Dokümantasyonun İnsan Kaynaklarında Önemi

Belgeleme, istihdam olaylarının yazılı ve tutulan kaydıdır. Bu kayıtlar hükümet ve yasal olarak zorunlu unsurlardan, şirket politikası ve uygulamasının gerektirdiği belgeler, en iyi insan kaynakları uygulamaları tarafından önerilen belgeler ve istihdam olaylarıyla ilgili resmi ve gayrı resmi kayıtlardan oluşmaktadır.

İstihdam Kaydı Hakkında Belgeler

Bir çalışanın dokümantasyon kaydı, eylemlerinin, tartışmalarının, performans koçluk olaylarının, tanık olduğu politika ihlallerinin, disiplin cezasının, olumlu katkıların, ödül ve takdirlerin, soruşturmaların, amaç ve hedeflerin yerine getirilmemesi, performans değerlendirme vb.

Bu kayıtların saklanması, işverenin ve çalışanın, belirli bir olay etrafında meydana gelen olayların ve tartışmaların yazılı bir geçmişini korumalarını sağlar. İstihdam ilişkisinin belgelenmesi, çalışanın terfi edilmesi, çalışanların maaş zammı ve iş akdinin feshi dahil olmak üzere disiplin cezası gibi eylemleri desteklemek için gerekli olabilecek yazılı bir kayıt sağlar.

Çalışanlar hakkındaki dokümantasyon, gerektiğinde, genellikle hem olumlu hem de olumsuzdur. Bu gerçek, yargılayıcı değil. Sahibin olayla ilgili görüş ve düşüncelerine dayanarak, meydana geldiği olayları tanımlar. Belgelerde ayrıca resmi çalışan tanıma sağlamak veya disiplin cezası almak gibi kayda değer durumlarda yapılan eylemler açıklanmaktadır.

Unutmayın, kayıtların zamanında, ayrıntılı ve doğru olması için olayın mümkün olduğu zamana yakın bir dokümantasyon oluşturmanız gerekir.

Yasal bir işlemde, bir çalışanın geçmiş performansıyla ilgili belgeler genellikle işverenin etkinlikten elde ettiği deneyimler için kritik öneme sahiptir. Amaç, tamamen olumsuz sonuçlara odaklanmadan çalışanın performansının adil bir resmini ortaya koymaktır.

Belge Türleri

Politikalar, prosedürler, çalışan el kitabı ve performans geliştirme planları aynı zamanda çalışanların kendilerinden ne beklendiğini bildiği düzenli ve adil bir iş yeri sağlamak için beklenen çalışan davranışlarını ve işyeri gereksinimlerini kaydeden dokümantasyon biçimleridir.

Kayıtlar ayrıca, sanık, suçlayıcı ve cinsel taciz gibi çalışanların suiistimalini içeren düşmanca işyeri olaylarına tanık olduklarının yazılı beyanlarıdır.

Bu belgede ayrıca imzalı iş başvurusu, yazılı iş referansları, özgeçmiş ve kapak mektupları gibi başvuru materyalleri ve geçmiş kontrolleri gibi kalıcı kayıtlar bulunur. Çalışan personel dosyasından ayrı tutularak, I-9 formu (çalışanın ABD'de çalışma uygunluğunu doğrulayan) gibi diğer evraklar da tıbbi kayıtlar, FMLA kayıtları ve benzerleri gibi muhafaza edilir.

Belgeleme ayrıca bir yöneticinin bir çalışanı ile bir yıl boyunca yaptığı görüşmeleri kaydında olduğu gibi gayrı resmi olabilir. Yöneticilerin bu belgeyi tüm rapor eden personeli üzerinde tutmaları önemlidir. Performans nedeniyle hiçbir çalışan seçilmemelidir. Bu, daha sonraki bir tarihte ayrımcılık olarak yorumlanabilir.

Belgeler resmi çalışanın personel dosyasında saklanabilir ve saklanabilir. Çalışanların, bir kopya aldıklarını ve içeriğini bütünüyle incelediklerini kabul etmek için bu belgeyi imzalamaları beklenir. Not: İmza, belgelerde yer alan ifadelerle uyuşma anlamına gelmez.

