İş Projelerindeki Değişiklikleri Yönetme

Proje yöneticileri planlar üretmek ve ekip hedefleri oluşturmak için çok zaman harcıyorlar. Sponsorlar, paydaşlar ve ekipler daha sonra işin kapsamı ve katılım süreci üzerinde değişiklikler yapmak için çok zaman harcıyorlar. Açık ve kolay bir değişim yönetimi sürecine sahip olmak ve bazı detaylar değişse bile, büyük resimde sürekli bir göze sahip olmak, projenin ilerlemesini sürdürmek ve serin kalmanızı sağlamak için uzun bir yol kat ediyor.

Değişimi Olur Kabul Et

Değişiklikler, proje yönetimi yaşam döngüsünün hemen her noktasında gerçekleşir. Değişikliklerin kaçınılmaz - aslında, çoğu zaman yararlı - olduğunu kabul ederek sürecin bazı bölümleri en iyi proje yöneticilerinin planlama ve uygulama için daha çevik yaklaşımlar benimsemelerine izin verir. Oluşan değişimleri etkili bir şekilde ele almak için stratejileri kullanmak, bazen sürekli olarak değişebilecek şeyler karşısında bile herkesin gözünü ödülde tutmanın en hızlı yoludur.

Tanımlanmış, yapılandırılmış bir değişim yönetimi süreci yürütme oyun kitabınızdır; senin stratejin 'incil'. Geliştirme sürecindeki değişime, sizin için önerilere (hatta taleplere bile) lider olarak nasıl cevap vereceğinizi en iyi şekilde tanımlayacaktır. Tüm tarafların nihai hedeflerine ulaşmak için kimi zaman tartışmalı işbirlikçi manzaraları incelikle ve güvence içinde yönlendirmenize yardımcı olacaktır.

Değişim Yönetimi Süreci

Değişim yönetimi süreci şöyle görünür:

• Proje sürecindeki değişiklik için talep / talep almak
• Aşağıdakilerle ilgili proje bütçesine odaklanarak değişiklik talebini / talebini değerlendirin:
• malzemeler
• İlgili izin şartları
• erkek saatleri
• zaman kaybetti / kazanıldı
• Talepte / taleplerde görece nasıl devam edeceğinize ilişkin önerilerinizi proje paydaşlarına hazırlayın ve sunun
• Devam etmek için hissedar kararını onaylama veya reddetme alma

Bu adımların her birine sırasıyla bakalım:

Proje Sürecindeki Değişim İçin Talep / Talep Alma

Projeyi yüzlerce farklı şekilde değiştirme isteği alacaksınız: bir toplantıda, e-posta yoluyla, telefonda, akşamları ofisten çıkarken koridorda.İdeal olarak, bir değişiklik isteği formuyla ilgili bilgileri alacaksınız, ancak gerçek hayatta birçok önemli paydaşın bu tür evrakları tamamlamanın proje yöneticisinin işi olduğunu düşündüğünü bilmelisiniz - ve şirketinizde olabilir.

Proje değişikliği talebi şablonu (bir dakika içinde daha fazlası), talebin tüm ayrıntılarını doğru ve dürüst bir şekilde yakalamalıdır, ancak gayrı resmi olarak size ulaşırlar. Tüm ayrıntıların doğru bir şekilde kaydedildiğini hissettiğinizde, tüm noktaların tam olarak ele alındığını doğrulamak için başlatıcıdan geçen formu çalıştırın.

Unutmayın ki değişiklikler de işe yaramayla ilgili olabilir. Her zaman değişikliklerin işe koyulma ile ilgili olacağını varsaymayın. Proje kapsamını artırıp azaltmadığınıza bakılmaksızın süreç aynıdır.

Değişim Değerlendirmesi Yapın

Değişiklik isteğine ayrıntılı olarak bakın. Üzerindeki etkiyi değerlendiriyor olacaksınız:

• program
• belgeleme
• Bugüne kadar yapılan işler ve halen yapılacak işler
• Bütçe
• Kalite ölçütleri
• kapsam
• Kaynak kullanılabilirliği

Örneğin, bir yazılım değişikliği 5 günde tahmin edilebilir. Bu, programa sadece 5 gün eklemekle kalmaz, çünkü başka bir görevi yerine getirir ve ana kaynağın tatilde olduğu bir zaman diliminde hareket ettirir. Bu görevin de taşınması gerekecekti, bu nedenle genel olarak bu değişiklik programa 8 gün daha ekleyecekti. Yapması 5 bin dolara mal olacak ve fazladan 8 gün bizi tedarikçi sözleşmesiyle bir ay daha zorlayacak, bu yüzden orada da dikkate alınması gereken maliyetler var. Kalite aynı kalır ancak yeni değişikliği dahil etmek için kapsam değişiklikleri.

