Yapılacaklar Listesi Nasıl Yapılır: Yönetim İpuçları

Hepimiz yapılacaklar listesi yaptık. Her nasılsa, yapılacaklar listenizdeki her şeyi başarmak için hiçbir zaman gününüzün yeterli saatlerinin olmadığı görülüyor. İşte çalışan bir sistem - ve sizin için de işe yarayabilir.

Bir Liste Yeterli Değil

"Yapılacaklar listesi" yapmak yeterli değildir. Onları sıralamalısın. Hangi görevlerin daha önemli olduğunu bilmek zorundasınız, böylece onlara odaklanabilirsiniz. O zaman bu öğelere kaynak ayırmanız, ilerlemenizi ölçmeniz ve başarınız için kendinizi ödüllendirmeniz gerekir.

Sıralama

Bunları kağıt üzerinde de yapabilmenize rağmen, tüm yapılacaklar öğelerinizi bir e-tabloda listeleyin. Ayrıca bunları bilgisayarınıza veya akıllı telefonunuza koyabilir, takviminize yazabilir veya bir zaman yönetimi yazılımına girebilirsiniz.

İlk adım yapmanız gereken her şeyi listelemek. Daha sonra onlara önemli rütbelere odaklanmak için bir rütbe verin.

Bir A, B, C sıralaması kullanın. A listesi, gitmeden önce bugün yapmam gereken şeyler. B listesi yapmanız gerekenler, ancak bugün mutlaka yapılması gerekenler. Son olarak, C listesi yakında yapacak zamanı bulmak için ihtiyaç duyduğunuz şeylerdir.

C-listesindeki ve hatta B listesindeki işlerin daha önce bitmeyeceğini oldukça çabuk öğrenebilirsiniz. Birkaç yıl önce bir Operasyon Müdürü pozisyonunda kendimi A listemde daha fazla sinirlenmeye başladım. Sadece her zaman olduğu gibi her gün üstesinden gelemiyordum, fakat A listesi de büyümeye devam ediyordu. O zaman yapılacaklar listemin benim için çalışmasını sağlamak için ne yapmam gerektiğini öğrendim ve şöyle bir sistem geliştirdim: did iş.

Zaman yönetimi

Neyin önemli olduğunu bilmek yeterli değildi; A listesini ne yaptı? Ayrıca, işlerin ne kadar süreceğini ve onlara ne kadar zaman ayıracağımı bilmem gerekiyordu. Yapılacaklar listesine, her görevin yapması gereken tahmini süreyi ve kümülatif toplamı olan bitişik bir sütunu ekledim.

Sonra basit bir zaman çalışması yaptım. Her görevi yaparken ne yaptığımı, başlangıç ​​ve bitiş zamanlarını yazdım. Bütün gün izledim. Sonra birkaç hafta sonra farklı bir günde tekrarladım. Hiçbir şekilde ayrıntılı bir araştırma değildi, ama bana biraz fikir verdi. Operasyon Müdürü olarak, günümün büyük bir kısmı kesintilerden geçti - meydana gelen olaylar, ortaya çıkan krizler ya da çözülmesi gereken problemlerle uğraşmak. Ortalama olarak bu kesintiler günde dört saat tüketiyordu. Genellikle on saatlik bir gün çalıştığım için, yapılacaklar listemdeki şeyler için beni günde altı saat bıraktı.

Her gece ofisten ayrılmadan önce yapılacaklar listemi güncellerdim. Tamamladığım, devrettiğim veya düşürdüğüm şeyleri siler, ortaya çıkan yeni şeyleri ekler, en önemli görevleri üstlenmek için öncelikleri yeniden düzenler ve her birine tahmini zaman ayırırdım. Sonra listeyi altı saatlik işarete indirip bir çizgi çizdim. Ertesi gün bu benim hedefim oldu.

Kendini ödüllendir

Çoğu zaman, bu satır A listemde bir yere düştü. Nadiren dibe yakın bir yerdeydi. Ancak, bu benim amacımdı. Çizgiyi çarptıysam veya geçersem, eve verimli ve başarılı bir gün olmuş gibi hissettim. Ulaşamadığım şeyler yüzünden kendimi dövmek yerine, hedefime ulaşmış veya yenilmiş olmamdaki başarımı kabul ettim. Ertesi gün, her şeye yeniden başlamak zorunda kaldım ve yeni hedefe ulaşmak zorunda kaldım, ancak bunu başarmak için zamanımdan daha fazlasını yapmaktan sıkılmadan ziyade, önceki başarı üzerine inşa etmek perspektifinden yaptım.

Bir sisteme ihtiyacınız var

Başarılı olmak için vaktinizi yönetmek için bir sistem geliştirmek zorundasınız, böylece sahip olduğunuz zamanda daha fazlasını yapabilirsiniz. Yapılacaklar listenizdeki hedef hattınız her zaman en üste yakınsa, patronunuz her gün biraz daha aşağı çalışabilecek başka birini aramaya başlayacaktır. Aşağıda, zaman yönetimi konusunda daha iyi bir iş çıkarmanıza yardımcı olacak birkaç kaynağa göz atın.

Bu Sorunu Yönet

Yapmanız gereken görevleri listeleyin. Acil olanlara değil, önemli olanlara öncelik verin. Her gün neyi başaracağınızla ilgili bir plan yapın. Bu plana doğru çalışın. Hedefinize ulaştığınızda veya attığınızda kendinizi ödüllendirin.