İnsan Kaynakları Bilgi Teknolojisi Nasıl Seçilir

İnsan Kaynakları bilgi sistemi (HRIS), şirketlerin sosyal yardım planlarını ve çalışan bilgilerini yönetmeleri için esastır. Faydalar yönetimi teknolojisi artık sahip olmak için iyi bir şey değil, İK sınırlı kaynaklar ve sürekli değişen verilerle karşı karşıya kaldığı için İK'nın hem bilgi denizini hem de fayda planlarına harcanan parayı yönetmesine yardımcı olma zorunluluğu.

Ancak İK ve diğer yöneticiler, tüm ayrıntıları yönetmek için en iyi İK bilgi teknolojisini seçtiklerini ve seçtikleri çözümün zaman testine dayanacağını nasıl biliyorlar?

İnsan Kaynakları bilgi teknolojisini seçme sürecinde sorulacak ve cevaplanacak kilit sorular aşağıdadır.

İK Bilgi Teknolojisi Yazılımının Sağladığı Esneklik ve Ölçeklenebilirlik Derecesi Nedir?

İK uzmanları, yazılımın birden fazla Excel elektronik tablosundan, veritabanından ve kağıt dokümandan veri içe aktarıp aktaramayacağını ve gereken her türlü diğer sistem ve verilerle etkileşime girebileceğini belirlemelidir.

Yazılım birden fazla kaynaktan bilgi alabilir ve filtreleyebilmelidir. İdeal olarak, bu işlem aynı zamanda otomatikleştirilmelidir. Birçok çevrimiçi kayıt çözümü, verilerini sistemlerini güncellemek için bir taşıyıcıya gitmeden önce el ile değiştirilmesini gerektirir. Güncelleme formatının otomasyonu, iletim planı ve teslimat yöntemi faturalandırma ve uygunluk sorunlarını gidermeye yardımcı olabilir.

Yazılım, İK'nın Şirketini ve Faydaları Taşıyıcı Kurallarını Yerine Alabilecek mi?

Gerçekten yetenekli bir kayıt motoru, her bir kayıt etkinliğini değerlendirecek ve istenen tam uygunluk gereksinimlerini karşılamak için özel olarak tasarlanmış tüm gerekli kural, mesaj, bilgi istemi ve seçenek kombinasyonlarını uygulayacaktır. Yazılım, şirket ve operatörlerin sahip olduğu uygunluk kurallarına uymalıdır.

İK Bilgi Teknolojileri Organizasyonla Büyüyüp Ölçeklendirilebilir mi?

İK, şirketin yeni çalışanları, ofisleri, sosyal yardım değişikliklerini ve kuralları işe alırken teknolojinin büyüme kabiliyetini değerlendirmelidir. İK, bu unsurların her birinin eşiklerini sormalıdır.

Teknoloji Yazılımı Diğer Sistemlerle Bütünleşebilir mi?

Bordro ve diğer fonksiyonlar genellikle fayda yönetimi ile aynı bilgilerin çoğunu paylaşır. Bir sisteme girilen veriler ve diğer çalışan bilgileri başka bir sistemle paylaşıldığında İK daha fazla verimlilik elde edebilir. Çalışan işe alımını takip etmek, başka bir ihtiyaç duyulan fonksiyondur.

Çözümün Uygulanmasından veya Oluşturulmasından Kim Sorumludur?

Hangi düzeyde eğitim katılıyor? Bazı çözümler, müşterinin zaten meşgul olan İK yöneticileri için çok zorlayıcı olan ilk uygulamaya çok katılmasını gerektirir.

İK, gerekli olacak eğitim seviyesi ve teknik uzmanlık düzeyi ve beklenen süre hakkında net bir anlayışa sahip olmalıdır. Bu konudaki çözüm sağlayıcılarına soru sormak, başlangıçta basit görünebilecek ancak yine de önemli teknolojik uzmanlık gerektiren ince alanlara ilişkin içgörü sağlayabilir. İK daha sonra gerçekçi bir şekilde tamamlamayı engelleyecek kadar hantal olabilecek özel görevleri belirleyerek İK bilgi teknolojisi değerini ve yatırım getirisini düşürür.

Eğitimin Katılımı Varsa Ücret Var mı?

Eğitim masrafları da değerlendirilmelidir - zaman ve saha dışı seyahat için seyahat masrafları. İnsan kaynakları bilgi teknolojisinin benimsenmesinde yer alan tüm katı ve yumuşak maliyetlerin farkında olmak gerekir.

Verilere Kim Sahip Olacak?

Bu sorunun cevabı İnsan Kaynakları örgütü olmalıdır. Şirketler verilerini herhangi bir Uygulama Servis Sağlayıcıya (ASP) aktarabilmelidir. Veriler bir taşıyıcının sahibine ait bir sunucuda bulunuyorsa, taşıyıcıları değiştirmesi durumunda şirkete ek ücretler ödenebilir.