Proje planını ve halihazırda başlatılmış olan eğitim kılavuzlarını içeren tüm ilgili dokümantasyonun güncellenmesi gerekecektir.

Yani büyük resimde, 5 günlük basit bir değişiklik yankılanan etkilere sahip. Uygulama kararını vermeden önce tüm ilgili faktörleri göz önünde bulundurmak önemlidir, çünkü resmin tamamını değiştirebilir.

Öneriler Hazırlayın ve Sunun

Talep edilen değişikliklerin veya değişikliklerin tam etkisinin anlaşılmasıyla donanmış, değişimin uygulanabilirliği ile ilgili önerilerinizi sunun.

Bazı durumlarda, algılanan fayda maliyetten daha düşük olacağından değişiklikler uygulanmayacaktır. Diğer durumlarda, ek iş yapmanın maliyetini dengelemek için yeterli fayda bulunabilir. Diğer durumlar, yine de, olumsuz etkiden bağımsız olarak, düzenleme ya da uyumluluk sorunlarından ya da kurumsal yeniden yapılanma gibi iç sorunlardan bağımsız olarak, kaçınılmaz ve kontrolünüzün ötesinde değişiklikler kanıtlayacaktır.

Karar

Yetki sınırınıza giren küçük değişiklikler için, değişiklikleri kabul edip etmeme veya reddetme kararı size aittir (takımın doğru girişi ile). Daha büyük olan her şey proje sponsoru veya proje kurulu tarafından onaylanmalıdır. Hangi kategoriye girenlerin terimleri genellikle herhangi bir projenin başlangıcında açıkça belirtilir.

Sonuçtan bağımsız olarak, herkesin sürece dâhil olmasını sağlamak önemlidir. Ekip üyelerinin gelişimdeki herhangi bir noktada yabancılaştırılması, tüm projenin bütünlüğüne ve gelecekteki işbirliklerine mal olabilir.

Değişim Yönetimi Araçları

Bu süreci daha kolay ve daha modern hale getirmek için bir dizi değişiklik yönetimi aracı geliştirilmiştir. Her değişiklik yönetimi araç kutusunun merkezinde:

• Proje kapsamındaki değişikliği artırmak için uygun adımlarla paydaşları yürüyen bir kontrol listesi veya süreç haritası
• Bir şablon değişikliği istek formu (Not: Projeleriniz otomatik bir iş akışından çevrimiçi çalışıyorsa, bu formun dokümanlar listenize eklenmesi harika bir fikirdir)

Proje Değişikliği Talep Formu Geliştirilmesi

Proje değişikliği talep formu aşağıdakileri içermelidir:

• Değişikliği isteyen kişinin adı ("talep eden").
• Değişiklik numarası gibi benzersiz bir tanımlayıcı (bunu kendinize daha sonra ekleyebilirsiniz, çünkü isteği yükselten ve formu kullanan kişilerin buraya ne gireceğini bilmesi olası değildir).
• Önerilen değişikliğin açıklaması, mümkün olduğunca ayrıntılı.
• Değişimin kategorisi. İdeal olarak, talep sahipleri önceden doldurulmuş bu bölüm arasından seçim yapabilmeli, böylece yalnızca kutuyu işaretlemelidirler. Bu, bir değişiklik isteğinin düzenlemeye mi yoksa içsel uygunluğa mı bağlı olduğunu not etmek için iyi bir yerdir - eğer (gerçekten) ise, planlama ve değerlendirme adımlarının çoğunu atlayıp basitçe devam edebilirsiniz.
• Değişimin ‘nedeni’. Bunu uygulamanın gerekçesi nedir? İstek sahibi neden istiyor?
• Önerilen değişikliğin zaman, maliyet, kalite, kapsam dahil olmak üzere projenin farklı unsurlarına olası etkisi. Talep sahibi tüm ayrıntılara sahip olmayabilir, bu nedenle değişiklik değerlendirmesi adımında bu boşlukları doldurmanıza yardımcı olabilir. Bu noktada aradığınız minimum, mevcut proje parametrelerini artırma, azaltma veya değiştirme konusunda açıklamadır.

Değişiklik talep formları, değişikliklerin daha ayrıntılı bir şekilde tartışıldığı gibi doldurmanız için gereken boşluklarla yuvarlanmalıdır. Bir şablon ayrıca şunlara yer vermelidir:

• Kararı değiştir: Kabul et, Reddet veya Ertele
• Karar veren kişinin (veya grubun) ismi ve kararın alındığı tarih ve ek yorumlar.

