Projeler ve İşler Arasında Her Zamanki 5 Fark

Bir proje üzerinde çalışıyor musunuz? Yoksa işinizin günlük faaliyetlerinin bir parçası olarak ne yapıyorsunuz?

Ekiplerdeki insanlarla konuştuğumda, sık sık bana bir proje üzerinde mi çalıştıklarını veya normal bir işlev olarak mı çalıştıklarını bilmiyorlar. Her ikisi de bir kuruluşta zorunludur ve eşit olarak geçerlidir, ancak üzerinde çalıştığınız şeyi anlamaya yardımcı olur, böylece kuruluşta nereye uyduğunu daha iyi görebilirsiniz.

Proje çalışması ile işletme arasında her zamanki (genellikle BAU olarak kısaltılır) çalışma olan beş ana fark vardır.

İşi Tanımlama ve İşletme Tanımlama

İlk olarak, değişimin nasıl ele alındığına dair bir fark var.

Her zamanki gibi işler, işi yönetir. Işıkları açık tutar, müşterilere hizmet eder ve hedefleri vururlar. BAU ekipleri ayrıca mevcut işlemlerin ne zaman işe yaramadığını ve artık kullanışlı olmadıklarını bilen ilk kişidir. Bu gerçekleştiğinde, BAU ekipleri değişim ihtiyacını belirler.

Bir stratejik gözden geçirmenin parçası olarak bir yönetici, bir birimin hedeflerine ulaşması için ne gibi değişiklikler yapılması gerektiğini önerebilir. Veya bir ekip üyesi değişiklik için bir öneride bulunabilir. Spektrumun diğer ucunda, bölümlerinin yıllık hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olmak için gerekli değişiklikleri yapmak üzere kıdemli bir yönetici tarafından üretilen tam bir iş durumunuz olabilir.

Sadece iş süreçlerini kolaylaştırmıyor. BAU rollerinde çalışanlar, düzenleyici çerçevedeki değişiklikler veya organizasyon için rekabetçi ortamın bir parçası olarak değişimin zorunlu olduğunu da fark edebilirler. Frontline personeli strateji sunmak için çalışıyor ve oraya ulaşmak için neyin farklı olmasını istediğini biliyor.

Öte yandan, projeler bu değişikliğin hayata geçirilmesine yardımcı olmaktadır. Projeler, proje yönetimini kullanarak BAU işlevlerine ve aracılığıyla değişiklik sunar. Hangi proje yönetiminin daha ileri düzeyde olduğunu netleştireceğiz. Proje organizasyonu BAU ekiplerinin belirlediği değişimi sağlamaya çalışıyor. Bu, proje normalde bir iş vakası ve üst yönetim onayı olan bir onay sürecinden geçtikten sonra gerçekleşir.

Bu, bir proje rolündeki kişilerin iş uygulamalarında hiçbir zaman iyileştirmeler öneremediklerini söyleyemez, ancak proje rollerinin bir parçası olarak değil, bir çalışan olarak kendi rolleri altında bunu yapacaklardır.

Ayrıca “işi değiştir, işi yönet” olarak özetlediğini de duyacağınız bu bölünme, projelerin sonunda da göze çarpıyor. Bir projenin yaptığı değişiklik bir çıktı sağlamaktır. Bu, yeni bir yazılım, bir bina, yeni bir hizmet veya başka bir şey olabilir. BAU ekibi, bunu sağlamaktan ve fayda sağlamak için iyi kullanmaktan sorumludur. Başka bir deyişle, proje fayda elde etme kabiliyetini sunar ve BAU operasyonları faydaları elde etmek için bu kabiliyeti kullanır.

Riski Azaltma ve Yönetme

Her zamanki fonksiyonların etkili olması için, BAU ekiplerinin operasyonlardaki tüm riskleri azaltmak için aradığını göreceksiniz. Daha iyi kurumsal istikrar ve tekrarlanabilir süreçler için belirsizliği iş dışında bırakmak iyi bir şeydir.

