Başarılı Bir Projenin 5 Temel Unsuru

01 Taahhütlü bir Proje Sponsoru

Proje sponsoru, organizasyonda projeye sahip olan üst düzey kişidir. Kararlı bir proje sponsoru, projenin başarılı olmasını ve başarının gerçekleşmesini sağlamak için ne yapabilirse yapmasını bekler.

Bir proje sponsoru, projeyle ilgili dört temel sorumluluğa sahiptir. İlk olarak, sponsor projeyi savunuyor. Proje ekibine herkese açık ve özel bir şekilde tezahürat yapar. İkincisi, sponsor proje yöneticisini destekler. Bir proje yöneticisi engellilerin kaldırılması gerektiğinde, destekleyiciyi yardım istemeye çağırır, çünkü destekleyici olayları gerçekleştirmek için örgütsel kısma sahiptir. Üçüncüsü, sponsor kaynakları doğrudan sağlamak veya kaynakları almak için diğer üst düzey insanlarla çalışarak kaynakları hizalar. Destekleyici bir proje için güçlü bir şampiyon olduğunda, destekleyicinin önemli kaynaklara katkıda bulunma olasılığı daha yüksektir. Dördüncü olarak, sponsor karar vermeyi kolaylaştırır. Proje ekibi durduğunda, sponsor kararı verebilir veya kararı verebilir.

Destekleyici proje yöneticisi ile sürekli iletişim halinde olmaktan haberdar olur. İkisi, sponsorun ne zaman adım atması ve destekleyicinin proje yöneticisini destekleme konusundaki sorumluluklarını daha zor kullanması gerektiğini belirlemek için birlikte çalışır. Örneğin, bir proje yöneticisi kuruluşun finans departmanından bilgi almakta zorlanabilir. Proje sponsoru, baş mali memuraya durum hakkında yaklaşabilir ve bilgi alma görevinin rakip görevlerin üzerinde öncelikli olmasını isteyebilir.

02 Açık Hedefler ve Kapsam

Bir proje üzerinde çalışma yapılmadan veya planlanmadan önce, proje sponsoru projenin hedeflerini ve kapsamını açıkça belirtmelidir. Hedefler, projenin gerçekleştirmesi gereken büyük şeylerdir. Örneğin bir yazılım geliştirme projesi alın. Bir insan kaynakları departmanı, bordroyu yönetmek için iyi bilinen bir özelleştirilebilir işletme yazılımı kullanır. Organizasyon öğrenme yönetimi için bir modül eklemek istiyor. Projenin hedefleri, öğrenme yönetimi yazılımını kurumun iş ihtiyaçlarına göre özelleştirmek ve mevcut bordro sistemiyle entegre etmektir.

Kapsam projenin parametrelerini tanımlar. Yazılım projesi örneği ile devam etmek; Bu projenin kapsamı, öğrenme yönetim sistemini devreye sokmak ve onu bordro sistemine entegre etmekle sınırlıdır. Çoğu zaman, kapsamı dışında olanı anlamak için kapsam dışında olan şeylerin belirlenmesi yararlı olur. Bu proje için başka modüller eklemek kapsam dışındadır. Muhasebe departmanı proje yöneticisine gelemez ve faturalama, alacak hesapları veya ödenecek hesap modülleri talep edemez.

Proje tanımlandıktan sonra bir modül eklemek, kapsamın kaymasına izin verir. İyi proje sponsorları ve proje yöneticileri kapsamın sürünmesine karşı korur ve proje ortasında kapsam eklemek için isteksizdir. Bir projenin kapsamını artırmak, projenin zaman ve para gibi kaynaklara olan gereksinimini artırır. Ek olarak, ek kapsamda çalışmak iş ürünlerinin kalitesini riske sokar.

03 İyi Bir Proje Yöneticisi

Bir proje yöneticisi, bir projeyi tamamlamak için çalışmaları planlar ve kaynakları düzenler. Bu kişi vizyonu belirleyen proje sponsoru ile bunu gerçekleştiren proje ekibi arasındaki bağlantıdır. Uygun ve zamanında, proje yöneticisi girdi sunabilmek için paydaşları getirir.

