Başarılı Proje Yöneticilerinin 10 Alışkanlığı

Neden bazı proje yöneticileri, projelerini zamanında, bütçeye ve memnun müşterilere sunarken, diğerleri zorlanıyor? Son derece başarılı proje yöneticilerinin bulmak için paylaştığı on alışkanlığa bakalım.

Bu alışkanlıklar, performans değerlendirmelerinde ve müşterinin, ekibin veya sponsorun proje yöneticisine geri bildirimde bulunduğu proje sonu incelemelerinde tekrar tekrar dile getirilir.

Her zaman başarılı bir şekilde ulaşmak için on yıllık bir deneyime sahip olmanız gerekmez. Alışkanlıklarınızı değiştirip becerilerinizi geliştirerek, projenizin başarı şansını büyük ölçüde artırabilir ve kendinize işyerinde daha az stresli bir zaman verebilirsiniz.

Doğru Ekibi Kullanma

En etkili ve başarılı proje yöneticileri, ekip üyelerinin yeteneklerini bilir. Doğru işi doğru insanlara dağıtabilecekleri anlamına geliyor.

Bir görevde yanlış kaynağın kullanılması, daha uzun sürmesine veya kötü yapılmasına neden olabilir. Sizinle çalışan bireylerin güçlü ve zayıf yönlerini bilmenize yardımcı olur, böylece bunları proje görevlerine en iyi şekilde atayabilirsiniz.

Proje Sorunlarını Yönetme

Tüm projeler zaman zaman sorunlara isabet ediyor. Başarılı proje yöneticileri, endişelenmelerine izin vermez. Sorun yönetimi süreçlerini ve ayrıca ortaya çıkan problemlerle nasıl başa çıkılacağını en iyi şekilde bilirler.

Bunu da yapabilirsin. Bir proje sorununu nasıl değerlendireceğinizi öğrendikten sonra, sorun yönetiminin haftalık rutininize dahil etmek için kolay bir alışkanlık haline geldiğini göreceksiniz. Her hafta sorun günlüğünüze göz atmak için biraz zaman ayırın ve yakında sorunları yönetmenin üstünde olmanın kolay bir iş olduğunu anlayacaksınız.

Değişikliklerle Başa Çıkmak

Projeler bir şeyleri değiştirmek için tasarlandı, ancak bu tür bir değişim diğer insanlara da oluyor! Proje ekibini hedef alan değişimin yönetilmesi, ayrıntılı proje zamanlamasının ayarlanması ve yeni çalışmalar ve bir dizi dokümantasyon güncellemesi yapılması daha zordur.

Başarılı proje yöneticileri takip ettikleri bir değişim yönetimi sürecine sahiptir. Tanımlanmış adımların izlenmesi, yapılandırılmış ve tekrarlı olduğu için herhangi bir işlemi alışkanlığa dönüştürmeyi kolaylaştırır.

Değişim yönetimi süreci şöyle görünür:

• Değişiklik hakkında bilgi alın.
• Değişimi değerlendirin.
• Değişikliği yapmanın ne kadar işe yaradığını belirleyin.
• İlerlemeye değer olup olmadığı hakkında bir öneri hazırlayın.

Bir öneri hazırladıktan sonra, sponsorunuzdan değişikliği dahil edip etmemeniz konusunda karar vermesini isteyin. Bazı küçük değişiklikleri, görev ve yetki seviyelerindeyken onaylayabilirsiniz. Başarılı proje yöneticileri değişikliklerle baş etmenin işin bir parçası olduğunu ve ortaya çıktıkları zaman ve onlarla başa çıkma planlarının olduğunu biliyor.

Proje Maliyetlerini Yönetme

Çanta dizileri üzerinde tam kontrol sahibi olmasanız bile, projenizin masraflı olması muhtemeldir. Kontrolünüzdeki finansal unsurları yönetebilmek bir alışkanlık olmalıdır. Düzenli ve düzenli olarak yaklaşmazsanız, işin o kadar büyük olduğunu göreceksiniz ki, iyi yapması imkansızdır.

Fantastik proje yöneticileri, faturalar, teklifler ve tahminler için çalışan dosyalama sistemleriyle masrafların üstesinden gelir. Bütçeleme yazılımınızı kullanma alışkanlığı edinin (bu sadece bir elektronik tablo olsa bile).

Harcayacağınız bir plana kadar proje maliyetlerinizi yönetemezsiniz. Başlamak için proje bütçesinin nasıl oluşturulacağını okuyun.

Takım Çalışması

Proje ekibi doğrudan sizin için çalışmıyor olabilir. Peki, ekip oluşturma neden başarılı proje yöneticilerinin alışkanlıklarının bir parçası? Bunun nedeni, ekibinizin birlikte etkili bir şekilde çalışmasına ve projede yer alan kişilere hızla güvendikleri bir noktaya gelmelerini gerektirmesidir. Bunu takımı kurarak alırsın. Takımınızın dağıldığı durumlara dikkat edin. Zorbalık davranışı, özellikle de kabul edilemez.

Süreçleri Anlamak

Son derece başarılı proje yöneticilerinin altıncı alışkanlığı, kontrol alanlarında var olan süreçleri anlamalarıdır. Bu, hangi çalışma prosedürlerinin takip edilmesi gerektiğini bildikleri anlamına gelir. Bir iş vakası yazmayı denemek için zaman harcamazlar çünkü bunun için bir prosedür olduğunu bilirler ve adımları izleyebilirler.

