Her Yeni Program Yöneticisinin Bilmesi Gereken 10 Şey

Program yönetimi ödüllendirici ve iyi ücretli bir kariyer seçimidir, ancak aynı zamanda zorlu bir rol olabilir. İlk program yönetimi işini yeni aldıysanız veya bir program yönetimi kariyerine atlamanız gerekip gerekmediğini bilmek istiyorsanız, kariyerin ne anlama geldiğini anlamak önemlidir. Bir program yönetimi rolüne başlamadan önce her yeni program yöneticisinin bilmesi gereken bu 10 şeyi göz önünde bulundurun.

Program Yönetimi Proje Yönetimi ile Aynı Değil

Proje yönetimi, iş planlama, görev ve kaynakları organize etme, süreçleri kontrol etme ve belirli bir amaç sunma ile ilgilidir. Yeni bir ofis açmak, yeni bir uygulama başlatmak veya bir Olimpiyat stadyumu inşa etmek olsun, projelerin belirli bir başlangıcı, ortası ve bitişi açık bir hedeflere sahiptir.

Program yönetimi farklıdır ve genellikle daha geniştir. Bir program yöneticisi, her biri kendi proje ekibine ve proje yöneticisine sahip olabilecek bir seferde birden fazla projeyi denetleyebilir. Bu projeler bir arada, zaman içinde kuruma değerli bir şey sunmak için tasarlanmış daha büyük bir programın parçası olabilir.

Belirsizlik Bekleyin

Programlar kendiliğinden belirsizdir. Büyük resmin ne olduğunu biliyor olsanız da, başladığınızda sadece bir vizyon ifadesi. Oraya nasıl gidileceği ve uzun bir süre boyunca hangi projelerin gerekli olacağı konusunda kesin yol, ilerledikçe çalışmak zorunda olduğunuz bir şeydir.

Bildikleriniz için ayrıntılı planlama ile başlayacaksınız ve daha yakına geldikçe bunun nasıl ele alınacağına dair bir resim oluşturacaksınız. Planlama ve dağıtım ufkunuzu daha ileri gidemeyinceye kadar kademeli olarak genişletin.

Sonraki adımları planlamak için düzenli aralıklarla süreyi engelleyin. Bu fırsatı, iş değeri sağlamak için hala yolunda olduğunuzdan emin olmak için de kullanabilirsiniz.

Tükenmişlik için Dikkat

Bir proje bir yıl içinde bitebilirken programlar görünüşte belirsiz olarak uzayabilir.

Program yöneticileri takımlarını tükenmişliğe karşı korumalıdır. Sonsuza kadar en yüksek hızda çalışamazsınız, bu nedenle personelinizin çalışmama süresinin yeterli olmasını sağlayın. Bu, daha az sayıda teslim alınabilecek daha sessiz ve iş yerinden ayrılmak için yeterli süre içermelidir.

Hastalık iznini yakından yönetin, fazla mesai raporlarınızı izleyin ve yıpranmayı kesmek ve yetenekli insanlarınızı programın ömrü boyunca tutmak istiyorsanız, ekibinizin refahının çok önemli olduğuna dikkat edin.

Hızı Yönetmeniz Gerekiyor

Uzak bir tamamlanma tarihi olan bir program sunarken, işin hızını yönetmeniz gerekir.Hızı birkaç yıl boyunca korumak zordur, bu nedenle bir program yöneticisi olarak rolünüz öncelikleri ve projeleri dengelemektir, böylece düzenli olarak alınabilecek ölçülebilir çıktılar elde edilir.

Hızlı kazancınızı ve daha büyük resim hedeflerine doğru istikrarlı ilerlemeyi karıştırın. Bu, ekibin ilerlemekte olduğunuzu görmesine yardımcı olur ve motivasyonunuzu yüksek tutmak için paylaşacağınız kısa vadeli başarı hikayeleri olmasını sağlar. Son olarak, yatırımcıların ve üst düzey yöneticilerin ilerleme kaydedildiğini görmesine yardımcı olur.

Takımınızı Başarı için Eğitin

Programlar genellikle bir kuruluş için yeni, benzersiz veya dönüştürücü bir şey sunar. Bu tür girişimler üzerinde çalışmanın zorluklarından biri, gerekli tüm görevleri ve projeleri tamamlayabilmeniz için muhtemelen kurum içi becerilere sahip olmamanızdır.

Bu tamam ve beklendiği gibi. Yeni bir program yöneticisi olarak göreviniz, sahip olduğunuz insanları rahatsız edebilmenizi, eğitebilmenizi ve geliştirebilmenizi sağlamak ve böylece tüm kaynak gereksinimlerini karşılayabilmektir.