Ne tür bakım ve bakım gereklidir? Bir şirketin yerinde iş istasyonlarına veya sunucularına yazılım yüklendiğinde, bu teknolojide düzenli güncellemeler yapılması gerekir ve planlanması ve yönetilmesi zahmetli olabilir. İK bilgi teknolojisindeki güncellemeler, bir Uygulama Servis Sağlayıcısı (ASP) veya Hizmet Olarak Yazılım (SaaS) modeli aracılığıyla çevrimiçi olarak sunulan yazılımlarla otomatik olarak yapılır.

İK Bilgi Teknolojisinde Hangi Güvenlik Önlemleri Geliştirilir?

Yazılım çevrimiçi olarak, bir ASP veya SaaS modeli aracılığıyla mevcutsa, sağlayıcı günlük yedekleme, yedekleme sunucuları ve ek koruyucu katmanlar sunmalıdır. Bilgilerin kaybolması veya yetkisiz personel tarafından erişilmesini önlemek için ek sistemler ve prosedürler mevcut olmalıdır. İK, diğer yöneticilere danışarak, İK bilişim teknolojisine kimlerin erişimine izin verileceğine ve ne derece karar verileceğine karar verme yetkisine sahip olmalıdır.

Çalışanlar, Fayda Planlarına Kayıt Yapabilecek ve Kişisel Verilerinde ve Plan Seçeneklerinde Gerçek Zamanlı Değişiklikler Yapabilecek mi?

Çalışanlara erişim, bilgisayarlara yaygın, genel erişim göz önüne alındığında verilmelidir.

Çalışan nüfusunun çoğunluğu evde internet erişimine sahiptir. Çalışan self servis zamandan ve paradan tasarruf etmek için büyük bir potansiyel sağlar. İyi bir self servis sistemi, çalışanlara kendileri ve bağımlılıkları hakkında bilgi girerek sorunsuzca rehberlik edecektir.

Sistem, mevcut planları açıkça sunmalı ve çalışanların işlemlerini kolaylaştırarak seçimlerini yapmalarını sağlamalı ve bu eylemleri sihirbazlarla işlem boyunca basitleştirmelidir. Çalışanlar ayrıca, bağımlıları ekleyebilmeli ve gerektiğinde bilgileri günde 24 saat, haftada yedi gün, yıl boyunca değiştirebilmelidir.

Bunlar, kuruluşunuzun İnsan Kaynakları bilgi teknolojisi gereksinimlerini değerlendirirken yanıtlanması gereken ek sorulardır.

Teknoloji, Kimlerin Erişime İzin Verileceğine Karar Verme Otoritesinde İnsan Kaynakları Sağlayacak mı?

Çalışan erişimi sağlayan aynı damar boyunca, teknoloji İK'ye nihai sözü vermelidir. İK, tüm verileri taşıyıcılara iletilmeden önce onaylama yetkisine sahip olmalı ve ayrıca çalışanların ve diğerlerinin erişime ne ölçüde erişebileceğini de belirlemelidir.

Bilgi Teknolojisinde Hangi Tür Raporlama Yetenekleri Bulunmaktadır?

Raporlama teknolojisi, birden fazla görünüm ve biçim (e-tablo, PDF, HTML), büyük resim değerlendirme ve karar vermeyi geliştirmek için detaylandırma yeteneği sunmalıdır. İK herhangi bir zamanda belirli planlardaki kayıtları, olağanüstü eylemleri ve çalışan demografik bilgilerindeki faydaları ve diğer çalışan verileriyle ilgili değişiklikleri değerlendirebilmelidir.

Yazılım, İnsan Kaynakları'nın Zaman Kazandırmasına Yardımcı Olacak Özel Özellikler Sunuyor mu?

Kendi departmanlarının ihtiyaçlarına bağlı olarak İK, teknolojinin partilerdeki bilgileri işleme yeteneği, bildirimleri yönetme ve COBRA politikaları için faturalandırma, kendi kendine faturalandırma ve fatura mutabakatı araçları ve özel raporlama yeteneği hakkında soru sormak isteyebilir.

Yazılım, İK'nın Çalışanlarla Daha İyi İletişim Kurmasına Yardımcı Olacak Özel Özellikler Sunuyor mu?

Bazı programlar İK'lere çalışanlarla çeşitli düzeylerde - toplu e-posta, elektronik bülten panoları ve belirli filtre kriterleri (konum, departman, sigorta planları, kayıt durumu, emeklilik durumu ve diğerleri gibi) yoluyla iletişim kurma esnekliği sağlar. İK bilgi teknolojisi sistemi. İletişim kurmak için çeşitli araçlara sahip olmak, süreçleri daha da otomatikleştirebilir ve İK'nın mesajları daha iyi hedeflemesine yardımcı olabilir.

Yazılım, İK'nın Çalışanlarla Daha İyi İletişim Kurmasına Yardımcı Olacak Özel Özellikler Sunuyor mu?

