İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi Nedir?

İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi (HRIS), bir işletmedeki İnsan Kaynakları, bordro, yönetim ve muhasebe işlevlerinin veri girişi, veri izleme ve veri bilgileri ihtiyaçları için kullanılan bir yazılım veya çevrimiçi çözümdür. İzlemek istediğiniz ve yararlı ve amaçlı veriler toplamayı umduğunuz tüm işlemler için kullanışlıdır.

Normalde veri tabanı olarak paketlenen yüzlerce şirket, bir çeşit HRIS satıyor ve her HRIS farklı yeteneklere sahip. Şirketinizde ihtiyaç duyduğunuz yeteneklere göre HRIS'inizi dikkatlice seçin. HRIS giderek daha karmaşık hale geldikçe, seçim bir İK departmanını pratik olarak felç etmek için yeterli hale geldi.

Bilgisayar uzmanlarının var olduğu bir teknoloji şirketini izlemek, mevcut sistemlerine karar vermeden önce, on yıl içinde üç farklı HRIS sisteminden geçiyordu. Bu nedenle, bir HRIS'i seçmek bir iş için büyük bir girişimdir.

HRIS Seçeneklerine Bakarken Önemli Hususlar

Bir HRIS'in seçimi, birçok seçenek olduğu için stresli bir durumdur. Şirketinizde ihtiyaçlarınız için en uygun seçenekleri seçmek zordur. Her sistem tarafından sağlanan bilgiler arasında gezinmek de zordur.

Satış görevlileri, genellikle, sistemin ihtiyaçlarınızı karşılayacağını size söyleyebilecek sözlü satış görevlileridir. Bunu, mevcut müşteriler, çevrimiçi tartışma grupları, LinkedIn, diğer SHRM üyeleri ve Google yorumları da dahil olmak üzere birden fazla kaynakla kontrol ettiğinizden emin olun.

Bunlar, HRIS'inizi seçerken göz önünde bulundurmanız gereken diğer faktörler.

• Şirketiniz bugün yalnızca birkaç kişi olsa bile, gelecekteki birçok çalışanın iki katından fazla veya 10 katına sahip olabileceğini unutmayın, bu nedenle işletmenizle birlikte büyüyebilecek bir sistem seçin.
• Göz önünde bulundurmanız gereken bir diğer önemli faktör, çoğu HRIS'in, otomasyon için ihtiyacınız olanın sadece bir kısmını gerçekleştirebilmesidir. Bu gibi durumlarda, herhangi bir eklenti veya ek sistemin bileşenlerinin kusursuz bir şekilde birlikte çalıştığından emin olmak isteyeceksiniz. Yine, satış elemanının birlikte çalışan sistemler hakkındaki sözlerini almayın. Araştırmanı yap.

• Personeliniz için ne tür eğitim ve sürekli destek sağlandığını görmek için kontrol edin. Ayrıca, satış danışmanının, satın alma sonrası eğitim ve takip konusundaki vaatlerinin, HRIS'i satın almak için sözleşmenize yazıldığından emin olmalısınız. Ayrıca, seçilen şirketinizin sürekli ve yardımcı bir destek kaydına sahip olduğundan emin olmak için diğer kuruluşlarla görüşün.

Daha İyi HRIS Seçeneklerinin Beklenen İşlevselliği

Genel olarak, daha iyi İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri (HRIS) genel olarak şunları sağlar:

Tüm çalışan bilgilerinin yönetimi:

Adlar, unvanlar, adresler ve maaşlar gibi veriler temel bir başlangıçtır. Maaş ve pozisyon geçmişi, raporlama yapıları, performans değerlendirme geçmişleri ve diğer kritik çalışan bilgileri.

Şirket ile ilgili belgeler:

Bu içerir çalışan el kitapları, acil durum tahliye prosedürleri ve güvenlik kuralları gibi öğeler.

Faydalar yönetimi:

Kayıt, durum değişiklikleri ve kişisel bilgilerin güncellenmesi dahil olmak üzere sosyal yardım yönetimi isteyeceksiniz. İdeal bir sistemde, çalışanların tatil takibi de dahil olmak üzere kendi bilgilerini aramalarını ve incelemelerini sağlayabilirsiniz.

Bordro ile tam entegrasyon:

Bu entegrasyon ayrıca diğer şirket finansal yazılımlarını ve muhasebe sistemlerini içerecektir. Bunlar bağlandığında, maaş çeklerinin doğru olduğundan emin olabilirsiniz. Resmi maaş oranının ne olduğu ile maaş bordrosunun bilgisi arasında hiçbir zaman kopukluk olmaz. Sistemler bütünleşmezse, bir sistemde bir maaşın diğer sisteme değil güncellenmesi kolaydır.

