Temel Proje Yönetimi 101: Nedir?

Proje yönetimi, başarılı bir işletmenin en kritik bileşenlerinden biridir. Gelirleri ve borçları etkiler ve sonuçta müşteri veya müşteri memnuniyeti ve elde tutulması ile etkileşime girer. Şirketiniz bir kerede çalışmalarda tek bir projeye sahip olabilirken, diğer büyük şirketler ve kuruluşlar aynı anda birden fazla projeye girebilir. Doğası gereği projeler geçicidir.

Projeler bir hedefe yönelik bir araçtır ve hedefe nihayetinde ulaşılacaktır. İşiniz başka bir projeye geçebilir … veya olmayabilir. Tek seferlik bir amaç olabilirdi.

Projeler işgücünde gelişen bir ihtiyacı doğuruyor. Proje Yönetim Enstitüsü, 2010-2020 döneminde dünya çapında 15 milyondan fazla yeni proje yönetimi pozisyonunun ekleneceğini tahmin ediyordu.

Proje Yönetimi Nedir?

Proje yönetimi, şirketinizin tüm işlemleri değildir. Sadece bir segment, sizin ve işinizin bu hedefe nasıl ulaşacağına dair detaylı bir plana sahip belirli bir proje. Her biri diğerleri kadar önemli olan bir dizi adımda ayrıntılandırılmış bir plan. Bir sonrakine düzgün bir şekilde geçmek için birini başarmalısınız.

Proje yönetimini tırmanmanız gereken bir merdiven olarak düşünün. Zirveye sıçrayamazsın. En üst düzeyde verimlilik için onu oraya basmanız gerekir. Ekibiniz, kendilerine sunulan araçları, her adımı uygulamak ve diğerine geçmek için kendi uzmanlık ve bilgilerini uygulamalıdır.

Box A'ya gitmek istediğinizi söylemek yeterince kolay, bu yüzden bu yönde 25 adım atacaksınız. Ancak, zaman planlamanızı da proje planınıza dahil etmelisiniz ve büyük olasılıkla bir bütçe dahilinde çalışmak zorundasınız. Bu 25 adımı tarayabilir ya da dürtebilirsiniz. Projenin başarılı bir şekilde tamamlanması için oraya ne kadar çabuk ulaşmanız gerektiğine bağlıdır. Yürüyerek seyahat ederek para biriktirebilir veya bir şoför kiralayabilirsiniz. Bu, projeye ayırdığınız bütçeye bağlıdır.

Tek beden uyan herkese uyan bir yaklaşım, sistem veya plan yoktur. Sizin ve şirketinizin mücadele ettiği her projenin zaman çizelgesi, hedefi ve bütçesi büyük olasılıkla olacaktır. Bu yüzden şovu yürütmek için yerinde ve anlayışlı, yetenekli bir proje yöneticisine sahip olmak çok kritik.

Projenin Elemanları

Başarılı bir proje yöneticisi aynı anda bir projenin dört temel unsurunu yönetmelidir. Bu elemanlar birbiriyle ilişkilidir.

• Kapsam: Bu, projenin büyüklüğünü, hedeflerini ve gereksinimlerini içerir.
• Kaynaklar:Yerinde insanlara, ekipmanlara ve malzemelere ihtiyacınız olacak.
• Zaman: Bu sadece projenin genel olarak ne kadar zaman alacağını ele almıyor. Görev sürelerine, bağımlılıklara ve kritik yola ayrılmalıdır.
• Para:Masraflar, beklenmedik durumlar ve kar hakkında kesin bir bilgi edinin.

En Önemli Unsur: Kapsam

Proje kapsamı, projenin neye ulaşması gerektiği ve bu amaçlara ulaşmak için yaratılan zaman ve para bütçelerinin tanımıdır. Proje kapsamındaki herhangi bir değişiklik, bütçe, zaman, kaynaklar veya her üçünde de aynı şekilde değişmelidir.

Eğer proje kapsamı 100.000 dolarlık bir bütçeyle üç widget barındıracak bir bina inşa etmek ise, proje yöneticisinin bunu yapması bekleniyor. Kapsam dört widget için bir binada değiştirilirse, proje yöneticisi zaman, para ve kaynaklarda uygun bir değişiklik elde etmelidir.

kaynaklar

Kaynakları anlama ve yönetmenin üç yönü vardır: insanlar, ekipman ve materyal.

