Her Kitleye İlişkin İletişiminizi Özelleştirme Adımları

İnsanlarla bilgi paylaşacak ve özellikle davranışını değiştirecek ve ciddi bir etkiye sahip olacak şekilde iletişim kurmayı umuyorsanız, izleyicilerinizi bilmeniz gerekir. Bu, büyük iletişimin temel ilkesidir. Konuştuğunuz kişilerin bakış açısını anlamak, daha iyi bir sunum yapmanıza ve İnsan Kaynakları uzmanı olmanıza yardımcı olur.

Kitlenizi bilin. Neye önem verdiklerini bilin. Ne duymak istediklerini bilin. Ve onları tanıyarak ve mesajınızı odaklayarak onlara bir kaynak olduğunuzu gösterebilirsiniz. Hedef kitlenizi meşgul eder ve daha büyük bir etkiye sahip olursunuz.

Sorun? Hedef kitlenizin bilinmesi zaman alır ve bildiğiniz veya hedef kitlenize bir konu hakkında anlatmak istediğiniz şeylerin hepsini bir beyin dökümü yapmak her zaman daha kolaydır. Hedef kitlenizin duymak istediği veya duyması gerekenler hakkında eleştirel olarak düşünmek daha zordur.

Birçok İK uzmanı, izleyicilere bildiri sunmaları veya bir sorun sunumu hakkında yapmaları gereken her şeyi vermeleri için yakalanır. Düşünmek yerine slaytlara kurşun işareti koyduğunuzda kendinizi bu tuzağa düşürdüğünüzü biliyorsunuz:

• İzleyicinin gerçekte ne umurunda olduğu,
• en önemli noktaların nedir ve
• onları ilgi çekici bir konuşma yaratan net bir hikayede nasıl haritalandıracağım.

Birçok İK uzmanının içine düştüğü ikinci tuzak, aynı sunum gününü ve gününü farklı izleyicilere tekrarlamak. Sorun, farklı izleyicilerin farklı şeylere önem vermesi ve bunlara cevap vermesidir - yani ilgi çekici olmak istiyorsanız, her konuşmanızda mesajınızı özelleştirmeniz gerekir.

Mesajınızı özelleştirmenizi, gürültüyü azaltmanızı ve izleyicilerinizi ne söylediğinizle - kim ya da nerede olduklarını farketmeden - meşgul etmenin nasıl sağlanacağıdır. Bu beş önemli hatırlatma, izleyicilerinizin tüm dikkatini ve ilgisini kazandığınızda sözlerinizin hak ettiği etkiyi elde etmesini sağlayacaktır.

Kitlenizin Neye Değer Verdiğini Bilin

İzleyicileriniz, onları önemsediğinizi kanıtlayana kadar söylediklerinizi umursamaz. Sunumunuzu planlarken, hedef kitlenizin zorlukları ve ihtiyaçları nelerdir? Konunuzla ilgili zihinlerinde üç ila dört ana soru ya da sorun nedir?

Bilmiyorsanız, sunumunuza katılacak birkaç kişiye sorun, bölüm yöneticisine danışın veya hiçbir bilgi yoksa, en iyi tahmininizi yapın.

Ardından, izleyicilerinize tanımlanmış kaygılarını hatırlatarak sunumunuza başlayın. “Birçoğunuzun fayda seçeneklerimizi merak ettiğinizi biliyorum ya da“ Bu üç şeyin gerçekten bu atölyeden kurtulmak istediğiniz şey olduğunu hayal ediyorum ”deyin.

Öncelikle hedef kitleniz hakkında ve konuşmanızda ele alacağınız sorun ve ihtiyaçlar hakkında konuştuğunuzda, onları önemsediğinizi gösterirsiniz. Bu, insanların dinlemek istemesini sağlar.

Hedef Kitleniz için Ana Noktalarınızı Belirleyin

Çoğu İK sunumu bir bilgi dökümü gibi hissediyorum, bir dizi ana nokta ile açık bir hikaye değil. İK profesyonelleri genellikle diğer insanların istediğinden veya gerekli herhangi bir konuda bilmesi gerekenlerden çok daha fazla şey bilir.

Yazarlar Chip ve Dan Heath, “Made to Stick” kitaplarında buna “bilgi laneti” adını verdiler. En son ne zaman bir sunumun çok kısa ya da çok az bilgi içerdiğini hissettiniz? Muhtemelen nadiren de olsa.

Sunucular olarak öne çıkan, duyulan ve etkilenen kişiler, izleyicinin çözmeye yardım ettikleri sorununu kabul ederek başlar. Daha sonra sunumlarını hazırlarken, bilmesi gerekenleri bilmesi gerekenleri ayırırlar.