En başarılı proje yöneticileri, işlem yapmak için bir köle değildir. Yapılacak doğru şeyin ne zaman süreci takip edeceğini bilirler. Görevleri genel olarak herkes için daha kolay hale getirmek için hafifçe ince ayar yapmanın daha iyi olacağını bilirler. Bunun bir örneği, süreçleri buna göre uyarlayarak bürokrasiyi küçük bir projeden çıkarmak olabilir.

Zamanlamayı Güncelleme

Proje programları şansa bırakılmamalıdır. En başarılı proje yöneticileri, programlarını doğruluk açısından düzenli olarak kontrol etmeyi ve güncellemeyi alışkanlık haline getirecektir.

Projenizin ilerlemesini izlemenin birçok yolu vardır. En önemli şey senin yaptığın şey. Bu alışkanlığı kendiniz yapmakta zorlanıyorsanız, haftada bir gün kendinizle ve zamanlamanızla kısa bir toplantı yapın. Her hafta aynı zamanı kullanın ve nerede olduğunuzu ve nerede olmanız gerektiğini incelemek için 30 dakikanızı ayırın. Gerekli değişiklikleri yapın, ekibe söyleyin ve projeye devam edin.

Program değişikliklerinin projenin bitiş tarihini veya ana dönüm noktalarının teslim tarihini etkiliyorsa, sponsorunuzla konuşun. Resmi bir onay sürecinden geçmeden temel planınızın temellerini değiştirmemelisiniz.

Proje Riskini Yönetmek

Risk kaydınıza neleri dahil edeceğinizi bilmek bir şeydir, ancak alışkanlıkla incelemek ve ortaya çıkan riskler üzerinde hareket etmek farklı bir şeydir. Projenizin başlangıcını riskleri belirlemek için kullanmanız ve sonra bunları bir daha düşünmemeniz yeterli değildir. Risk yönetimi, proje alışkanlıklarınızın bir parçası olmalıdır, çünkü onsuz risklerin sorunlara dönüşeceğini ve sizin için sorun yarattığını göreceksiniz.

Standart işlemlerin yapıldığı ve risk değerlendirmesi yapmak için düzenli bir alan ayırmanın yardımcı olabileceği başka bir alandır. Ekip toplantılarınızın bir parçası olarak ekleyebilirsiniz. Ekip ile risklerinizi gözden geçirmeyi alışkanlık haline getirin, artık tehdit olmayanları kapatın ve azaltmak istediğiniz eylemleri planlayın.

Takip süresi

Proje yöneticileri proje zaman yönetimi hakkında çok şey biliyorlar, ancak bu planlama ve planlama alanında bulunma eğilimindedir. Bahsettiğimiz şey, daha düzenli ve günlük olarak zaman takibi. Zaman çizelgeleri hakkında konuşuyoruz.

Proje ekipleri, daha önce yapmamışlarsa, zaman çizelgelerini kullanmak istemezler. Pek çok proje yönetimi yazılım aracı, ürünün doğasında bulunan zaman izlemesine sahiptir. Bu, zaman takibi anahtarını bir ekip olarak tanıtmayı kolaylaştırabilir.

Takımınızın saatini takip edip etmemek (ki önerilir), kendi zamanınızın bir günde nereye gittiğini bilmeniz önemlidir. Vaktinizi nasıl harcadığınızı not almayı alışkanlık haline getirmelisiniz. Öncelikli proje görevlerinde zaman geçirip geçirmediğinizi anlamanıza yardımcı olacaktır. Öyle olduğunu düşünebilirsin, değil mi? Not defterinde yalnızca saatlik bir günlük olsa bile, zaman çizelgeleri veya bazı formların zaman kaydı yardımcı olacaktır.

İş Değişimi Sunmak

Son olarak, proje yöneticilerini en başarılı kılan alışkanlık, proje çıktılarını iş sonuçlarına eşitleme yetenekleridir. Kullanıcılar ürününüzü kullanmazsa veya yazılım hızlı bir şekilde eski hale gelirse veya müşteriler de sizin kadar şaşkın olmazsa, o zaman projeniz zaman kaybettirir.

En başarılı proje ekipleri, hangi iş sonuçlarını hedeflediklerini bilmelerini sağlar. Bu iş değişikliğini sürdürülebilir bir şekilde sağlayan bir çözüm üretiyorlar. Proje sona erdiğinde teslim ettikleri şey tamamen kullanılmış ve tamamen müşteri tarafından benimsenmiştir. Bu bir başarıdır, çünkü baştan beri başarılı olmak için yapılmıştır.

İş hedeflerini anlamak, müşteriler ve paydaşlar üzerinde etkili olmak isteyen herhangi bir proje yöneticisi için kilit bir kriterdir. Değerli bir şey sunduğunuzu gösterebilirseniz, sahip olduğunuz etkiyi ve şirkete getirdiğiniz değeri kanıtlamak kolaydır.

Paydaşlarınıza, hangi işletme değerini beklediklerini ve projenizin kendileri için sunduğu her şeyi nasıl kullanmak istediklerini sorma alışkanlığı haline getirin. Onlarla başarıyı nasıl tanımladıkları hakkında konuşun. Bunu, her projenin başlangıcında tekrarlanabilir bir süreç haline getirebilirsiniz.