Bir Projenin Beş Aşaması

Çevik yaklaşımlar gibi bazı proje metodolojileri, sonraki aşamaları daha hızlı, yinelemeli döngülerde sıkıştırırken veya tekrarlarken, her aşamada çalışma her projede görünür ve belirgindir.

Resmi Projeler Beş Aşamalı Bir Süreci Takip Ediyor

1. başlatma: proje ekibi oluşumu, proje kiralama ve başlangıç.
2. Planlama: Proje kapsamını sonlandırma, ayrıntılı iş dağılımını tanımlama, riski değerlendirme, kaynak gereksinimlerini belirleme, takvimi tamamlama ve fiili çalışmaya hazırlama.
3. Yürütme: Proje tanımı ve kapsamı tarafından istenen fiili işi yapmak.
4. İzleme ve Kontrol: yürütme aşamasında kaynakların ve bütçelerin gerçek yönetimi, raporlanması ve kontrolü.
5. Proje Kapat: Projenin teslimi, alınan derslerin değerlendirilmesi, proje ekibinin ertelenmesi.

Geleneksel Proje Akışı

Projenin büyüklüğünden bağımsız olarak, aşamalar boyunca hareket aynıdır. Proje yöneticisini tanımlayan ve projenin önemini tanımlayan bir tüzük ile başlatılır ya da başlatılır.

Proje başlatıldıktan sonra, planlama aşamasına geçer. Burada, çekirdek ve çalışma ekipleri, proje kapsamını gerçekleştirmek ve tamamlanması zaman, maliyetler, kaynaklar ve riskler için tahminler ve değerlendirmeler geliştirmek için yapılması gereken işleri belirler.

Planlama aşamasından sonra çalışma başlar ve önceki ya da önceki faaliyetlerden ardı ardına gelen faaliyetlere geçmek için gerekli olan sırayla gerçekleşir. Proje bağımlılıkları bu aşamada önemli bir rol oynamaktadır.

Uygulama devam ederken proje yöneticisi ve ekip üyeleri, kritik yol faaliyetlerine önem vererek genel projeyi izler, rapor eder ve kontrol eder. Bu çalışma yürütme aşaması tamamlanıncaya ve proje müşteriye teslim edilinceye kadar devam eder.

Proje kapanış aşaması, üyelerin bir sonraki girişimlerine geçebilmeleri için teslimatı tamamlamayı, öğrenilen dersleri değerlendirmeyi ve proje ekibini ertelemeyi içerir.

Çevik veya yinelemeli gelişim tipi projeler için, planlama ve uygulama, kısa spurts veya sprintlerde, proje müşterinin memnuniyetini tamamlayana kadar tekrar eden aşamalarla gerçekleşir.

başlatma

Sağlam bir proje başlangıcı, projenizi yalnızca başarıya hazırlamayacak, aynı zamanda gelecekteki tüm aşamalar için zemin hazırlayacaktır. Başlatma sırasında, proje ekibi üyelerine atanmalarını sağlayacak, genel proje hedefleri hakkında onları bilgilendirecek ve projeyi verimli bir şekilde planlayabilmeniz için müşteriye veya proje sahibine mümkün olduğunca çok soru soracaksınız. Ayrıca, proje hakkında takım coşkusu oluşturmak ve proje planlamasını etkileyebilecek son dakika detaylarını toplamak için iyi bir zaman. Ek adımlar şunları içerir:

• Paydaş analizi
• Yönetici sponsorunun atanması
• Charter doküman geliştirme ve iletişim
• Resmi başlangıç ​​toplantısı

Planlama

Projeyi başlatıp ilgili tüm bilgileri topladıktan sonra, projenizi planlamaya başlayacaksınız. Planlama aşaması, projenizin büyüklüğüne, ne kadar bilgiyi düzenlemeniz gerektiği ve ekibinizin ne kadar büyük olduğuna bağlıdır. Planlamanın sonucu, herkesin görevlerini yerine getireceği açık bir proje planı veya programı olmalıdır. Microsoft Project veya Basecamp gibi bir proje planlama programının kullanılması, bir projeyi planlarken son derece yararlıdır. Bu programlardan birine erişiminiz yoksa, ücretsiz proje planlama yazılımı için çevrimiçi bir genel arama yapın.

