İş Seyahatinde Gider Masrafları

Gider geri ödemesi, çalışanlara şirkette çalışırken kendi paralarını harcadıklarında geri ödeme yöntemidir. Bu giderler genellikle bir çalışan iş için seyahat ederken ortaya çıkar.

Seyahat masrafları konaklama, uçuşlar, karayolu taşımacılığı, bellhops ipuçları, yemekler ve bir çalışanın iş için seyahat ederken yaşayabileceği diğer olası masraflar olabilir. Diğer işletme giderleri, müşterileri veya muhtemel çalışanları öğle veya akşam yemeğine götürmek, gerekli kitapları veya işverenin kapsadığı diğer eğitim malzemelerini satın almak veya masrafları artırmak gibi kalemleri içerebilir.

Bir kuruluşun geri ödeyeceği harcama türleri, şirketin iş seyahati, eğlence ve genel geri ödeme masrafları için çalışan el kitabında bulunur. Bazı durumlarda, uzun süreli seyahatlerde kuru temizleme ve spor salonuna üyelik gibi masraflar karşılanmaktadır. İş gezilerindeki müşteri eğlencesi ortak bir geri ödemeli masraf olsa da, çoğu şirket yemek ve eğlence için harcama limitleri koydu.

Çalışanlar Masraflarını Nasıl Ödüyor?

Giderek artan bir şekilde, işletmeler sık ​​sık kurumsal kredi kartlarıyla seyahat eden orta ve üst düzey çalışanlara güveniyor. Giderler için kendi parasıyla ödeme yapmak yerine, çalışanlar tüm masrafları ve ipuçlarını şirket kredi kartına borçlandırır.

Bu, çalışanlar için masrafların geri ödenmesinde uygun bir yaklaşımdır, çünkü kredi kartı faturaları, çalışanların makbuzları biriktirmeden ve seyahat masraf raporlarını doldurmadan masraflarını belgelemektedir.

Çalışanlara iş seyahati masraflarını ödemenin bir başka yöntemi de harcırahtır. Harcırah, çalışanlara iş için seyahat ederken yapılan harcamalar için ödenen önceden belirlenmiş günlük ödenektir. Bu masraflar konaklama, yemek, bahşiş, taksi ve diğer kara ulaşım ücretleri için olabilir.

Gider Raporunu Doldurma

Hem şirket kredi kartı kullanımı hem de nakit ödeme durumunda, çalışanların seyahatten döndükten sonra bir masraf geri ödeme raporu doldurmaları gerekecektir. Şirketin kredi kartıyla, kredi kartı faturasında görünen bariz masraflardan daha azını açıklamak zorunda kalacaklar (örneğin, bir gece yemeği gibi). Şirketten ayrıca kendi parası veya kredi kartıyla ödedikleri ek masraflar için ücret talep edecekler.

Bir çalışan para ödediğinde, geri ödemenin istendiği her masrafı listelemesi ve bazen haklı göstermesi gerekir. Çoğu şirket, gider geri ödeme raporlarının gönderilmesi gereken bir tarih belirledi ve tüm giderler, kredi kartı şirketindeki ifadeler gibi muhasebe ile inceleniyor. Herhangi bir haksız gider veya şirket politikası tarafından dışlananlar geri ödenmez - çalışan için sorunlara neden olur.

Olağandışı durumlar

Bir satış temsilcisinin yanlarında bir evcil hayvan bulundurduğunu ve otelin kredi kartına bir otel evcil hayvan ücreti aldığını, otelin ücreti ayırmayacağını iddia ederek şirkete geri ödeme yapmayı planladıklarını varsayalım.

Bu şirket fonlarının kötüye kullanılması mı? Öyle görünüyor. Yazılı olsun veya olmasın, açıktır ki, bir şirket kredi kartının kullanımı sadece şirket masrafları için kullanılacaktır. Bazı durumlarda, bir şirketin kişisel kullanımı fesihle sonuçlanabilir. Ancak, işte düşünmeniz gerekenler. Çalışan muhasebeye gitti ve otelin evcil hayvan ücretlerini ayıramadığı sorunu açıkladı mı? Yoksa, çalışan muhasebe harcamalarını dikkatlice incelerken yakalandı mı?

Diğer bir husus ise, geçmişte benzer çalışanlar için başka çalışanlara şirket tarafından geri ödeme yapıldı mı? Eğer öyleyse, disiplin cezası uygun değildir. Ancak, şirket politikası açıkça belirli bir masrafa izin verilmediğini belirtirse ve çalışan yakalanırsa (dürüst değil), İK bir tür ciddi disiplin cezası almalıdır. Her durum kesin değildir. Bazen, harekete geçmeden önce araştırıp biraz araştırma yapmanız gerekir.