Özgün ve belirsiz olmaları nedeniyle, projeler bir risk unsuru gerektirir. Şirket, sadece değişimi ortaya koyan bir proje yaparak ve daha önce orada olmayan bir şeyi teslim ederek bilinmeyene bir adım atıyor.

Bu nedenle proje ekipleri riske BAU ekiplerinden farklı bir şekilde yaklaşmaktadır. Proje yöneticileri, en iyi sonuçları elde etmek için riski hem olumlu hem de olumsuz olarak yönetmeyi amaçlar. Bu, olabileceği ihtimalini sınırlandırmaya çalışmak için riski azaltmayı içerebilir, ancak diğer risk yönetimi stratejilerini de içerir. Bir projeye ilişkin riski asla ortadan kaldıramazsınız, ancak BAU çalışmanızın iyi operasyonel nedenlerinden dolayı bunu yapabilirsiniz.

Biri Zamana Bağlı, Diğeri Devam Ediyor

Projelerin başlangıç, orta ve bitiş tarihi vardır ve bir defalık bir etkinliktir. Bu proje yaşam döngüsüdür. Aslında, bir projenin en tanımlayıcı özelliği bitmesidir. Proje yöneticisi ve ekibi bu süre zarfında proje üzerinde çalışmaktadır. Sonunda, takım dağıldı.

BAU durmuyor ve devam ediyor. Elbette, artık bir iş için gerekli değilse, bir işlevi kapatabilir veya bir işlemi durdurabilirsiniz - bunun bir proje olarak yönetilmesine rağmen! Bir BAU işlevi, öngörülebilir bir bitiş tarihi olmayan devam eden işler üretir.

Büyük Harf Olmak veya Büyük Harf Olmamak

Projeler büyük harfle yazılabilir ve çoğu zaman BAU olamaz - normal iş olarak devam eden işiniz için işletme giderlerine güvenirsiniz. Başka bir deyişle, projeler ve diğer görevler için muhasebe işlemleri farklıdır.

Proje finansmanı genellikle bir varlığın hizmete sokulması ile ilgilidir - bu, maliyetlerin aktifleştirilmesi anlamına gelir. Bazı durumlarda, dünyanın neresinde olduğunuza ve yerel muhasebe düzenlemelerinize bağlı olarak, proje maliyetlerini hattın altına bile alabilirsiniz.

BAU masrafları normalde işlem (faaliyet giderleri) olarak kabul edilir ve şirketin kar zarar hesaplarında izlenir.

Genel olarak, proje finansmanı ve işletme finansmanı çok özel bir alandır, bu nedenle kuruluşunuzda neyin büyük harfle kullanılması ve neyin kullanılmaması gerektiği hakkında karar vermeden önce finans uzmanlarınızdan tavsiye almak her zaman en iyisidir. Muhasebe kuralları ülkeye ve hatta bireysel işletmelerin belirli süreçlere ve işleri yapma yollarına sahip olduğu organizasyonlara göre değişir.

Şüphe durumunda, her zaman kontrol edin!

İşlevsel ve İşlevsel Ekipler

Son olarak, proje ekiplerinin oluşturulmasında büyük bir fark var. Projeler, belirli bir çıktı sunmak için bir araya getirilen çok disiplinli uzman ekiplerini dahil etme eğilimindedir. Bir proje ekibini nasıl motive edeceğinizi bilmek önemlidir çünkü herkes başlangıçta belirli bir hedefi bilemez. İnsanlar ne üzerinde çalıştıklarını net bir şekilde anlamadılarsa, en iyi işlerini yapmama eğilimindedirler.