Sınırlı bir süre için yalnızca belirli bir kaynağa ihtiyaç duyduğunuz bazı alanlar olabilir. Örneğin, bir hafta boyunca ihtiyaç duyduğunuz bir beceriye sahipseniz, personelinizden birini bir forklifti nasıl kullanacağınızı eğitmeyeceksiniz. Bununla birlikte, şirketinizin çevrimiçi varlığının yönetilme biçimini değiştiriyorsanız, sosyal medya veya arama motoru optimizasyonu hakkında bazı uzmanlıkların yanı sıra, web sitesi geliştirme becerilerinin de yerinde olması önemlidir. Bunlar, işletmenin uzun vadede güveneceği becerilerdir.

Bunlardan hangisinin takıma dahil edilmesi gerektiğine ve hangilerinin dış kaynaklı olması gerektiğine ilişkin kararlar alın, ardından programınızın her proje sunarken çıktıları yönetmeye hazır olması için gereken eğitim ve işe alım görevlerini verebilmesini sağlayın.

Yönetişim Daha Karmaşık

Bir proje yönetimi geçmişinden gelmişseniz, yönetim sizin için sürpriz olmaz. Karar vermenin doğru şekilde yapılmasını ve doğru kişilerin katılımını sağlamak için proje ve program yapılarının düzenlenme ve kontrol edilme şeklidir. İşin genel iş vakasına uyacak şekilde ilerlemesini sağlamak çok önemlidir ve insanların hesap verebilir olmasını sağlar.

Yönetişim ayrıca proje yönetim ofisi ve üst düzey yöneticilerin bir programın fayda sağlamak için yolda olmasını sağlayabilir. Ayrıca, bu faydaların artık elde edilemeyeceği gösterilebilirse, projelerin kapatılması veya tüm bir program için resmi bir yol sağlar.

Yönetişim program ortamında proje ortamından daha karmaşıktır. Proje kurulları ve yönlendirme grupları normalde yönetici düzeyinde üyeliğe sahiptir. Bu, bir programın sonucunun normalde işletme dönüşümü olması nedeniyle beklenmelidir.

Planlama Daha Zor

Bir programa dahil olan proje yöneticileri, genellikle proje planlarını bir araya getirirler, daha sonra program yöneticisi olarak sizin yönlendirmeniz altında bir program yönetim ekibi karşılar ve planlar entegre edilir.

Söylemesi yapmaktan daha kolay. Projeler ve proje görevleri arasındaki bağımlılıkların belirlenmesini gerektirir. Sizi, tüm programın kaynak gereksinimlerine bakmaya ve kilit kişilerin uygunluğuna uygun aktivitelerle uğraşmaya zorlar.

Entegre program planınız oluşturulduktan sonra, onu bir Gantt çizelgesinde veya başka bir yazılım aracında izleyebilirsiniz. Proje yöneticileriniz projelerini gerçek zamanlı olarak izlerken, programdaki değişiklikleri yapmanız ve herkesi değişikliklerden haberdar etmek ve bunun çalışma alanları için bunun ne anlama geldiğini açıklamanız gerekecektir.

Her Satırı Planlamanız Gerekmiyor

Bir program yöneticisi olarak, ayrıntılı planlama yapmak için proje yöneticilerinize güvenirsiniz. Binlerce görevi olan bir programı izlemeniz pratik ya da arzu edilmez.

Program düzeyinde bir etkiye sahip olup olmayacağınızı göstermek için projelerin yeterince ayrıntılı bir taslak görünümüne ihtiyacınız var.

Bunu yapmanın en kolay yolu özel yazılım uygulamaları ile. Milyonlarca dolarlık programınızı temel bir elektronik tablo üzerinde yönetmeye çalışmak çok zor olurdu.

Temsilciye ihtiyacınız var

Yine de delegasyonda olduğunuzda, bir program yönetimi rolünde olmak, bu konuda daha da iyi olmanız gerektiği anlamına gelir.

İyi haber şu ki, bir proje yöneticileri ekibine sahip olmalısınız ve hatta dönüştürücü değişimlerinizi desteklemek için özel bir program yönetim ofisine sahip olabilirsiniz.

Bir program üzerinde yapılacak çok iş var ve tüm hareketli parçaların doğru zamanda birlikte hareket etmesini sağlamak için onu ayarlamak büyük bir çaba. Yalnız yapamazsınız ve denememelisiniz. Program başlangıcını yapmak için ne kadar zamana ihtiyacınız olduğunu hesaplayın ve ardından sizi destekleyecek bir ekibiniz olduğundan emin olun.

Program yönetim ofisinde kimseniz yoksa, program yönetim ekibine birisinin görevlendirilmesini isteyin. Onlar için yapacak çok şey var. Örneğin, proje koordinasyon rolündeki bir kişi, program düzeyinde gereken koordinasyonu sağlayacak ve sizi stratejik görevlere katılmaya özgür bırakacak şekilde mükemmel bir şekilde yerleştirilecektir.

Çatışmadan Korkma

Programların bir sürü ipi var. Zor paydaşlı projelerden görünüşte ulaşılmaz son teslim tarihlerine kadar her gün size çatışmalar için fırsatlar sağlayacaktır. Proje performansını bozan ve dikkat çekmeden önce bir çatışma durumundan kaçınmak için ihtiyaç duyulduğunda adım atmaya hazır olun.