Bir Projeyi Nasıl Başarılı Bir Şekilde Yönetirsiniz?

Tebrikler! Yeni önemli bir projenin sorumluluğunu üstlendin. Açıkçası, patronunuz bu fırsatı, becerilerinize olan güven oyu olarak sunmaktadır. Heyecanlı olduğunuzda, bu, genel bir projeden ilk defa sorumlu olmanız ve biraz korkutucu.

Aklınızdan geçen birkaç soru:

• Nasıl başlarım?
• Projeyi başlangıçtan kapanmaya taşımak için gerekli adımlar nelerdir?
• Yüksek performanslı bir proje ekibini nasıl kurarım?
• Bu süreçte kimlerden yardım isteyebilirim? Yönetici sponsoru var mı?

Bu ipuçları, kuruluşa özgü bir etkinlik için bir projeye, komiteye veya ekip inisiyatifine liderlik edecek yeni kimseye yardım etmeye odaklanır. İster tatil partisi düzenliyor olun, ister yeni ürün geliştirme girişimlerinin öncüsü olun, başarı olasılığınızı daha da yükseltmek için proje yönetimi araçları ve süreçleri vardır.

Proje Sürecinin 5 Aşaması:

1. başlatma: Projeyi başlatmak.
2. Planlama: Projenin tüm çalışmalarını planlama.
3. Yürütme: aslında işi yapıyorum.
4. Yönetme ve kontrol etme: proje süresince yaptığınız tüm çalışmaları ilerlemeyi izlemek için.
5. Kapanış: projeyi tamamlamak ve teslim etmek ve ekibi ertelemek.

Bu adımlar her proje için aynıdır.

13 Proje Acemi için Temel Adımlar:

1. Kapsamı tanımlayın:Herhangi bir projedeki ilk ve en önemli adım, projenin kapsamını tanımlamaktır. Yapmanız ya da yaratmanız gereken şey nedir? Projenin amacı nedir? Aynı derecede önemli, projenizin kapsamına girmeyenleri tanımlamaktır. Patronunuzdan yeterince tanım alamazsanız, kapsamı kendiniz netleştirin ve onay için üst kata geri gönderin. Örnek iş konusunun biraz dışında olsa da, hepimiz bir düğün töreni ile ilgili olabiliriz. Bir düğün resepsiyonunu planlarken, kapsamınız dahilinde olabilir: akşam yemeği, açık bar, düğün pastası ve belirli bir tarihe göre 20.000 $ 'ı geçmeyecek şekilde dans etmek için canlı bir müzik grubu ile 100 kişi için bir düğün resepsiyonu hazırlamak.

1. Kullanılabilir Kaynakları Belirle:Proje hedeflerine ulaşmak için hangi insanlara, donanıma ve paraya sahip olacaksınız? Bir proje yöneticisi olarak, genellikle bu kaynakları doğrudan kontrol edemezsiniz, ancak bunları matris yönetimi yoluyla yönetmek zorunda kalırsınız.
2. Zaman Çizelgesini Anlayın:Proje ne zaman tamamlanmalı? Proje planınızı geliştirirken, proje süresince zamanın nasıl kullanıldığı konusunda bir miktar esnekliğe sahip olabilirsiniz, ancak düğünler için olduğu gibi, genellikle son tarihler belirlenir. Zamanlamayı karşılamak için fazla mesai saatlerini kullanmaya karar verirseniz, bunu bütçenizin sınırlamaları karşısında tartmalısınız.

1. Proje Ekibinizi Birleştirin:Ekibindeki insanları bir araya getir ve bir diyalog başlat. Onlar teknik uzmanlar. Bu yüzden fonksiyonel danışmanları onları projeye atadı. Göreviniz ekibi yönetmek.
2. Çalışmanın Detaylandırılması, Bölüm 1:Projeyi tamamlamak için oluşturulması gereken ana parçalar veya bileşenler nelerdir? Örneğin, bir düğün resepsiyonu yüksek seviyede gerektirir: bir resepsiyon salonu, yiyecek, içecek, pasta, misafir ve eğlence. Tabii ki, bu büyük öğelerin her biri birçok ek öğeye ayrılabilir. Bu bir sonraki adımdır.

1. Çalışmanın Detaylandırılması, Bölüm 2: Yukarıdaki düğün resepsiyon örneğimizde, muhtemelen farklı bileşenlerden sorumlu bir ekibiniz veya kişiniz var. Her bir ana maddeye ulaşmak için gerekli detayları açıklamak için ekip üyelerinizle birlikte çalışın. Yiyeceklerden sorumlu kişi, seçenekleri, maliyet sınırlamalarını anlamalı ve kapsamı gerçekleştirmeyi destekleyen seçimler yapmalıdır.. Büyük adımların her birinde küçük adımları listeleyin. Daha fazla ve daha ayrıntılı adımlara ne kadar derin girdiğiniz, projenizin büyüklüğüne ve karmaşıklığına bağlıdır.