Proje yöneticileri genellikle projeyi ilerletmelerine yardımcı olan aşağıdaki özelliklere sahiptir:

• Proje yöneticileri planlamacılardır. İşin sırasını düşünürler ve takım eldeki görevi tamamladıktan sonra ne olması gerektiğini bilirler. İyi planlar yaparlar ancak ne zaman esnek olunacağını ve bir plandan ne zaman ayrılacağını da bilirler.
• Proje yöneticileri güvenilirdir. Başkalarının çalışmalarına bağlı olarak elde ettikleri başarılarla, proje yöneticileri, iyi niyet ve yetkinliklerine güvenmek için insanlara ihtiyaç duyarlar. Proje yöneticisi ile proje sponsoru arasındaki ilişkide güven özellikle önemlidir.
• Proje yöneticileri dışa dönük olma eğilimindedir çünkü işlerinin büyük çoğunluğu iletişim kurmayı içerir.

İnsanları taahhütlerine karşı sorumlu tutarlar. İşte bir örnek. Bir proje ekibi üyesinin amiri, proje yöneticisine, ekip üyesinin haftada dört saatini projeye tahsis edebileceğini söyledi. Bu ekip üyesi arka arkaya iki haftalık toplantıyı kaçırdı ve iş dağılımı yapısındaki görevlerinde hiçbir ilerleme kaydetmedi. İlk kaçırılan toplantıdan sonra, proje yöneticisi, devamsızlığı ve cevapsız teslim tarihlerini görüşmek üzere ekip üyesi ile bir araya geldi. Ekip üyesi daha öncelikli olduğunu söyledi. Proje yöneticisi bunun doğru olmadığından şüpheleniyordu, bu yüzden ikinci cevapsız toplantıdan sonra, proje yöneticisi ekip üyesinin danışmanıyla bir araya geldi. Denetim otoritesi, proje yöneticisine, takım üyesinin davranışının tersine döneceğinden emin olacağını söyledi.

04 Katılımlı Menfaat Sahipleri

Bir projedeki paydaşlar, projenin başarısına hak kazanmış, ancak proje ekibinin üyesi olmayan kişilerdir. Proje yöneticisi veya proje ekibi üyeleri gibi proje hakkında günlük olarak düşünmezler, ancak kritik kararlar ve projenin hedeflerine yönelik genel ilerleme konusunda döngüde olmak isterler.

Paydaşların proje faaliyetlerine ayak uydurma motivasyonları vardır, ancak bunları projenin hedeflerine doğru ilerletecek şekilde devreye sokmak proje yöneticisinin sorumluluğundadır. Çoğu durumda, bunu yapmak, çok fazla giriş yapma ile çok az giriş alma arasında hassas bir denge kurar. Menfaat sahipleri her karara ağırlık veremezler. Bu projeyi hızlandıracak ve her kararı bir mücadele haline getirecekti. Tersine, neredeyse her projenin önemli bir yönü paydaşları tatmin ettiği için paydaşlar kapatılamaz.

05 Özel Proje Ekibi Üyeleri

Proje ekibi üyeleri, projenin çalışmasını yerine getirir. Çoğu zaman, proje ekibi üyeleri düzenli görevlerinin üstündeki bir projeye atanır; bu, projenin getirdiği ek işleri telafi etmek için başka çalışmalarda indirim yapılmaması anlamına gelir. Proje yöneticileri, ekip üyelerinin bu konuda süpervizörleriyle müzakere etmelerine yardımcı olabilir, ancak proje yöneticisinin proje ekibi üyelerinin proje dışındaki sorumlulukları üzerinde kontrolü yoktur.

Ekip üyelerinin projeye bağlılığı çok değerli. Bağlılık olmadan, son tarihler kayar ve iş ürünleri iyi kalitede değildir. Özel ekip üyeleri, projenin hedeflerini zamanında, bütçe dahilinde ve kalite beklentileri doğrultusunda gerçekleştirmek için motive olurlar.