Proje Yönetimi Lingo

Proje yönetimi çok sayıda jargon ve terminoloji ile gelen bir iştir. Tüm bunların ne anlama geldiğini öğrendikten sonra, tartışmaları takip etmek ve etkili bir şekilde katkıda bulunmak oldukça kolaydır. Başkalarının ne hakkında konuştuğunu anlayabilir ve doğru terimleri kendiniz kullanırsanız işte daha ciddiye alınmanıza yardımcı olabilirseniz, işyerinde güveniniz artacaktır. İşte bilmeniz gereken proje yönetimi terimleri için bir kılavuz.

Risk

‘Risk’, projenizde neyin yanlış olabileceği ile ilgili bir terimdir. Örneğin, yeni bir ofis bloğu inşa ediyorsanız, çelik fiyatı artabilir ve bunun bütçenizi etkileyebilir. Ancak yukarı çıkmayabilir. Aynı şekilde, yıllık kurumsal pikniğinizi dışarıda ağırlamayı planlıyorsanız, hava güzel olabilir ancak yağmur yağabilir. Kısacası, bir risk henüz gerçekleşmemiş bir şeydir.

Projenizi çevreleyen riskleri bilmek önemlidir, çünkü o zaman onlar için planlama yapabilirsiniz. “B Planı” nı veya beklenmedik durum planlarını ilk etapta meydana gelebilecek risklerden kaçınmaya çalışmak için eyleme geçirebilirsiniz. Çeliğin ve havanın fiyatı ile gerçekte onları engellemek için yapabileceğiniz pek bir şey yok, ancak yapmaları durumunda planlar yapabilirsiniz. Örneğin, bir kayan yazı kiralayabilir ya da piknik gününde yağmur yağarsa insanların iyi vakit geçirebilmesi için şemsiyelerle stok alabilirsiniz.

Konu

Sorunlar ve riskler genellikle proje ekibi üyeleri tarafından karıştırılır ve bu konular hakkında uygun bir şekilde konuştuğunuzdan emin olmak için bir proje yöneticisi olarak önemlidir. Bir risk, henüz gerçekleşmemiş bir şeydir, bir sorun ise olan bir şeydir. Sorunlar sadece proje ekibinizin karşılaştığı sorunlardır. Bunun geldiğini görmüş olabilirsiniz (ve başlaması risk olarak gördünüz) veya tamamen beklenmedik olabilir. Her iki durumda da, şimdi oldu ve bu konuda bir şeyler yapmak zorundasınız.

Kilometre taşı

Kilometre taşları, proje sırasında kilit anları işaretleyen zamandaki noktalardır. Sık sık şunlar için kullanılırlar:

• Aşama başlangıcı
• Bir evrenin sonu
• Büyük bir işin veya büyük bir işin sonu
• Belirli bir zaman içinde sabit bir son tarih belirtme
• Plana taşınmaz tarihler

Evde takviminize yazacağınız tarihin bir dönüm noktası olduğunu düşünün - test veya bitirme partisi gibi bir projedeki önemli anlar. Kilometre taşları Gantt grafiğinin dokuz bileşeninden biridir, bu yüzden bunları elmas olarak gösterilen proje programlarınızda göreceksiniz.

Sponsor

Proje sponsorunuz Proje Kurulunda oturur. Projeye sahip olan kişiler onlardır ve yardımları alırlar. Örneğin, fabrika ekibinin kullanması için yeni bir BT sistemi başlatıyorsanız, Fabrika Genel Müdürü proje sponsoru olacaktır. BT ekibi proje ekibinin bir parçasını oluşturacak ancak sponsorluk rolü üstlenmeyeceklerdir. Proje sponsoru, üst yönetim yönüne ihtiyaç duyduğunuzda başvurabileceğiniz kişidir. Bu şunlar için olabilir:

• Bir sorunun engelini kaldır
• Bazı kaynaklar bul
• Bütçeyi onaylayın
• Karar vermek
• Son şartname üzerinde anlaşmaya varın

Ve bunun gibi. Proje yöneticisi, hem hat yönetimi yapısı açısından hem de haftalık veya aylık (ya da gerçek zamanlı) proje raporlaması ile proje süresince sponsoru etkin bir şekilde raporlar.

paydaş

Paydaşlar, projenize dahil olan ve etkilenen diğer kişilerdir. Bazı projeler organizasyondaki her bölümü kapsayan geniş paydaş gruplarına sahip olacaktır. Diğerlerinin daha sınırlı bir kapsamı olacaktır. Bazı paydaşlar, hükümet veya düzenleyici kurumlar gibi kuruluşunuzun dışındadır.

Ayrıca, ilgili haberlerden haberdar olmaları gerekir. Çoğu paydaş, projenizde meydana gelen değişikliklere destek verecek (veya kararsız), ancak hepsi olmayacak. Projenizi açık kollarla karşılamayacak olan paydaşlarla tanışacaksınız.