İş için Yazma - Yönetim ve Liderlik

İş yazışmasının amacı, bir başkasına bilgi iletmek veya onlardan bilgi istemektir. İş için etkili bir yazı olmak için eksiksiz, kısa ve doğru olmalısınız. Metniniz, okuyucunun ne söylediğini veya sorduğunu kolayca anlayabileceği şekilde yazılmalıdır.

İş için pek çok yazı özensiz, kötü yazılmış, dağınık, jargonla doldurulmuş ve eksiktir. Genellikle çok uzun veya çok kısadır. Tüm bu özellikler etkisiz iş yazışmasına katkıda bulunuyor.

Bir satış teklifi, patronunuza bir e-posta veya bir yazılım paketi için bir kullanım kılavuzu yazıyor olsanız da, etkili olmak için izlemeniz gereken bazı adımlar vardır. Bu beş adımı izleyin:

1. Malzemenizi düzenleyin
2. Kitlenizi düşünün
3. Düşüncelerini yaz
4. Malzemenizi prova edin
5. Malzemenizi düzenleyin

Organizasyon Anahtardır

Malzemenizi organize etmezseniz, iyi akmaz ve mantıklı olmaz. Yazma basit veya karmaşık olabilir. Bir personel toplantısı bildiren bir e-posta yazarken, düşüncelerinizi toplamak kadar basittir. Öte yandan, çığır açan bir farmasötik denemenin sonuçlarını yazıyorsanız, muhtemelen bitmiş malzemeden önce karmaşık bir taslak geliştirmeniz gerekecektir. Görev ne olursa olsun, uygun bir organizasyon seviyesi olmadan (hatta düşüncelerinizi düzenleyerek), en önemli konulara önem vermeniz için ihtiyacınız olan her şeyi dahil edemezsiniz.

Eksiklikler veya yanlış odaklanma işinizin yazılmasını daha az netleştirecektir.

Kitlenizi Tanıyın

Yazmaya başlamadan önce, hedef kitlenizi düşünün. Örneğin, şirketinizin yeni 401 (k) programı hakkında bir sunum, CFO'nuza ve çalışanlarınıza verildiğinde aynı taslaklara sahip olabilir, ancak dahil ettiğiniz ayrıntıların düzeyi değişebilir. Ayrıca tonu da düşünmelisiniz. Ekibinize, yıllık şirket seçicilerini hatırlatan hızlı bir e-posta, şirketinizin yıllık raporuyla ilgili özleminizle aynı tonda olmaz.

Ayrıca, ne söyleyeceğinize değil, duymak istediklerine odaklanırsanız, izleyicilerinizle daha etkili iletişim kuracağınızı unutmayın.

İyi Yazma İle İlgili Bir Kelime

İyi yazarların farklı yazı stilleri vardır. Bazıları her şeyi yazmayı ve sonra geri dönüp düzenlemeyi tercih eder. Diğerleri, devam ettikçe düzenlemeyi tercih eder. Bazen tercih ettikleri tarz, yazdıkları şeye bağlı olarak değişir.

Yazarken (veya düzenlerken) uzunluktan haberdar olun. Anlamınızı açıklığa kavuşturmak için yeterince kelime kullanmanız gerekir, ancak sadece çiçekli olması için gereksiz kelimeler kullanmayın. İş yazışması, ayrıntılı ve çiçekli değil açık ve öz olmalıdır. Unutmayın, iş dünyasında hiç kimsenin gerekenden fazlasını okumaya vakti yok.

Öte yandan, eserinizi çok kısa yapmayın. Anlamının net olması ve yanlış anlaşılmaması için yeterince yazmalısın. Bir depodaki ekipmanın "kullanılmış ama iyi" olarak etiketlendiğini hayal edin. Ekipman parçasının çok kullanılmış olması veya ekipman parçasının artık yeni değil, yine de işlevsel olması anlamına geldiği açık değildi. Birkaç ek kelime anlamı açıklığa kavuştururdu. Ayrıca jargon veya kısaltma kullanmaktan kaçının çünkü farklı okuyucular için farklı şeyler ifade edebilirler.

Yazım tarzınız ne olursa olsun, tüm yazarların tüm yazılı materyalleri, e-postaları bile okumasını ve düzenlemesini gerekir.

Düzeltme ve Düzenleme

Yazım tarzınız ne olursa olsun, tüm yazarların tüm yazılı materyalleri, e-postaları bile okumasını ve düzenlemesini gerekir. Yazmayı tamamladıktan sonra, çalışmanızı onaylayın. Daha sonra düzenlemeniz gerekebilir. Düzeltme işlemi, kafanızdaki tüm kelimelerin doğru şekilde kağıda yazıldığından emin olmak için yazdıklarınızı yeniden okuyor. Beyinlerimiz parmaklarımızdan daha hızlı çalıştığı için kelimeleri atlayabilir, bir son bırakabilir veya yanlış homonimi (örneğin, "onların" yerine "orada") kullanabilirsiniz. Düzeltme işlemi bu hataları yakalar. Açıkçası, tek satırlık bir e-postayı yeniden okumak kolaydır ve yazdığınız için göz atmanız yeterli olabilir.

Bununla birlikte, bir kullanım kılavuzu yazıyorsanız, yeniden okuma işleminiz daha karmaşık olacak ve daha uzun sürecektir.

Materyalinizi tekrar okuduktan sonra düzenleme zamanı geldi. Bazen tekrar okuma ve düzenleme aynı anda yapılabilir, ancak sırayla yapıldığında daha etkili olur.

Düzenlemenin nedeni, malzemenin sesini (ve okumayı) daha iyi hale getirmek için yazdıklarınızı düzeltmek veya değiştirmek. İş için yazarken, bu, hataları düzeltmek ve metni mümkün olduğunca açık ve net yapmak demektir.

Roman Yazmıyorsun

İş için yazarken bir sonraki "harika Amerikan romanı" nı yazmazsınız. Yazınız gerektiği kadar açıklayıcı olmalıdır, ancak çok büyük kelimeler ve konuşma şekilleri kullanarak canlı sözcük resimlerini boyamanıza gerek yoktur. "Camdan evler" demek istiyorsan vitröz ikametgahları, "camdan evler" yazmayın.