Bir Proje Ekibinde Kötü Performansı Yönetmek için 5 Adım

Proje Yönetimi Sohbetleri 73 - Projelerde Bir Arada Olmayan Ekibi Yönetmek

İçindekiler:

01 Konuyu Doğrudan Ekip Üyesi ile Adresleyin
02 Takım Üyesine Davranışı Düzeltme Şansı Ver
03 Konuyu Ekip Üyesinin Şefine Artırın
04 Yine, Ekip Üyesi'ne Davranışı Düzeltme Şansı Verin
05 Sorunu Proje Sponsoruna Artırın

Proje ekipleri iyi çalıştıklarında çok şey yapabilirler. Bir proje yöneticisi iyi bir proje planına ve birlikte çalışmaya istekli olan ekip üyelerine sahip olduğu sürece, işler sorunsuz şekilde çalışır. Gerekli kaynaklar elde edilir, son tarihler karşılanır ve kalite en azından kabul edilebilir seviyededir.

Ekip üyeleri kararlaştırılan norm ve standartlara uymadığında, bir projenin zaman çizelgesi, kalitesi ve bütçesi tehdit altındadır. Projelerde düşük performans zaman zaman olur. Bunu yaparken, proje yöneticileri, projeye verdiği zararı en aza indirmek için bununla hızlı ve etkili bir şekilde ilgilenmelidir. Adressiz zayıf performans kendi başına kaybolmaz.

Performans sorunu çözülene kadar adımları sunuldukları sırayla takip etmek önemlidir. Performans düzeldiğinde, bir proje yöneticisinin artık adımları takip etmesi gerekmez. Sorun tekrar ortaya çıkarsa, proje yöneticisi adımları başlatmayı veya bıraktığı yerden devam etmeyi seçebilir. Bir proje yöneticisi, hangi eylemin gerçekleştirileceğine karar vermek için profesyonel yargı kullanmalıdır. Proje sponsorunun tavsiyesi gerekli olabilir.

01 Konuyu Doğrudan Ekip Üyesi ile Adresleyin

Bir proje ekibinin düşük performans göstermesinin ilk adımı, konuyu doğrudan ekip üyesine iletmektir. Proje yöneticisi, başkasını dahil etmeden önce, ekip üyesine özel olarak ne kararlaştırıldığını veya beklendiğini ve ekip üyesinin eylemlerinin bu standartları nasıl karşılamadığını anlatır. Sohbeti kişiye değil davranışa odaklayın. Ekip üyesi saldırıya uğradığını hissediyorsa, endişelerini dinlemesi pek mümkün değildir.

Bazen insanlar kötü performans gösterdiklerini bilmezler ve söylenmesi gerekir. Çoğu kişi biliniyorsa gerçek sorunları çözmeye isteklidir. Bir meslektaşımın makul beklentilerini karşılayıp karşılamadığını bilmek istemez miydiniz?

İkinizin nasıl ilerleyeceğine dair bir anlaşmaya gelin. Her ikinizin de gelecekte nasıl davranacağınız konusunda taahhütlerde bulunmanız gerekebilir. Örneğin, ne beklediğinizi iletmede daha kesin olmanız gerekebilir ve ekip üyesinin ne beklendiğini anlamadığında soruları netleştirmek için sorması gerekebilir. Davranışlarınızı değiştirerek, ekip üyesinden kendinize doğru iyi niyet elde edersiniz.

02 Takım Üyesine Davranışı Düzeltme Şansı Ver

Bir ekip üyesi rahatsız edici davranışlarını öğrendiğinde, ona düzeltmesi için bir şans verin. Projeyle ilerlerken, ekip üyesini başarı için kurmanın yollarını arayın. Örneğin, bir ekip üyesinin kayıp son tarihlerini tartıştıysanız, bir sonraki son tarihini vermesine yardımcı olmak için yapabileceğiniz herhangi bir şey olup olmadığını görmek için bir sonraki son tarihten önce ekip üyesiyle görüşün.

03 Konuyu Ekip Üyesinin Şefine Artırın

İkiniz arasındaki sorunu çözmeye çalışmak işe yaramazsa, bir sonraki adım, sorunu ekip üyesinin gözetmenine iletmektir. Süpervizöre giderken, performans sorununu açıklayın ve çözmek için attığınız adımları ana hatlarıyla belirtin. Durumu kendiniz halletmek için iyi niyetli bir çaba sarf ettiyseniz, çoğu süpervizör size yardım etmeye istekli olacaktır.

04 Yine, Ekip Üyesi'ne Davranışı Düzeltme Şansı Verin

Takım üyesinin amirini konunun farkına vardıktan sonra, şimdi takım üyesine davranışını düzeltmesi için bir şans daha vermeniz gerekir.

Bu davranış düzeltme sürecindeki noktalarda, adımları yinelemek isteyebilirsiniz. Örneğin, konuyu amirine gitmeden önce ikinci kez ekip üyesine getirmek isteyebilirsiniz. Bazen, bu makul bir eylemdir. Diğer zamanlarda, düşük performansı uzatırsınız. Her durum farklıdır, bu nedenle kararınızı ve muhtemelen proje sponsorundan veya patronunuzdan tavsiyelerinizi kullanırsınız.

05 Sorunu Proje Sponsoruna Artırın

Zayıf performans hala devam ediyorsa bıkmışsınızdır. Takım üyesine davranışı düzeltmesi için fırsatlar verdiniz ve o onları ezdi. Sorunu aşağıdan yukarıya doğru düzeltmek için elinizden geleni yaptınız, ancak şimdi yukarıdan aşağıya doğru düzeltmek için ağır atıcıyı getirmenin zamanı geldi.

Konuyu ekip üyesinin amirine sunduğunuzda olduğu gibi, sponsor için ilgili tüm bilgileri düzenleyin. Ne yapmasını istediğinizi bilen proje sponsoruyla toplantıya katılın. Sponsorun eşlerinden birinin ekip üyesine danışmanlık yapmasını istiyorsanız, söyleyin. Ekip üyesinin başkasıyla değiştirilmesini istiyorsanız, söyleyin. Sponsor size destek olmak ve projenin başarılı olması için ihtiyacınız olanı vermek için oradadır. Proje sponsoruna neye ihtiyacınız olduğunu söyleyin.

Sorunun proje sponsorunun müdahalesinde çözülemeyeceği konusunda ufak bir ihtimal var. Bu durumda, destekleyiciden sorunu çözmek için farklı eylem kursları denemesini isteyin. Sponsor sorunu çözmeyi kabul ettiğinde, sorunu çözmesine izin verin. Ancak, sorun hala bir sorun olduğunda sponsoru uyarmazsanız, sponsor çözemez.