışanlar zihinlerini konuşmakta özgür olabilirler ve bir toplantının kontrolünü ele geçirebilirler;
• Kızgın veya hoşnutsuz çalışanların çoğu, her şeyden çok duyulmak istemektedir. Onlara sondaj tahtasının doğru zamanda verilmesi ve ayarlanması küçük sorunların daha büyük sorun haline gelmesini önlemeye yardımcı olabilir; ve
• Çalışanlar iyi liderliğe ihtiyaç duyuyor ve buna cevap veriyor.Yönetim kontrolü adil ve dengeli bir şekilde sürdürürse, çalışanlara yönetimin dinlediği mesajını gönderir ancak uygun sınırlar koyması gerekir.