10 Zamansız Zaman Yönetimi Teknikleri

Herkes günde 24 saat aynıdır, ancak bazı insanlar o zaman diğerlerine göre çok daha üretken görünmektedir. Üretken hissetmiyorsanız, akla gelen olağan çözüm zamanınızı daha iyi yönetmeniz gerektiğidir. Gerçekte zamanı gerçekten “yönetemezsiniz”, çünkü günde 24 saat, saatte 60 dakika, dakikada 60 saniyedir ve bu asla değişmez.

Bununla birlikte, zamanınızı nerede ve nasıl harcadığınızı kontrol edebilir ve zaman kaybını azaltmak veya ortadan kaldırmak için önlem alabilirsiniz. Aslında, zamanı yönetmek gerçekten de kendini yönetmekle ilgilidir.

Aşağıda, müsait olduğunuz zamandan en iyi şekilde yararlanmak için her gün programınızı kontrol altına almanın on zamansız yolu vardır.

1) Öncelikli hedefler belirleyin

Hedefler olmadan, en acil göründüğü şeylerden sonra ya da yüzünüze baktıktan sonra kovalanma eğiliminde olduğunuzu görebilirsiniz. Parlak nesnelerin dikkatini dağıtmamak zor. Bunu önlemek için, yaşamdaki önceliklerinizi belirtin ve yıllık, aylık, haftalık ve günlük hedefleri veya istenen sonuçları belirleyerek bunlara doğru ilerleyin. Bunların her birini aşağıdaki sistemi kullanarak sıralayın:

• Önem:: (A = yüksek, B = orta, C = düşük)
• Aciliyet: (1 = yüksek, 2 = orta, 3 = düşük)

Her zaman önce en acil ve önemli hedefler ve görevler (A1) üzerinde çalışın ve ardından listenizde aşağı ilerleyin.

2) 80/20 kuralını izleyin

Pareto’nun Prensibi olarak da bilinen “80/20 Kuralı”, sonuçlarınızın yüzde 80’inin eylemlerinizin yüzde 20’sinden geldiğini söylüyor. Zaman kullanımınızı görüntülemenin, seçilen görevlerinizi en önemli hedeflerinize göre önceliklendirmenin bir yolu. İstediğiniz sonuçların yüzde 80'ini üreten faaliyetlerin yüzde 20'sine mi odaklanıyorsunuz?

3) Hayır demeyi öğrenin

Başkaları sizden talepte bulunduğunda, bu görevler onlar için önemli olabilir, ancak en önemli hedeflerinizle çelişir. Özellikle yapmak istediğiniz bir şey olduğunda, ancak vaktiniz yoksa, hayır demek çok zor olabilir.

Takım oyuncusu olmak harika olsa da, ne zaman ve nasıl iddialı olacağını bilmek ve kişiye şu anda isteklerini yerine getiremeyeceğinizi bildirmek de önemlidir. Görevi üstlenmeyi kabul ediyorsanız, kendi hedeflerinizden ödün vermeden hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olacak son bir tarih için görüşün.

4) “4D” Sistemini Kullanarak Erteleme İşlemini Aşmak

• Silin: Görevi yapmamanın sonuçları nelerdir? 80/20 kuralını göz önünde bulundurun; belki de ilk başta yapılması gerekmez.
• Temsilci: Görev önemliyse, ilk başta yapmaktan gerçekten sorumlu olduğun bir şey olup olmadığını kendine sor. Görev başkasına verilebilir mi? Bkz. “Yöneticinin Asla Temsil Etmemesi Gereken 10 Şey”.
• Şimdi yap: Yapılması gereken önemli bir görevi ertelemek yalnızca endişe ve stres duyguları yaratır. Günün erken saatlerinde mümkün olduğunca erken yapın.

• ertele: Görev hızlı bir şekilde tamamlanamayan ve yüksek öncelikli bir öğe değilse, yalnızca erteleyin.

5) Kurbağayı yiyin

Brian Tracey’in kitabından, Bu kurbağayı ye "Her sabah ilk yaptığınız şey canlı bir kurbağa yemek ise, gün boyu başınıza gelebilecek en kötü şey olduğunu bilmenin mutluluğu ile gün geçebilirsiniz."

Her gün kurbağalarınız, hedeflerinize ulaşmanız üzerinde en büyük etkiye sahip olacak görevlerdir ve başlamanızı ertelemenin en muhtemel olduğu görevlerdir.

6) Toplantı sayısını azaltın

Yoksul olarak yönetilen toplantılar, toplantıdaki insan sayısı ile çarpılan zaman kaybıdır. Bkz. “Takım Toplantısına Nasıl Yön Verilir?”.

7) Cam Kavanoz: Kayaçlar, Çakıl Taşları, Kum ve Su

Görevlerinizi bu şekilde kategorize edin, sonra ilk önce "kaya" ile uğraşın. Küçük şeyleri (kum, çakıl taşları ve su) ve önemli stratejik öğeleri değil, kayaları ele almaya devam ederseniz, kavanozunuz hızla daha fazla kayaya yer bırakmayacak şekilde doldurur.

8) Elektronik Zaman Atıklarını Ortadan Kaldır

Herkesin, kendilerini durduran ve zamanlarını işten uzak tutan bazı dikkatleri vardır. Senin facebook mu Heyecan? E-posta kontrolü? Arkadaşlarınız ve ailenizle sürekli mesajlaşma? Bu tür görevleri birleştirerek sık sık kontrol etmeyi bırakın. Bir zaman belirleyin, ardından bir kerede hepsini kontrol edin ve sorun. Kendine 30 dakika ver ve göreve geri dön. Bunları toplayın ve yanıt vermek için günde bir veya iki kez ara verin.

9) Organize Olmak

Vaktinizi etkin bir şekilde yönetmek ve her gün üretken olmak için doğru ortamı yaratmalısınız. İşe yaramaz karmaşayı ortadan kaldırmak, etkin bir dosyalama sistemi kurmak, sık sık ihtiyacınız olan tüm iş kalemleri için yakın bir yere sahip olmak ve verimli bir ortam yaratmanıza yardımcı olmak için iş akışı yönetimi araçlarını kullanmak.

10) Sağlığınıza Dikkat Edin

İyi bir gece uykusu, sağlıklı beslenme ve egzersiz, gününüzü en iyi şekilde geçirmeniz için gereken enerjiyi, odağı ve dayanıklılığı verir. İşin daha önemli olduğu anlaşılabilir ve daha sonra uykuya, yemeğe ve egzersize daima yetişebilirsiniz. Sağlığınızı kaybederseniz, çalışamazsınız veya bu konuda başka bir şey yapamazsınız, bu yüzden kendinize dikkat etmeyin.