Toplantı Tutanakları ve Neden Önemli Olduğunu Öğrenin

Toplantı tutanakları, katılımcıları ve katılımcı olmayanları tartışılanlar veya bir toplantı sırasında olanlar hakkında bilgilendirmek için kullanılan yazılı veya kaydedilmiş belgelerdir. Toplantı tutanakları veya notları, genel olarak, işlem sırasında belirlenenlerin doğru bir kayıt olması için işlem sırasında belirlenmiş bir toplantı tutanağı kaydedici tarafından alınır.

Dakikalar genelde:

• Katılımcıların isimleri
• Gündemdeki konular
• Katılımcılar tarafından verilen kararlar
• Katılımcılar tarafından taahhüt edilen takip eylemleri
• Taahhütlerin tamamlanması için son tarihler
• Gelecekte gözden geçirilmesi veya tarihçesi için belgelenmeye değer diğer olaylar veya tartışmalar

Tarihi Belge Olarak Toplantı Tutanakları

Tarihsel bir belge olarak, tutanak, karara yol açan temel fikirleri veya tartışma noktalarını belgelemek için yararlıdır. Örneğin, etkili toplantı tutanakları, ekibin tartıştığı beş alternatifi ve birinin diğerine seçilmesinin temel nedenini belirleyebilir.

Tipik bir iş toplantısı için tutanakların, her bir tartışmayı kaydetmesini ya da kimin ne dediğini ayrıntılı olarak belirtmesi gerekmez. Elbette bu kural, mahkeme duruşmaları ve yasal işlemlerin görüşüleceği durumlar gibi diğer toplantılar için farklıdır. Bu tür toplantılar konuşmanın ve ifadelerin tam bir kaydını gerektirir. Ancak, insan kaynakları bir dava hakkında görüşmedikçe, tipik işyeri toplantısı her iotayı belgelemektedir.

Toplantı Tutanakları Ne Zaman ve Nasıl Paylaşılmalı?

İdeal olarak, toplantı tutanakları, dizüstü bilgisayar ya da iPad gibi elektronik bir cihaza kaydedilir ve toplantı sonunda elektronik olarak toplantı katılımcılarına dağıtılan yazım, dilbilgisi ve açıklık incelemesi yapılır. Bu şekilde katılımcılar taahhütlerini ve son teslim tarihlerini derhal bildirirler ve soru sorabilir veya açıklama isteyebilirler. Bu mümkün değilse, kayıt cihazı tutanakları yazmak veya hataları kontrol etmek istediğinden, toplantıyı izleyen 24 saat içinde yayınlaması gerekir.

Tutanaklar ayrıca ekip üyelerinin toplantı sırasında verdikleri taahhütleri hatırlatır ve katılımcıların bu maddeleri takvimlerine ve günlük görev listelerine aktarmalarına yardımcı olur.

Kayıt cihazı, bir sonraki toplantının başlangıcındaki önceki toplantı tutanaklarını her zaman gözden geçirmeli, böylece insanlar bunları doğruluk ve sonraki adımlar açısından kontrol edebilirler.

Örgütler Toplantı Tutanaklarını Alarak Nasıl Başa Çıkıyor?

Bir toplantının başarısı için kritik olan dakikalar, katılımcılar ve katılamayan çalışanlar için toplantının kaydedilmiş geçmişini sağlar. Tam toplantı tutanağı olmadan, toplantının başarı beklentileri azalır, çünkü insanlar dengede, bir anda bir bilgi hazinesini emip alıkoyamazlar.

Toplantı tutanlarını alan çalışan genellikle ekibin bir üyesidir ve toplantıya katılırken not alır. Yasal veya hükümetle ilgili işlemleri içeren toplantılarda veya şirket yönetim kurulu toplantılarında, katılımcı olmayan bir kişi resmi tutanakları alır ve sıklıkla işlemleri kaydeder.

Önemli bilgileri doğru bir şekilde kaydetmek için, toplantı tutanağı kaydedicisinin ayrıntı ve odaklanma kabiliyeti için kulağı olması gerekir. Bu çalışanın ayrıca tutanağı kaydederken toplantıya katılabilmesi için etkin bir şekilde çoklu görev yapması gerekir.

Bazı organizasyonlarda, aynı çalışan her toplantıda tutanağı alır. Ya da sorumluluk çalışandan çalışana geçebilir. Tutanakların rolü etkili liderlik ve iletişim becerilerini geliştirir ve coveted bir iş olabilir.

Toplantı Tutanakları Kayıt Cihazı için Gereksinimler

Kayıt cihazı için gereklilikler şunları içerir:

• Bir toplantıda verilen kararları, taahhütleri ve önemli tartışma noktalarını doğru bir şekilde kaydedin
• Toplantı üyelerinin taahhüt ettiği eylem öğelerini ve bitiş tarihlerini kaydedin (eylem öğelerinin adları eklenir, ancak tutanaklar, resmi olmayan işyeri toplantılarında kimin söylediğini belirtmez)
• Toplantı sonunda önemli kararları ve atamaları veya gönüllü taahhütleri ve eylem maddelerini gözden geçirin; böylece katılımcılar ayrılmadan önce bu konuda anlaşabilirler.
• Bir takım oyuncusu olun ve esnek olun çünkü katılımcılar dakikalar içinde katılmadıkları her şeyi ekleyebilir veya düzeltebilir

• Toplantı tutanaklarının kopyalarını toplantıdan sonraki 24 saat içinde dağıtmak için hızlıca çalışın