Toplantı Tutanaklarının Nasıl Korunacağını Öğrenin

Toplantı tutanakları, toplantı ya da konferansın resmi bir yazılı kaydı olarak görev yapan ayrıntılı notlardır. Toplantıdan sorumlu kişi genellikle katılımcılardan birinin bu göreve yönelmesini ister. Bir gün, birileri senin olabilir! Çok zor bir iş olmasa da, önemli bir iş. Toplantı tutanakları, neyin aktarıldığının resmi bir kaydı olduğundan, doğruluk gereklidir. Gerektiğinde insanların daha sonra başvurabilecekleri konusunda ayrıntılı notlar almanız gerekecektir. İşte bu görevi incelikle yerine getirmenize yardımcı olacak bazı öneriler.

Toplantıdan önce, sırasında ve sonrasında ne yapacağınızı öğrenin.

Toplantıdan önce

• Kayıt aracınızı seçin: Yapmanız gereken ilk şey, notlarınızı nasıl alacağınıza karar vermektir. Eski okula gidip, bir kalem ve kağıt mı kullanacaksınız, teknoloji kullanıp bir dizüstü bilgisayar, tablet veya akıllı telefon mu kullanacaksınız? Belirli bir yöntemi kullanmayı tercih edip etmediğini öğrenmek için patronunuzla görüşün. Bu mümkün değil ama mümkün.
• Tercih ettiğiniz aracın çalışır durumda olduğundan emin olun ve orijinal belgenizin başarısız olması durumunda yedekleyin. Örneğin, bir dizüstü bilgisayar getirirseniz, elinizde iyi bir kalem ve kağıt bulundurun. Bilgisayarınız çöktüğünde yazılacak bir şey ararken toplantıyı durdurmak zorunda kalmak istemezsiniz.

• Toplantı başlamadan önce toplantı gündemini okuyun. Dakikalarınız için bir taslak hazırlamanıza izin verir. Her bir öğenin altında bir miktar boşluk bırakın ve notlarınızı buraya yazın. Bunu yapmak, toplantıyı yürüten kişi gündeme geldiği sürece işinizi biraz kolaylaştırır.

Toplantı esnasında

• Bir katılım belgesini dolaştırın ve herkesin oturum açtığından emin olun. Resmi toplantı tutanaklarına tüm katılımcıların bir listesini eklemeniz gerekir.
• Herkesin kim olduğunu bildiğinden emin ol.Bu şekilde kimin konuştuğunu belirleyebilir ve bu bilgileri doğru şekilde kaydedebilirsiniz.
• Toplantının başladığı zamanı not edin.
• Her bir yorumunuzu yazmaya çalışmayın. Sadece ana fikirleri dahil etmek sorun değil. Kabul etmediğiniz eşyaları dışarıda bırakmamaya çok dikkat edin. Önyargılarınız sizi etkilememelidir. Unutmayın bu resmi bir hesaptır ve ne olduğuna dair fikriniz değil!

• Bunları yapan tüm hareketleri ve varsa oyların sonuçlarını yazın; Harekete geçen kişiyi not almanıza gerek yok. Elbette, kuruluşunuzun kuralları farklı olabilir, bu nedenle ilk önce bunları doğrulayın.
• Hareket veya tartışmalardaki oylar bir sonraki toplantıya kadar ertelenirse, bunu not edin.
• Toplantının bitiş zamanını kaydedin.

Toplantıdan sonra

• Toplantıdan sonra mümkün olan en kısa sürede tutanakları yazın, zihninizde her şey hala taze. Notlarınızda bir hata bulursanız veya bir sorunuz varsa, diğer katılımcılarla konuşarak hızlıca düzeltilmesini sağlayabilirsiniz.
• Tutanakların son kopyasında, kuruluşun adı, komitenin adı, toplantı türü (günlük, haftalık, aylık, yıllık veya özel) ve amacını ekleyin.
• Başladığı ve bittiği süreleri verin.
• Katılımcı listesini ve toplantıyı kimin yürüttüğü hakkında bir not verin. Burada dakikaları harcadığınızı da belirtebilirsiniz. İsminizi katılımcı listesine ve isminizden sonraki parantez içinde belirtiniz. Alternatif olarak, belgenin sonunda "Sırasıyla Gönderildi" yazıp isminizi yazarak da çıkış yapabilirsiniz.

• Onları göndermeden önce birkaç dakika onaylayın. Onları araştırmaya katılan bir başkasına da sorun. Yanlışlıkla bir şeyi dışarıda bıraktıysanız, size haber verebilecektir.
• Aksi belirtilmedikçe toplantıyı yapan kişiye gönderin.