Sunumunuzun kalbine odaklanmak zorunda olduğunuz hazırlık süresinin yarısını ve izleyicilerinizin onlara yardımcı olacak bilmek için neye ihtiyaç duyduğunu öğrenin. “Bilgi laneti” ni kırmanın en iyi yolu, hem siz hem de izleyici için en önemli olan şeye odaklanmaktır.

Sunumunuzu bir beyaz tahtada veya bir kağıt parçası üzerinde eşleştirin veya bir dizi yapışkan not kullanın. Hangi puan dizisi en iyisidir? Hedef kitleniz için daha anlamlı olacak noktalara yönelik bir düzen var mı? Puanlarınız birbirleriyle nasıl ilişkili? Onları netleştir. Olmazlarsa, insanlara “İşte tamamen farklı, ama önemli bir konu” diyoruz.

Hikayeleri Anlatın ve Kullanın Örnekleri Hedef Kitlenizin Keyifli Bulur

Aynı anda çok fazla şey sunmaya çalışmanın yanı sıra, çoğu zaman İK sunumları izleyicilerin günlük yaşamı ve çalışmaları ile soyut ve ilgisiz geliyor. O zaman olan şey, insanların uyum sağlamaları, konuşmalar arasında oturmaları, kendileriyle ilgili olmadığını varsaymaları ve harekete geçmemeleridir. Bu, sunumu onların ve senin zamanının israfı haline getirir.

Onlarla ilişki kurmak, harekete geçmelerine yardımcı olmak için, insanların hikaye ve örneklere dayanan fikirlere ihtiyacı var. İnsan beyni, öykülerle ilgili ve onları hatırlayacak şekilde bağlanır. Bu nedenle, birçok örnekle daha iyi noktaları ele alın (daha iyi). Ve mümkün olduğunda, bölümlerinden ve günlük iş tecrübelerinden örnekler verin.

Paylaşmakta olduğunuz fikri nasıl kullanacağınızla ilgili hikayeler anlatın. Bir tazminat sorununun nasıl çözüleceği, nasıl geri bildirim verileceği, vizyon planınız için nasıl kayıt olunacağı veya yeni kuruluşun eskisinden farklı olduğu durumları anlatılmaktadır. Konunuz ile yaşamları ve ilgileri arasındaki köprüyü netleştirin.

Göster, Sadece Kitlenize Söyleme

Bir resim birçok durumda bin kelimeye bedeldir. Videolar etkili iletişim için norm haline geliyor. Erişilebilir video araçlarının bu gününde, çok fazla metin kullanan sunucular genellikle mazeretler kullanır. “Ama çok spesifik bir bilgiyi iletmeliyim” diyorlar ya da “İzleyicileri bu karmaşık fikri yazmam daha iyi sindirebiliyor” dediler. Hayır, yapmazsınız ve hayır yapmazlar.

Amacınız, izleyicinizi sıkmak, yabancılaştırmak ve bunlara boyun eğmek değilse ve en kötü senaryoda etkisi yoktur, metni kesin. Bir takip e-postasında gönderin veya bir Google dokümanında paylaşın. Kullandığınız görsellerin senaryoyu değil hikayeyi desteklemesi gerekir. Net ana setlerinize ve öyküler ve örnekler tarafından desteklenen iyi bir akışa sahip olduğunuzda, ancak o zaman bir sunum aracı başlatmalısınız.

Aksi taktirde, konuşmacınızın belirttiği gibi ikili görev yapan slaytlarınızla bitirdiniz. Bu durumda, izleyicinizin zamanını boşa harcamak yerine sunumu e-postayla göndermelisiniz.

Kitlenizi Bilerek Özelleştirme ve Doğaçlama

Ana mesajınızı görsel olarak destekleyen iyi bir sunum hazırladığınızda, hizmet verdiğiniz her kitleye uyarlama özgürlüğüne sahipsiniz. Amacınızı ortaya çıkarabilir ve yüksek sesle “Peki neden bunu umursamalısınız?” Diye sorabilirsiniz ve cevabınızı önünüzdeki izleyiciye göre uyarlayın. Pazarlama ekibi üyelerinizin umursadığı şey, geliştirme personelinizin gereksinimlerinden çok farklı olabilir.

Apple, Oracle, SAP ve T-Mobile gibi onlarca kuruluşun liderleri için eğitim sağlama ve sunum yapma yıllarında, basit bir mesaj grubunun gücü öne çıkıyor. Mesajlar basit resimlerle desteklendiğinde ve net noktaları açıklayabilen ve izleyicilerinin günlük yaşamına bağlayabilen odaklanmış bir sunucu tarafından iletildiğinde iletişim gerçekleşti. Ve bu bir sunum yapma noktası değil mi?

----------------------------------------

Tobey Fitch, Fitch Associates'in Yönetici Ortağıdır. Daha önce Girişimci dahil yayınlara katkıda bulunmuştu.