I-9 Çalışanlar İçin Dosya İçerikleri

Form I-9, İstihdam Uygunluğu Doğrulaması, Amerika Birleşik Devletleri'nde istihdamın uygunluğunu belgelemek için İç Güvenlik Bakanlığı - ABD Vatandaşlık ve Göçmenlik Hizmetleri (USCIS) tarafından istenen formdur. Bir işveren olarak, işe aldığınız her çalışan için bir I-9 formu doldurmalısınız.

6 Kasım 1986'dan sonra işe alınan tüm çalışanlar, vatandaşlar ve vatandaş olmayanlar işe alım sırasında Form I-9'un 1. bölümünü doldurmalıdır. İşveren, Form I-9'un 1. Bölümünün çalışan tarafından zamanında ve uygun şekilde doldurulmasından sorumludur.

İşveren istihdam doğrulamasını kontrol etmeli ve Form I-9'un 2. ve 3. Bölümlerinin de uygun şekilde doldurulmasını sağlamalıdır. İşverenler, işe başlama tarihinden itibaren üç (3) iş günü içerisinde ilk elden kimlik ve istihdam uygunluğu ilk elden kanıtlarını (sadece orijinal, süresi dolmamış belgeler) inceleyerek Form I-9'un 2. Bölümünü tamamlamalıdır.

Çalışan fiziksel olarak hazır bulunmalı ve orijinal belgeleri şahsen gözden geçirilmelidir. Orijinal belgeleri inceleyen çalışan, I-9'un 2. bölümünü imzalamalıdır.

Form, çalışanın yasal olarak Amerika Birleşik Devletleri'nde çalışmaya yetkili olduğunu kanıtlayan iki onaylanmış kimlik tespiti şeklini kontrol ettiğinizi doğrular.

İşverenlerin veya yetkili temsilcilerinin, bir çalışanın ABD'de çalışmaya uygun olduğunu doğrularken 3. bölümü doldurmaları gerekir. I-9'un başlangıçta tamamlandığı tarihten sonraki üç yıl içinde bir çalışanı rehin alırken, işverenler yeni bir I-9 formunu tamamlama veya bölüm 3'ü tamamlama seçeneğine sahiptir.

Periyodik olarak, her çalışan için doldurulmuş bir form olmasını sağlamak için I-9 formlarını denetlemeniz gerekir. Dürüstlüğü ve eksiksizliğini kontrol etmeniz ve denetimin ve I-9'ları tamamlayan veya depolayan personelin aldığı tüm eğitimlerin kanıtlarını kaydetmeniz gerekir.

Tamamlanan I-9 Formlarının Yeri

Bu nedenlerden dolayı tüm çalışan I-9'ları ve beraberindeki belgeleri ayrı bir personel dosyasında tutmak isteyeceksiniz.

Hükümet bu formları inceleyebilir. Devlet çalışanları I-9 formlarınızı denetlerse, çalışanlarınızın özel personel dosyalarına ve içerdikleri gizli bilgilere erişmelerine izin vermek istemezsiniz.

Bu nedenle, çalışanların gizliliği ve kısıtlı erişim için, çalışanınızın I-9'larını özellikle I-9 depolamasına adanmış bir klasörde yalıtmak istersiniz.

Bu, çalışanlarınızın mahremiyetini korur ve ayrıca işvereni, çalışan personel dosyasının içeriği tarafından ortaya çıkarılan ilave soruları cevaplamak zorunda kalmasından kurtarır. Şirketinizi istemeden USCIS çalışanları tarafından artan bir soruşturmaya açabilirsiniz. Bundan kaçının.

Güncel I-9 Dosya Araştırması

ABD Göçmenlik ve Gümrük İcralarına (ICE) göre, hükümet I-9'larınızı denetleyebilir: "İdari denetim süreci, Form I-9 üretimini zorlayan bir işveren üzerine bir Muayene Bildirimi (NOI) tarafından başlatılır.

“Yasaya göre, işverenlere I-9 Formlarını üretmek için en az üç iş günü verilir. Genellikle, ICE işverenden bordronun bir kopyasını, mevcut çalışanların listesini, Ana Sözleşmeyi içeren bir destekleyici belge sunmasını ister. ve işletme lisansları."

Mevcut eğilim, ICE'nin uygulama çabalarını arttırdığı yönünde. İşverenler, her çalışan için I-9 formlarını düzgün bir şekilde doldurup saklamamaları nedeniyle yöneticilere, mal sahiplerine ve İK personeline uygulanan cezai masraflarla karşı karşıya kalmaktadır. İşletmeler giderek daha fazla para cezasına çarptırıldı ve yasaklandı.

İşverenlerin I-9 Formlarını ciddiye alması gerekiyor. Ciddi anlamda. Daha fazlasını mı söylemeliyiz?

Mevcut bir I-9 Formuna bakın ve İç Güvenlik Bakanlığı - ABD Vatandaşlık ve Göçmenlik Hizmetleri'nde (USCIS) uygulanması için talimatların tamamını inceleyin.

Ayrıca şöyle bilinir:çalışan dosyaları, çalışan kayıtları, insan kaynakları dosyaları, dokümantasyon