Proje ekipleri belirli rolleri dolduran insanlardan oluşur. Bunlar iş unvanları değil, proje içerisinde farklı sorumluluklara sahip pozisyonlardır. Bir proje ekibindeki ana roller şunlardır:

• Proje sponsoru
• Proje Müdürü
• Üst düzey tedarikçi (BT gibi bir iç ekip veya bir dış yüklenici veya satıcı olabilecek işi yapmaktan sorumlu kuruluş)
• Müşteri (bu, farklı bir departman yöneticisi gibi dahili bir müşteri veya bir müşteri hizmetleri organizasyonunda, projeyi teslim ettiğiniz müşteri olabilir)
• Konu uzmanları (proje süresince veya ekibin projenin başarısına katkıda bulunmak için uzmanlıklarını kullanan bir kısmı için ekibe giren kişiler).

Bir proje ekibindeki roller hakkında daha fazla bilgi edinin.

BAU çalışması ise işlevsel ekipler tarafından yönetilmektedir. Onlar kendi başlarına uzmandırlar, ancak bir bölüm olarak birlikte gruplanırlar. Normalde, diğer ekiplerle proje ekiplerinden daha az çapraz işlevli örtüşme vardır.

Hangi BAU ekiplerinin üzerinde çalışması gerektiği ve hedeflerin açık olduğu normal olarak çok açık. Departmanın şirkette oynadığı rol için hedefler ve vizyon belirleyecekler. Bir örnek, daha büyük bir müşteri hizmetleri bölümünün, ürününüzle ilgili müşterilerden gelen aramaları ve e-postaları ele alma işleminin bir parçası olarak çalışan bir müşteri hizmetleri ekibi olabilir.

Karmaşık çünkü çakışma olabilir. Örneğin, bu çağrı merkezindeki bir ekip lideri bu alanda uzmandır. Bir iş paketini yönetmek için bir proje ekibine ve müşteri iletişimiyle ilgili bir projenin bir parçasını sağlama ile ilgili kaynakları görevlendirebilirler. Ancak proje çalışmalarında, müşteri hizmetleri ekibi lideri değil, konu uzmanı rolünü üstleniyorlar. Bir proje ekibi üyesi olarak, proje bütçesinin bir kısmından sorumlu olacaklar ve çalışmanın nihai hedeflere ulaşmak için nasıl yapıldığına dair yüksek bir takdir yetkisine sahip olacaklar.

BAU rollerinde bu olmayabilir.

BAU ve Proje Çatışmaları

Proje çalışması ve BAU çalışması birbirleriyle hoş bir şekilde yan yana oturabilir, ancak çoğu zaman gerginlik olabilir. Projeler statükoyu değiştirmeye çalıştığı için olur. Statükoyu oldukça iyi çalışıyor ve çoğunlukla insanlar değişmekten hoşlanmazlar.

İkincisi, insanlardan proje ekibinize katılmalarını istediğinizde, bir sadakat çatışması yaşayabilirler. Günlük işlerine veya projeye ilk sorumluluğu var mı? Açık hedefler ve projeye yönetimden güçlü bir şekilde bağlılık, iletişim hatlarını açık tutmanın yanı sıra önceliklerin ne olması gerektiğini bilmeleri için burada yardımcı olabilir.

Üçüncüsü, işi devam ettirmek her zaman önceliktir. Finansman kesintilerini görebilecek proje ekipleri, BAU rollerine geri çekilen kilit kaynaklar ve zaman çizelgelerinde gecikme olduğu için bir örgütün var, çünkü kuruluşun günlük işlemlerini devam ettirmek odaklanıyor.

Proje yöneticileri bu konuda hayal kırıklığına uğrayabilir, ancak her zaman böyle olacak ve olması gerektiği gibi. Şirket bu arada zorla girerse fantastik bir proje sunmanın hiçbir anlamı yoktur ve yaptığınız şeyi kullanacak kimse kalmaz!

Bu kurallar göz önünde bulundurularak, projeler veya BAU veya her ikisi üzerinde çalışıp çalışmadığınızı görmek kolay olmalıdır.