İK'nın işlemleri onaylamasını sağlamanın yanı sıra, çoğu İK bilgi teknolojisi sistemi de İK'nın, sistemdeki verilerle aynı fikirde olduklarından emin olmak için taşıyıcı faturalarını denetlemede kapı bekçisi olarak hizmet vermesini sağlar. Bu olabilir:

• Taşıyıcı faturaların doğruluğunu sağlamak
• zaman ve paradan tasarruf edin
• Çalışan kayıtlarının zamanında teslimine yardımcı olmak, ve
• Çalışanlar bakıma girdiğinde uygunluğun onaylanmasının arttırılması.

Bilgi Taşıyıcılarla Nasıl Değiştirilir?

Ve bu etkileşimden kim sorumlu olacak? İK bilgi teknolojisi sisteminin entegrasyonu, yalnızca yazılımın ilişki kurduğu taşıyıcı sayısı ile değil aynı zamanda sağladığı bağlantı türü ile de değerlendirilmelidir. Bir fayda yönetimi yazılımı üzerinden taşıyıcılarla başarılı bir etkileşimin sağlanması, aşağıdakiler de dahil olmak üzere birçok adım gerektirir:

• ilk uygulama veri sayımını toplamak;
• devam eden bilgi alışverişi için ilk entegrasyonun kurulması;
• Verilerin alındığından ve doğru uygulandığından emin olmak için günlük veya haftalık etkileşimi koordine etmek;
• devam eden güncellemeleri gözden geçirmek;
• Kayıt için taşıyıcı gereksinimlerinin düzenleyicilere uygun olarak karşılanmasını sağlamak; ve
• Veri alışverişi ilişkisini geliştirmek için her bir taşıyıcıyla proaktif bir ilişki geliştirmek.

Her görevden kimin sorumlu olduğunu bilmek, bir ürünü tam olarak anlamak için şarttır. Her yazılım sağlayıcısı, yukarıda açıklanan görevlerin bazılarını herkese sağlamada farklı bir entegrasyon düzeyi sunacaktır. İK, şirketin seçtiği taşıyıcılarla güçlü, sürekli ve kesintisiz ilişkiler gösteren satıcılarla çalışmayı düşünmelidir.

Pek çok sağlayıcı, genellikle grubun büyüklüğünden etkilenen bir faktör olan taşıyıcı tarafından kabul edilebilecek veya kabul edilmeyecek genel bir ANSI 834 dosyasının iletimini sağlar.

Yöneticiler, sorunlardan kaçınmak için her bir taşıyıcının ihtiyaçlarına göre özelleştirilmiş, temiz, doğrulanmış transferler sunan (işlemin uygunluğunu sağlayan) sağlayıcıları aramalıdır. Ayrıca, taşıyıcının kendi özel transfer diliyle etkileşime geçmek için özel bir EDI (Elektronik Veri Değişimi) departmanına sahip sağlayıcılara bakmalıdır.

Hangi Seviyede Müşteri Hizmeti Sağlanıyor?

Servis için ek bir ücret var mı? İK, sağlanan bir yardıma erişim düzeyini ve müşteri hizmetini neyin oluşturduğunu belirlemelidir - bir veritabanı üzerinden çevrimiçi yardım, çevrimiçi sohbet, e-posta desteği, canlı bir kişiyle konuşmalar veya bunların bir kombinasyonu. Faydaların ve diğer İK bilgilerinin hassasiyeti göz önüne alındığında, yöneticiler sorulara 24 saat içinde yardımcı olabilecek doğrudan bir temastan yanıt beklemelidir.

İK Bilgi Teknolojisi Sisteminin Maliyeti Nedir ve Yararlarını Aşıyor mu?

İK, sağlanan faydaların yanı sıra tüm yıllık, aylık ve bir kerelik ücretler de dahil olmak üzere İK bilgi teknolojisi sisteminin tüm maliyetini değerlendirmelidir. Biraz daha pahalı bir sistem, çalışanların kendi kayıtlarını korumalarını ve daha fazla kolaylık, zaman tasarrufu ve hassasiyet sunmalarını sağlayan özelliklerin farkından daha fazlasını ödeyebilir. Bir İK bilgi teknolojisi sistemi seçiminde bu faktörler göz önünde bulundurulmalı ve tartılmalıdır.

İK bilgi teknolojisi sistemlerine olan ihtiyaç artmaktadır. İK personeli, İK bilgi teknolojisi sistemlerinde çok çeşitli seçenekler bulurken, mevcut tüm seçeneklerin analiz edilmesi ve tartılması giderek daha önemlidir.

Bir İK bilgi teknolojisi sistemi seçmek, departman ve şirketin ihtiyaçları ile birlikte büyüyecek bir yatırım olarak görülmelidir. Bu sorular sizi şirketiniz için uygun İK bilgi teknolojisi sistemine yönlendirecektir.