Değişiklikler ve Proje Kapsamı Yönetimi

Proje kapsamı yönetimi, bir projeyi başarılı bir şekilde yürütmek için neyin gerekli olmadığı ile arasındaki farkları filtreleyen ve rafine eden bir süreçtir. Proje değişikliği talepleri alındığında, bu değişikliklerin projeyi genel olarak nasıl etkileyebileceğini düşünmek gerekir. Değişim yönetimi süreciniz, bir değişimin neden pratik ya da gerekli olmadığını ya da neden gerekli olmadığını inceleyerek ve bağlamında tanımlamanıza yardımcı olur.

Proje Yönetimi Bilgi Grubu için bir Kılavuz (PMBOK Rehberi) - Beşinci Baskı'nın proje kapsamındaki değişim yönetimi, sizin düşündüğünüz kadar sezgisel olmadığı için bahsetmeye değer. "PMBOK Kılavuzu" Proje Kapsamı Yönetimi bölümünde 'Kontrol Kapsamı' olarak adlandırılan bir işlem biçiminde mükemmel başlangıç ​​yönergeleri içerir. Ancak, projelerdeki değişim yönetimi sürecinin daha entegre bir şekilde ele alınması gerekiyor ve bu metinde yansıtılıyor. "PMBOK Rehberi" kullanıcıları aynı zamanda herşeyin daha geniş bir ortamda birbirine nasıl bağlandığını açıkça ortaya koyduğu şekilde Bütünleşik Değişiklik Kontrolü Gerçekleştir işlemine de başvurmalıdır.

Bir PMP olma amaçları için, "PMBOK Kılavuzunun" sınavın bir parçası olacağı için değişim yönetimini nasıl kapsadığını anlamak önemlidir. Ancak, aslında projelerde kullanacağınız değişim yönetimi sürecinin entegre edilmesi, izlemesi kolay ve pratik olması gerektiğini unutmayın.

Takımınıza Değişim Sürecinde Lider

Proje ekibi, herhangi bir projenin başarısı için kritik öneme sahiptir, bu nedenle süreçteki değişiklikleri yönetirken aktif olarak meşgul olmalarını sağlar.

İşte ekibinizin proje değişim yönetimi sürecini hızlı bir şekilde yerine getirmesine yardımcı olabileceğiniz 5 yol:

1. Değişikliklere açık olun. Ekibinize projelerdeki değişikliklerin beklendiğini bildiriniz.

2. Süreci hakkında açık olun. Burada tartışılan değişim yönetimi süreci herkese doğal gelmiyor. Çoğu ekip üyesi, tavsiye alınana kadar onlardan ne beklendiğini bilemez. Sürecin içinden geçmek için bir brifing hazırlayın ve her birinin yürütmedeki rolünü bildirin.

3. Kolaylaştırın. Proje değişikliği genellikle en iyi ihtimalle kontrollü bir kaostur. Başarılı bir şekilde gezinmek için attığınız adımlar, cesaretinizi proje yöneticisi olarak tanımlar. Ekibiniz rahatsız edici değişiklikler bulabilir - özellikle büyük olanlar veya uzun zamandır çözülmesi düşünülen ve uzun zamandır düştüğü düşünülen kararları tersine çevirenler. Program yanlış, bütçe farklı olabilir, şartlar kesinlikle farklı olabilir.

Ekibiniz rehberlik ve istikrar için size bakıyor. İşlemi onlar için mümkün olduğunca kolaylaştırın.

4. Yardım etmek için orada olun. Yeni bir çalışma şekli başarılı bir şekilde bütünleşmek için zaman alır. Daha önce proje değişikliğini gayri resmi bir şekilde (ya da hiç yapmadınız) yönetmişseniz, resmi bir sürece geçmek “burada işlerimizi yaptığımız gibi” olmak için biraz zaman alabilir. Ekibinize, yanınızdan bir şeyleri geçirmeleri gerekiyorsa yardım etmek için orada olduğunuzu bildirin.

5. Hayır demekten korkmayın. Tüm değişiklikler mantıklı öneriler değildir. Ekibinize, bir değişiklik hakkında güçlü bir fikir edinmeleri durumunda, proje için doğru şey olmadıklarını, şu anda değişiklik talebinde bulunan kişiyle birlikte konuşacağınızı bilmelerini sağlayın.

Değişimi etkili bir şekilde yönetememek, bir projenin tamamen raydan çıkarılma yöntemleri arasında çok önemlidir, bu yüzden dikkat edin. Doğru bilgi ve süreçlerle donanmış olan proje değişiklikleri, tüm katılımcılar için kontrollü, akıllı ve faydalı bir şekilde ele alınabilir.