Belge Kullanımı

Olumlu ya da olumsuz olan kritik olayların belgelenmesi de, yöneticilerin belirli bir süre boyunca çalışanların performansının bir kaydını tutmaları için önerilmektedir.

Kuruluşlar sakladıkları belgeleri başka şekillerde kullanabilirler. Bunlar bir kaç isim için prosedürler, çalışma talimatları ve bilgisayar yazılımı talimatlarını içerebilir, ancak insan kaynakları fonksiyonunun amaçları için bunlar dokümantasyonun ortak kullanımlarıdır. Bir sonraki bölümde, uygun şekilde nasıl belgelendirileceği ile ilgili talimatlar verilmektedir.

Performans Belgesi Örnekleri

Bir çalışanın performansıyla ilgili dokümanlar, çalışanları disipline etmenize, sonlandırmanıza veya adil bir şekilde tanıtmanıza, ödüllendirmenize ve tanımanıza olanak sağlar. Belgelendirme olmadan, bu işlemlerin herhangi biri için bir dava açmak zordur ve işveren için potansiyel olarak risklidir.

İşveren, çalışanların ayrımcı muamelesiyle ilgili olası herhangi bir suçlamadan kaçınmalıdır. Tüm yasallıklar bir yana, iyi işverenler, çalışan hedeflerini ve kariyer planlarını adil, tutarlı ve destekleyici bir çalışma ortamı yaratmak istemektedir.

Bu ortam, yöneticinin çalışan performansının profesyonel dokümantasyonu ile desteklenir - hem kaba davranış hem de düzeltme veya iyileştirme ihtiyacı olan eylemler. Bunların nasıl belgelendirileceği daha önce detaylı olarak tartışılmıştır. Aşağıdaki durumlar size uygun belgelere daha fazla örnek verir.

Gecikme ve Devamsızlığı Belgelemek

Yanlış:

Mark genellikle işe geç kalır. Mark çok fazla iş özlüyor.

Sağ:

1 Nisan: Mark hastalandı ve sekiz saatlik işi kaçırdı.

4 Nisan: Mark, programın başlama saatinden iki saat sonra, sabah 10'da işe geldi.

6 Nisan: Mark bir doktor randevusu ayarladı ve sonra yeni bir fırının kurulmasını sağlamak için evde kaldı.

12 Nisan: Mark hastalandı ve sekiz saatlik işi kaçırdı.

Belgeleme Performansı

Yanlış:

Mary güvenilmez. Yapmayı taahhüt ettiği şeyi neredeyse hiç yapmaz.

Sağ:

2 Mayıs: Mary, bugünün haftalık toplantısında ürün teklifinin ilk taslağının incelenmeye hazır olacağına söz verdi. Mary beklendiği gibi taslak belge üretmedi. Çok meşgul olduğunu ve yardımına ihtiyacı olan kişilerin onunla geri dönmediğini söyledi.

Müdür cevap verdi: Hangi yardıma ihtiyacın vardı? Bilgi? Kim sana geri dönmedi ve onlardan neye ihtiyacın vardı?

Carl ve Michael, Mary'yi ilerlemeleriyle ilgili olarak güncellemeliydi.

Sizi bu kadar meşgul yapan şey, bağlılığınızı takip etmek için vaktiniz olmadı mı? Bunları yerine getirmek için sınırlı saatlerde çok fazla taahhütte bulunur.

Size yardımcı olmak için ne yapabilirim?

Taslak belgeyi ne zaman incelemeye hazır hale getireceksiniz?

Bu örnekler, yanlış yazılmış belgelere karşı etkili belgelerin nasıl göründüğüne genel bir bakış sunar. İşyerinizdeki politikaları, performansı ve olayları etkin ve yasal olarak belgelemek için bu tavsiyeye uyun.

feragat

Yetkili olmasına rağmen, verilen bilgiler doğruluk ve yasallık için garanti edilmez. Bu site dünya çapında bir izleyici kitlesi tarafından okunur ve istihdam yasaları ve düzenlemeleri eyaletten eyalete ve ülkeden ülkeye değişir. Yasal yorumunuzu ve kararlarınızı bulunduğunuz yer için doğru olduğundan emin olmak için lütfen yasal yardım veya eyalet, federal veya uluslararası devlet kaynaklarından yardım isteyin. Bu bilgi rehberlik, fikir ve yardım içindir.