1. Bir Ön Plan Geliştirin:Tüm adımlarınızı bir plana yerleştirin. Bunu yapmanın iyi bir yolu, hangi öğelerin diğer öğelerden önce gelmesi gerektiğini tanımlayan bir öncelik tablosu kullanmaktır. Resmi proje yönetimi uygulamaları, bir ağ diyagramı olarak adlandırılanın geliştirilmesi ve kritik yolun tanımlanması için çağrı yapar. Bu sizin ihtiyaçlarınız veya bilgi seviyenizin ötesinde olsa da, asıl mesele, faaliyetleri doğru sıraya dizmek ve ardından kaynakları faaliyetlere ayırmaktır. Sorulacak sorular şunları içerir: İlk önce ne olur? Bir sonraki adım nedir? Farklı kaynaklar ile aynı anda hangi adımlar devam edebilir? Her adımı kim yapacak? Ne kadar sürer? Sizin için bu ayrıntıların çoğunu otomatikleştirebilecek birçok mükemmel yazılım paketi var. Benzer pozisyonlarda başkalarına ne kullandıklarını sorun.

1. Temel Planınızı Oluşturun:Ön planınız hakkında ekibinizden ve diğer tüm paydaşlardan geri bildirim alın. Zaman çizelgenizi ve çalışma planlarınızı projeyi uygun zamana uyacak şekilde ayarlayın. Bir taban çizgisi planı hazırlamak için ön planda gereken ayarlamaları yapın.
2. Proje Ayarlaması İsteği:Bir projeye atanan neredeyse hiçbir zaman yeterli zaman, para veya yetenek yoktur.İşiniz, insanların beklediğinden daha sınırlı kaynaklarla daha fazlasını yapmak. Ancak, çoğu zaman gerçekçi olmayan bir projeye uygulanan sınırlamalar vardır. Davanızı yapıp patronunuza sunmanız ve bu gerçekçi olmayan sınırların değiştirilmesini istemeniz gerekir. Projenin başlangıcındaki değişiklikleri isteyin. İhtiyacınız olan değişiklikleri istemek başınız belaya girene kadar beklemeyin. Ancak, projeniz bir düğün içeriyorsa, birçok önemli değişikliği isteyerek başarılı olmayı beklemeyin!

1. Planını Çalış, Ama Bunun İçin Ölme:Planın yapılması önemlidir, ancak plan değiştirilebilir. Her sabah işe gitme planın var. Bir kavşak bir kazayla engellenirse, planınızı değiştirir ve farklı bir yol izlersiniz. Aynı şeyi proje planlarınızla yapın. Bunları gerektiği gibi değiştirin, ancak kapsamı ve kaynakları daima aklınızda tutun.
2. Takımınızın Gelişimini İzleyin:Projenin başlangıcında çok az ilerleme kaydedeceksiniz, ancak daha sonra herkesin ne yaptığını izlemek için başlayacaksınız. Bu, sorun çıkmadan sorunları yakalamayı kolaylaştıracaktır.
3. Her Şeyi Belgeleyin:Kayıtları tutmak. Temel planınızı her değiştirdiğinizde, değişimin ne olduğunu ve neden gerekli olduğunu yazın. Projeye her yeni bir gereksinim eklendiğinde, gereksinimin nereden geldiğini ve zaman çizelgesinin veya bütçenin bu sebeple nasıl ayarlandığını yazın. Her şeyi hatırlayamazsınız, bu yüzden onları yazın, böylece proje sonu incelemesinde onları araştırabilecek ve onlardan öğrenebileceksiniz.
4. Herkesin Bilgilendirilmesi:Tüm proje paydaşlarını ilerlemelerden haberdar edin. Her bir kilometre taşını tamamladığınızda başarınızı bilmelerini sağlayın, ancak ortaya çıkar çıkmaz onları da sorunlardan haberdar edin. Ayrıca, ekibinizi bilgilendirin. Eğer değişiklikler göz önünde bulundurulursa, ekibe olabildiğince ileri olarak onları söyle. Takımdaki herkesin, başkalarının ne yaptığını bildiğinden emin olun.

Alt çizgi

Bir proje girişimini yönlendirmek için resmi bir proje yöneticisi olmanız gerekmez. Bununla birlikte, proje yönetimi araçlarını ve mantığını, amaçlarınızı açıklama, çalışmayı ayrıntılandırma, ekip oluşturma ve işi yürütme ve izleme çalışmalarına uygulamalısınız. Başarının en iyisi!