Bir proje planlama programı kullanmak faydalı olsa da, her zaman gerekli değildir. Planınızı oluşturmak ve takıma iletmek için Excel ve Word'ü kullanmak aynı derecede etkilidir. Planlama aşamasındaki özel görevler şunlardır:

• İlgili çeşitli paydaşlar için bir iletişim planı oluşturmak.
• Detaylı bir iş analizi yapısı geliştirilmesi.
• Kritik yolun belirlenmesi.
• Kaynakların proje planına çizilmesi ve projenin bağımlılıklarına ve kaynak kısıtlamalarına dayanarak çalışmanın sıralanmasının iyileştirilmesi.
• Detaylı bir program geliştirmek.
• Riskleri değerlendirme ve bir risk önceliklendirme ve azaltma planı geliştirme.

infaz

Artık sağlam bir proje planınız olduğuna göre, ekip projeyi kendi görevlerine göre yürütmeye başlayabilir. Herkesin işi yapmaya başladığı aşama. Herkesin projenin bir bölümünü yürütmeye başlamak için ihtiyaç duydukları şeye sahip olmalarını sağlamak için icra aşamasını şahsen toplantılarla resmi olarak başlatmak isteyeceksiniz. Ekibi doğru yolda başlatmak, bir projenin başarısının ayrılmaz bir parçası olduğundan, program ve iletişim planını açıkça belirtin.

İzleme ve Kontrol

Proje yürütme aşamasındayken, planlandığı gibi ilerlemesini sağlamak için izlemeye ve kontrol etmeye başlayacaksınız. Bir projeyi izlemenin ve kontrol etmenin çeşitli yolları vardır. Takım liderleriyle yapılan günlük check-inler, günlük "stand-up" lar veya daha resmi haftalık statü toplantıları düzenlenir. Bu toplantılardan veya iletişim kanallarından çıkan bilgiler, geri bildirim döngüsünü ve nihayetinde proje için gerekli olan yeniden planlama ve düzenlemeleri bilgilendirecektir. Bu aşamada ek önemli aktiviteler şunlardır:

• Paydaşların proje durumuyla ilgili farkındalığını sağlamak için önceden oluşturulmuş iletişim planınıza uymak.
• Çalışma ekiplerini ve çalışma etkinliklerini kritik yolda izlemek.
• Faaliyetleri paralel veya gerektiğinde hızlı bir şekilde izleyerek veya tamamlayarak zamanlama performansını iyileştirme fırsatlarını belirlemek, kaynakları ekleyerek zamanlamayı azaltmak.
• Fiili ve planlanan masrafları izlemek.
• Bazı durumlarda, proje planı için kazanılan değerin izlenmesi, hesaplanması ve raporlanması.
• Riskleri izleyin ve azaltın ve risk planını gerektiği gibi düzeltin.

Proje Kapat

Projenizin tüm detayları ve görevleri müşteri veya proje sahibi tarafından tamamlanıp onaylandıktan sonra; Sonunda projeni kapatabilirsin. Bir projenin kapanması, başlangıcı, planlaması ve uygulaması kadar önemlidir. Projedeki tüm bilgileri belgelemek ve düzenli bir şekilde düzenlemek isteyeceksiniz, böylece gerektiğinde geri dönebilirsiniz. Ayrıca, tüm ekip üyelerinin proje boyunca neyin doğru gittiğini veya neyin yanlış gittiğini düşünebilmeleri için proje sonrasında bir ipotek düzenlemenin tam zamanıdır. Ayrıca, sonucun diğer proje üyeleriyle paylaşılabilmesi ve bir proje geçmişi klasöründe dosyalanabilmesi için belgelendirilmesi gerekir.

Son olarak, firmanızın politikasının belirttiği şekilde geri bildirim ve performans değerlendirmeleri sağlayarak proje ekibini resmi olarak ertelemek önemlidir.