Proje Yönetimi İşine Kapsamlı Genel Bakış

Proje Yönetim Enstitüsü (PMI), proje yönetimini “proje faaliyetlerine bilgi, beceri, araç ve tekniklerin uygulanması yoluyla proje ihtiyacının karşılanması” olarak tanımlar. Bu, bir projenin başlatılması, planlanması, yürütülmesi, kontrol edilmesi ve kapatılması yoluyla gerçekleştirilir.."

Bu tanım karmaşık görünse de, proje yönetimi prensipleri aslında sağduyulu ve pratiktir. Müşterilerinize proje yönetimi sağlamak veya hedefiniz bir proje yöneticisi olmak isterse adım adım proje yönetiminin temellerini göz önünde bulundurun. Başlamadan önce, sunmak üzere olduğunuz hizmetin (veya üstlendiğiniz ödevin) gerçekten bir proje olup olmadığını belirleyin.

Genel Yönetim ve Proje Yönetimi

Bir şeyin bir proje olup olmadığına nasıl karar veriyorsunuz? Bunu yıkmak için iki farklı yönetim alanını işlevsel (veya genel) yönetim ve proje yönetimine ayırın.

İşlevsel veya genel yönetim, bir görevin sürekli çalışmasıdır. Bunun bir örneği, bir teknoloji şirketine sahipseniz ve yedekleme desteği sağladığınız bir müşteriniz varsa ve sunucularını yedekleyerek ve haftalık etkinlik raporu sağlayarak yıllık hesaplarını sürekli yönetiyorsanız olabilir. Bunu beş yıl boyunca yaparsanız ve müşteri ile yenilenebilir bir sözleşmeniz varsa, işiniz süreklidir ve bu nedenle genel veya işlevseldir.

Bununla birlikte, müşteriniz yeni bir içerik yönetim sistemi uygulamak istiyorsa ve yeni sistemi geliştirmek ve gelişimini yönlendirmek için bir yılları varsa, müşteriniz sizi bir projeye dahil etti.

Benzer şekilde, eğer insan kaynakları ile çalışıyorsanız ve işiniz departman bütçesini yönetmek ve junior ortakları denetlemekse, o zaman işlevsel bir işiniz var çünkü tanımlanmış bir bitişi olmayan sürekli bir iş.

Öte yandan, aynı İK işine sahipseniz ve bölümünüzün müdürü sizden yeni bir işe alım programı uygulamanızı (ve size son tarih ve bütçe sağlar) sizden proje müdürü yapmanızı ister, o zaman bu bir projedir. başlangıç ​​ve bitiş tarihi vardır ve görev yalnızca bir kez gerçekleşir.

Projenizi Üç Parçaya Göre Görselleştirme

Artık bir projeyi neyin oluşturduğunun temelini anlıyorsanız, proje yönetimine daha yakından bakabilirsiniz. İşe alma programını örnek olarak kullanmak, artık bir projeye ihtiyaç duyulduğunu bildiğinize göre, bir sonraki adım gereken kapsamı, zamanı ve bütçeyi özetlemektir.

Proje yönetimi, işe alım programı projesinin kapsamı, bütçesi ve zamanının planlanması, organizasyonu ve kontrolüdür. Projeyi görselleştirmek için basit bir piramit çizin. Piramidin her bir hattı bir projenin üç ana bölümünden birini (yani kapsam, zaman ve bütçe) temsil eder. Piramidin ortasındaki boş alan kalite Teslim edilen ürünün. Piramit, projenizi planlarken aklınızda bulundurmanız gereken önemli bir araçtır, çünkü üç ana bölümünüz büyüdükçe veya küçüldükçe ürünün kalitesi etkilenir.

Projenin Kapsamı

Kapsamı tanımlamak genellikle proje yönetiminin en zor ve karmaşık parçasıdır. Bir projenin detayları başlangıçta genellikle bilinmez, bu nedenle projeyi yürütmek için ne gibi faaliyetlerin ve görevlerin gerekli olduğunu tahmin etmek. Kapsam, teslim edeceğiniz son ürünü üretmek için üstlenilecek tüm faaliyet ve görevlerden oluşmaktadır. Proje kapsamını tanımlamak, projeyi bitirmek için ihtiyacınız olan zaman ve bütçeyi belirlemenize yardımcı olacaktır.

Başlamak için iyi bir yol, görevi tamamlamak için ne gerektiğini düşündüğünüzü yazmaktır. Daha sonra, ilgili tüm faaliyetlerin kapsamlı bir görünümünü elde etmek için başkalarına danışın.

Projenin Zamanı

Bir ilk kapsam oluşturduktan sonra, her faaliyete ve göreve zaman ayırmaya başlayabilir ve ek olarak projelerin daha büyük resmine bakabilirsiniz. Hangi etkinliklerin aynı anda olacağını ve hangilerinin sırayla gerçekleşeceğini kendinize sorun. Ayrıca, proje faaliyetlerini kaç kişinin gözden geçireceğine de dikkat edin, çünkü bu bir adımın atılması için gereken süreyi etkiler. Üç kişinin incelemesi gerektiğinde basit bir görevin ne kadar zaman alacağı şaşırtıcı. Kümülatif faaliyetlerin ve görevlerin tamamlanması için gereken süreyi hesapladıktan sonra, proje ekibinin izleyeceği bir proje takvimi oluşturmaya hazırsınız.

Proje Bütçesi

Bu noktada, bir projenin ne (kapsam) ve uzunluğunu (zamanını) belirlediniz, Şimdi bütçeyi belirleme zamanı. Bir projenin zaman miktarını hesaplamak gibi, kesin bir bütçe belirlemek için departman adayları da dahil olmak üzere sıklıkla başkalarına danışmanız gerekir. Bütçe, gerçekleştirilen faaliyetlere katılan insanların ve materyallerin kullanımı ve ne kadar süreyle (yani insanlar) gerekli olacağı ve kullanılan malzemeler dahil olmak üzere çok sayıda hususdan oluşur.

İletişim Anahtardır

Çoğu zaman bir müşteri (veya patron), proje kapsamını düşünmeden önceden belirlenmiş bir süre ve bütçe dahilinde bir projenin tamamlanmasını ister. Bununla ilgili sorun, neredeyse her zaman, zaman ve bütçe kısıtlamaları göz önüne alındığında, projenin kapsamının makul şekilde tamamlanamamasıdır. Sonuç olarak, proje yönetiminin bir kısmı, projenin kapsamının şartlarını bir müşteri veya patronla pazarlık etmektedir. Müzakere süreci boyunca, projenin tüm uzunluğu boyunca, iyi bir açık iletişim, ihtiyacınız olan en önemli beceridir.

Yol boyunca zorlukları ne kadar açık bir şekilde iletirseniz, müşteriniz veya patronunuz o kadar mutlu olur.