Proje Kapsamı Belgesinde Neler Var?

Yeni bir inisiyatif başlatırken, proje kapsamı belgesi tüm ekibiniz için kritik bir bilgi parçasıdır. Müşteriye ne zaman teslim edileceğini ve ne pahasına olursa olsun teslim edilecek ürünü tanımlar.

Temel olarak, bu belge çalışmanın sınırlarını tanımlar, böylece her ekip üyesi ve müşteri projenin ne gerektirdiğini anlar. En önemlisi, ne yaptığını anlıyorlar. değil yol açmak.

Yararlar

Bir zamanlar ekibin her üyesi ve projenin müşterileriyle paylaşılan bir proje kapsamı ifadesi, proje yönetiminin ayrılmaz bir parçasıdır. Avantajları arasında:

• Projenin beklenen özellikleri, kalitesi ve zamanlaması ile ilgili herkes arasında ortak bir anlayış
• Desteklerini ve katılımlarını sağlamak için projedeki diğer paydaşlarla iletişim kurmanın bir yolu
• Müşterinin ihtiyaçlarını karşılamak için ekibin çabalarına odaklanan bir araç

Ayrıca, orijinal kapsamın sınırlarının ötesinde değişiklikler önerilirse, ifade, değişikliklerin tahmin edilmesi ve önerilmesi için temel oluşturur. Değişiklikler tüm paydaşlar tarafından kabul edilirse, kapsam bildirimi revize edilebilir.

Başlamak

Proje yöneticisi, proje girişiminin gerekli çıktılarını anlamak ve açıklamak için ekip üyeleri, müşteriler, yürütme sponsoru ve diğer kilit paydaşlardan girdi aramaya ihtiyaç duyar. Bu genellikle teslim edilebilir denir.

Verilecek olanın açıklaması proje için bir maliyet veya kabul edilebilir bir maliyet aralığı içermelidir. Ayrıca, dahil edilecek temel özellikleri ve teslimat için zaman dilimini de tanımlar.

Müşteri, proje yöneticisi, proje ekibi ve üst düzey sponsor tarafından kararlaştırıldığında, proje beyanındaki herhangi bir değişiklik, dikkatli bir şekilde kontrol edilen ve belgelenmiş bir değişiklik süreci kullanılarak yapılmalıdır.

Basamaklı Etki

Kapsam bildirimi veya belgesine karar verildikten sonra, ekibin her bir bölümü bu çalışmayı, zamanlamayı ve ilgili maliyetleri kendi tahminleri için bir temel olarak kullanır. Kapsam bildirimi ne kadar kesin ve doğru olursa, çalışma ekiplerinin doğru tahminler ve kaynak gereklilikleri üretme olasılığı o kadar yüksektir.

Dışlamalar Önemli Olabilir

Bir proje kapsamı belgesinin, teslim edilemeyecek belirli kalemleri listelemesi nadir değildir. Örneğin, bir müteahhitin bir ev inşa etme kapsamı belgesi, çevre izinlerinin mal sahibi tarafından alınacağını ve evi inşa eden müteahhitin sorumluluğunda olmadığını şart koşabilir.

Ne yanlış gidebilir?

Açıklık eksikliği, ortak bir stres ve başarısızlık kaynağıdır. Belirsiz veya belirsiz bir kapsam belgesi, tartışmaya ve bilgi verilmemiş yargı çağrılarına birçok konuyu açık bırakır. Bunlar, projenin özelliklerini, kalitesini, zamanlamasını ve maliyetini etkileyebilir.

Kaçınılması gereken bir başka sorun, "kapsamın sürünmesi" olarak bilinir. Kapsam bildirimi belirsiz ise, müşteri, asıl planların amacı veya sınırları dışındaki taleplerde bulunmaya isteklidir.

Kapsamı Ayarlama

Kapsam kapsamındaki değişiklikler projenin tamamlanmasını geciktirirken ve önemli maliyetler ekleyebilse de, bazen gerekli ve makul olabilirler. Proje yöneticileri, istenen değişikliği tanımlayan, karşılık gelen tüm zaman, maliyet ve iş yükü tahminlerini revize eden ve projeye değişiklik verilen yeni riskler için yeniden değerlendiren "değişim yönetimi" sürecine güvenmektedir.

Proje yöneticisi ve yönetici sponsoru, genellikle durum tamamen analiz edildiğinde kapsamı değiştirme konusunda nihai kararı verir. Değişiklikler bir karar günlüğünde belgelenir ve daha sonra büyük proje ekibine iletilir.