Başarılı bir proje yöneticisi, proje ekibinin üyeleri, satıcı personeli ve taşeronlar dahil olmak üzere projeye atanan kaynakları etkin bir şekilde yönetmelidir. Çalışanlarının, işi tamamlamak için ihtiyaç duydukları beceri ve araçlara sahip olmasını sağlamalı ve projeyi son teslim tarihine kadar tamamlayacak yeterli insana sahip olup olmadığını sürekli izlemelidir. Görevi, her bir kişinin görevi anlamasını ve teslim tarihini belirlemesini sağlamaktır.

Her bir çalışan grubunun kıdemli üyesi, doğrudan çalışanları yönetirken proje yöneticisine rapor verir; ancak çalışanların teknik yönlendirme sağlayan bir hat yöneticisi de olabilir. Bir proje ekibi gibi bir matris yönetimi durumunda, proje yöneticisinin görevi, hat yöneticilerine proje yönlendirmesini sağlamaktır. İşgücü taşeronlarını yönetmek, genellikle o taşeron işçiler için takım liderliğini yönetmek anlamına gelir.

Bir proje yöneticisi sık sık ekipman ve malzeme tedarik etmeli ve bunların ekibin verimli bir şekilde çalışabilmesi için kullanımını yönetmelidir. Uygun ekipman ve malzemelerin doğru zamanda doğru yerde bulunmasından sorumludur.

zaman

Başarılı zaman yönetiminin üç unsuru görevler, zamanlama ve kritik yoldur.

Tamamlanması gereken tüm görevleri sırayla listeleyerek proje zamanlamasını oluşturun. Bazıları üst üste gelebilirken, diğerleri üst üste gelebilir veya tandem olarak yapılabilir. Her göreve bir süre atayın. Gerekli kaynakları tahsis edin. Selefleri - diğerlerinden önce hangi görevlerin tamamlanması gerektiğini - ve sonradan, birbiri ardına kadar başlayamayacak olan görevleri belirleyiniz. Proje yönetiminin bu yönü bazen şelale yönetimi çünkü bir görev aşağı yukarı sıralı bir sırada diğerini izler.

Proje yönetimi yazılımı, proje takvimi oluşturma ve yönetme görevini basitleştirebilir.

Bazı görevler, gerekli başlangıç ​​ve bitiş tarihlerinde biraz esnekliğe sahiptir. Buna "şamandıra" denir. Diğer görevlerin esnekliği yoktur. Sıfır şamandıraları var. Sıfır float ile tüm görevler boyunca bir satır kritik yol. Bu yoldaki tüm görevler - ve birden çok paralel yol olabilir - eğer proje son teslim tarihine kadar gelecekse zamanında tamamlanmalıdır. Proje yöneticisinin kilit zaman yönetimi görevi kritik yolu izlemektir.

Para

Para yönetimindeki üç husus maliyet, beklenmedik durum ve kardır.

Her görevin bir bilgisayar programcısının çalışma saatleri veya bir kübik beton alanın alım fiyatı olması gibi bir maliyeti vardır. Bu bütçelerin her biri, proje bütçesi hazırlanırken tahmin edilir ve toplanır.

Bazı tahminler diğerlerinden daha doğru olacaktır. Bu nedenle, proje bütçesi, bir koşulsal ödenek içermelidir - bir malın fiili maliyeti tahminen çılgınca farklıysa, “tam” durumda bütçede bir kenara konan para.

Kar, şirketin görevden yapmak istediği paradır. Maliyetin üstüne koydu.

Bu yüzden bir proje bütçesi, tahmini maliyet, artı olasılık, artı herhangi bir kârdan oluşur. Proje yöneticisinin görevi, fiili maliyeti tahmin edilen maliyetin altında veya altında tutmak ve şirketin proje için kazandığı karı en üst düzeye çıkarmaktır.

Proje Yönetimi Bir Sanat ve Bilimdir

Başarılı proje yönetimi pratik yapar. Bu fikirler size proje yönetimi hakkında temel bir anlayış verebilir, ancak bunu sadece bir başlangıç ​​olarak düşünün. İş veya kariyer yolunuz proje yönetimi içeriyorsa ve becerilerinizi geliştirmek istiyorsanız, başarılı proje yöneticileriyle konuşun, okuyun ve çalışın. Proje yönetimi çok faydalı bir kariyer olabilir.