Başvuru takibi ve devam ettirme yönetimi:

Sisteminiz sorunsuz olduğunda, işe alan kişi işe alınan bir düğmeyi tıklatabilir ve başvuru sahibinden gelen tüm bilgiler işlerin çalışan tarafına aktarılır. Bu, çok zaman kazandırır çünkü veri girişi ve evraklarınız neredeyse kaybolur.

Bir başvuru sahibi başvuru yaparken kendi bilgilerini girerse, doğruluğunu sağlayabilirsiniz. Teklif mektubu, bordro sistemi ile aynı sistemden üretilirse, maaş kusursuz bir şekilde eşleşir ve yanlış anlaşılma olmaz.

Performans geliştirme planları:

Merkezi bir sistemde kayıtlı olmaları halinde plan yapmak yeterli değildir, o zaman çalışanı pozisyondan pozisyona kolayca izleyebilirler. Üst düzey liderlik, insanların nerede olduklarını ve bireysel patronlarının gelecekleri için arka arkaya planlama açısından ne planladıklarını görmek için raporlar yayınlayabilir.

Disiplin işlemleri:

Çalışan kuruluşunuzdan ayrıldıktan sonra bile, kimin askıya alındığını, indirgendiğini veya bunlara karşı başka olumsuz eylemlerde bulunduğunu takip etmek önemlidir. Bir şirket eski bir çalışan referansını aradığında ve sorduğunda, İK departmanındaki bir yöneticinin, kişinin rehire için uygun olup olmadığını araştırması ve raporlaması kolaydır.

Eğitim kayıtları:

Bu özellikle sertifikaların ve lisansların gerekli olduğu bir şirket için çok önemlidir. Diğer şirketlerde, eğitim kayıtları bu kadar önemli olmayabilir, ancak çalışanların gelişmesinde işten istedikleri önemli bir faktör olan bilgiye sahip olmanın yine de yararlı olduğunu görebilirsiniz.

Özetle, şirketlere en etkin şekilde hizmet veren İHİS bu bilgileri izler:

• katılım ve PTO kullanımı,
• zamları ve tarihi ödemek,
• ödeme notları ve tutulan pozisyonlar,
• performans geliştirme planları,
• eğitim aldı,
• Disiplin cezası aldı,
• kişisel çalışan bilgileri ve bazen
• yönetim ve kilit çalışanların başarı planları,
• yüksek potansiyel çalışan kimliği ve
• başvuru sahibi izleme, görüşme ve seçim.

Doğru HRIS'in Yararları

Etkili bir HRIS, şirketin çalışanlar, eski çalışanlar ve başvuru sahipleri hakkında izlemesi ve analiz etmesi gereken hemen her konuda bilgi sağlar. Şirketinizin bir İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi seçmesi ve ihtiyaçlarınızı karşılamak için özelleştirmesi gerekir. Şirketiniz bir büyüme yolundaysa, sizinle birlikte büyüyebilecek bir sistem seçin.

Temel bir HRIS uygulamak oldukça ucuz olmakla birlikte, uyguladığınız şeyin şirketinizin gerçek gereksinimlerini karşıladığından emin olun. Ciro raporlarını çalıştırabilmek ister misiniz? Kuruluş şemaları sonrası?

Yöneticilerin önceki performans değerlendirmelerine elektronik olarak erişmesine izin verilsin mi? İnsan Kaynakları departmanı aracılığıyla her şeyin yapılması gerektiğini mi istiyorsunuz yoksa yöneticilerin bilgiye kendileri erişmelerini mi istiyorsunuz?

Uygun bir HRIS ile İnsan Kaynakları personeli, çalışanların kendi çıkarları güncellemelerini yapmalarını ve değişiklikleri ele almalarını sağlar, böylece İK personelini daha stratejik işlevler için serbest bırakır. Ek olarak, çalışan yönetimi, bilgi gelişimi, kariyer gelişimi ve gelişimi ve eşit muamele için gerekli veriler kolaylaştırılmıştır.

Son olarak, yöneticiler yasal, etik olarak ihtiyaç duydukları bilgilere erişebilir ve raporlama çalışanlarının başarısını etkili bir şekilde destekleyebilirler. Sırayla yardımcı olmak için kendi raporlarını çalıştırabilir ve sisteme planlarını girebilirler.

İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi (HRIS), bir işletmedeki İnsan Kaynakları, bordro, yönetim ve muhasebe işlevlerinin veri girişi, veri izleme ve veri bilgileri ihtiyaçları için kullanılan bir yazılım veya çevrimiçi çözümdür.

Normalde veri tabanı olarak paketlenen yüzlerce şirket, bir çeşit HRIS satıyor ve her HRIS farklı yeteneklere sahip. Şirketinizde ihtiyaç duyduğunuz yeteneklere göre HRIS'inizi dikkatlice seçin.

HRIS Hakkında Daha Fazla Bilgi

• İnsan Kaynakları Bilgi Teknolojisi Nasıl Seçilir
• Başvuru İzleme Yazılımı
• İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi Çözümü