İşverenlerin Ödeyecekleri Seyahat Giderleri Nedir?

Seyahat masrafları, bir çalışanın şirket işinde seyahat ederken yaptığı harcamalardır. Şirketin işi konferanslar, sergiler, iş toplantıları, müşteri ve müşteri toplantıları, iş fuarları, eğitim oturumları ve satış çağrılarını içerebilir.

Masraflar arasında konaklama, kişisel araç ücreti iadesi, uçuşlar, kara taşımacılığı, yolculara ipuçları, yemekler, garsonlar için ipuçları, oda servisi ve bir çalışanın yolda yaşayabileceği diğer olası masraflar sayılabilir.

Bir kuruluşun geri ödeyeceği harcamalar, şirketin iş seyahati politikasında bulunur. Şirketinizin politikasına aşina olun, çünkü kuru temizleme ve spor salonuna üyelik gibi çeşitli harcamalar, beklenen seyahat masrafları, konaklama ve yemeklerin yanı sıra uzun seyahatlerde çalışanlar için karşılanabilir.

Uzun Süreli Görevlerde Çalışanlara Seyahat Harcamaları

Seyahat eden çalışanlar için uzun vadeli konut tesisleri kullanırken, birçok işveren aynı zamanda çalışanın işvereni için yoğun bir şekilde işle seyahat ederken çalışanın ailesini ziyaret etme imkânı da sunmaktadır. Bir çalışan geçici olarak başka bir şirketin bulunduğu yere atandığında, işverenler bazen çalışan ailesinin belirtilen zaman aralıklarında ziyaret etmesi için ödeme yapar.

İşverenler, uzun süre evden ve aileden uzak çalışanlar için değer seçenekleri sunmaya çalışmaktadır. İşvereninizin çalışanlarının moralini ve bağlılığını geliştirmek için sunduğu seyahat ayrıcalıklarından yararlanmanız gerekir.

Konferanslarda, satış görüşmelerinde ve yerinde ziyaretlerde müşteri eğlencesi geri ödemesi gereken başka bir masraftır, ancak şirketinizin politikalarını bilir, böylece eğlence maliyetlerine getirilen sınırları aşmazsınız.

Ayrıca şirketinizin havayolu mil kredisi kazanma politikasını da öğrenin. Değişir. Bazı şirketler, çalışanların kişisel aile seyahatlerinde kullanabilecekleri havayolu seyahat millerini tahakkuk ettirmelerine izin veriyor. Diğerleri, ek çalışanların iş seyahatlerini karşılamak için kullandıkları bir seyahat milleri bankası tahakkuk eder. Yine, şirketinizin politikalarını bilmek çok önemlidir.

İşverenler, Çalışan Seyahat Giderleri için Nasıl Ödüyor?

Genellikle, kuruluşlar çalışan seyahat masraflarını bu üç yolla öderler.

Şirket Kredi Kartları

Kredi kartları, iş için sık sık seyahat etmesi gereken çalışanlara verilir. Çalışanlar, iş seyahatinde karşılaştıkları masrafların çoğunu şirketin kredi kartına borç verebilirler. Püf noktası ve fast-food gibi masrafların geri ödenmesi için çalışanların seyahatlerinden döndüklerinde bir gider raporu doldurmaları gerekir.

Ücret kartları, geri ödemeden önce işletme giderlerini ödemek için para toplamak zorunda olmadıkları için çalışanlar için uygundur. Yine de şirketinizin politikaları hakkında bilgili olun; Bu masrafları bir kredi kartına borçlu olsanız bile, makbuzları ve diğer destekleyici belgeleri teslim etmeniz gerekebilir.

Nakit

Çalışan firmaların kredi kartlarına sahip olmayan kuruluşlar, çalışanların yoldayken her harcama için bir gider geri ödeme raporu doldurmasını gerektirir. Genelde her gider için makbuz ve bir miktar gerekçe vardır.

Bir kuruluş, nadiren yalnızca çalışanlardan uçak bileti gibi büyük biletlerin ücretini ödemesini ve daha sonra geri ödeme talep etmelerini ister. Bir şirket satınalma siparişi veya şirket kredi kartı, büyük harcamaları önceden öder. Ancak çalışanların daha sonra geri ödenecek günlük seyahat masrafları için cepten nakit ödeme yapmaları gerekir.

Harcırah

Harcırah, bir çalışanın tüm masraflarını karşılaması için verilen belirli bir miktar paranın günlük ödeneğidir. Çalışan, günlük tahsis ettiği para miktarının parametreleri dahilinde sağlam seyahat gideri seçimleri yapmaktan sorumludur.

Bazı şirketler doğrudan ulaşım ve konut için doğrudan ödeme yapar, ancak seyahat eden çalışanlara yemek ve kara taşımacılığı dahil tüm diğer masraflar için harcırah öderler. Çalışanların ekstra parayı harcırahtan korumak için harcamalara katlandıkları bilinmektedir. Şirketler genellikle buna izin verir.

İşveren Seyahat Harcama Politikaları Hakkında Bilgi Çalışanların Sorumluluğu

İş seyahatinde bulunan çalışanlara şirket seyahat politikaları ve geri ödeme masrafları konusunda güncel bilgi vermeleri önerilir. Politikaların dışında kalan giderler genellikle geri ödenmez veya karşılanmaz.

Harcırah, öde başına ödeme yapanlar dışındaki çoğu şirket tarafından istenmektedir. Şirketinizde ayrıca çalışanların seyahat masraflarını karşılamak için kullanmasını bekledikleri bir formu vardır.

Geri ödenebilir giderlerin üstünde kalmak için çalışanlara genellikle bir gider raporu hazırlamaları ve geçerli makbuzları teslim etmeleri gereken son bir tarih verilir. Finans departmanının güncel kalmasına yardımcı olacak kılavuzları olacaktır.

Kuruluşunuzda neyin uygun seyahat masrafları oluşturduğu hakkında sorularınız varsa, yöneticinize ve İnsan Kaynaklarına bakın. Parayı harcamak ve daha sonra bir sürpriz almak istemezsiniz.

Çalışan İş Seyahatleri ve Harcamaları ile İlgili Daha Fazla Bilgi

• İş seyahati maliyetini azaltmak için 10 ipucu
• Çalışanlar Odaları Paylaşmalı mı?