Proje Yönetimi'nde Kilometre Taşlarını Kullanma

Bir projenin tanımlayıcı özelliklerinden biri, sabit bir süre devam etmesidir. Bu birkaç haftadan birkaç yıla kadar herhangi bir şey olabilir ve bazı durumlarda büyük ölçekli inşaat projeleri veya kamu işleri için onlarca yıl.

Yol boyunca ilerlemeyi izlemek ve kilit teslim alınabilir zaman çizelgesine göre ulaşıldığından emin olmak için, proje yöneticileri dönüm noktalarını kullanır.

Bir proje kilometre taşı, projedeki başarıyı gösteren sıfır süreli bir iştir. İlerleme hareketi ve ilerleme göstermenin ve insanlara oraya giden görevler hakkında ayrıntılı bilgi sahibi olmasalar bile, neler olup bittiğini göstermenin bir yolu olarak kullanılırlar. Bu bakımdan, paydaş iletişimi ve beklentilerin belirlenmesi için çok faydalıdırlar.

Proje Dönüm Noktaları Ne Zaman Kullanılmalı

Proje yönetimindeki kilometre taşları şunları işaretlemek için kullanılır:

• İşin önemli aşamalarının başlangıcı
• İşin önemli aşamalarının sonu
• Tarihler
• Önemli bir karar verilirken
• Özel olarak çağrılması gereken zamandaki diğer sabit noktalar

Planınıza Kilometre Taşlarını Ne Sıklıkta Koymak

Bir eğitim kursu, ayda yaklaşık bir kere planınıza kilometre taşları koymanızı önerebilir.Bu iyi ve iyi bir kuraldır, ancak profesyonel kararınızı kullanmanız gerekir. Bazı aylarda önemli toplantıların kilometre taşları, alınacak kararlar ve bir fazın kapanması ve diğerinin başlangıcı olarak işaretlenmesi ile çok fazla faaliyet gösterebilir.

Diğer aylarda, bir dönüm noktası taşıyabileceğiniz çok az bir şey varsa, yürütmeye odaklanabilirsiniz.

Raporlama amacıyla, her raporlama döngüsünde en az bir kere bir kilometre taşına sahip olmak için bir neden oluşturmakta fayda vardır.

Kilometre Taşları Gantt Grafiğinizde Nasıl Temsil Edilir

Kilometre taşları Gantt grafiğinin bileşenlerinden biridir ve grafikte elmas olarak gösterilmiştir. Normal bir görev olarak gösterilmezler çünkü sıfır süreleri vardır: Başka bir deyişle, hiç zaman almazlar. Bir Gantt çizelgesinde planlama amacıyla, sadece olur.

Gantt grafiklerini kullanmıyorsanız, yine de kilometre taşları kullanabilirsiniz. İşte Gantt çizelgelerine 5 alternatif: bunları kullanarak planınıza yine de kilometre taşlarını dahil edebilirsiniz.

Kişisel olarak organize kalmak istiyorsanız ve proje yönetimi yazılımınız takviminize tam olarak entegre değilse, önemli tarihleri ​​kopyalayıp günlüğünüze yapıştırabilirsiniz. Nasıl çalışmayı sevdiğinize bağlı olarak, bu size ne olması gerektiğini hatırlatır.

Kilometre Taşları Nasıl Adlandırılır

Kilometre taşları, proje zamanlamanız hakkında net bir açıklama yapmalı, ancak bunların bir görev olduğu anlamına gelmemelidir. Bu yüzden onlar “Faz 2'ye geçmek için anlaşma yap”, ancak “Faz 2 başlar” olarak adlandırılmamalıdır. Aşama 2'ye geçme anlaşmasının çabasını yansıtmak istiyorsanız, bunu kapsayacak dönüm noktasının hemen önüne bir görev ekleyin.

Kilometre taşları, bu şekilde temsil ettikleri zamandaki noktayı tanımlamalıdır:

• Test aşaması tamamlandı
• PID onayladı
• Sözleşme imzalandı

Birçok proje yöneticisi referans kolaylığı için kilometre taşlarını da seçmeyi tercih ediyor. Eğer bir çalışma dağılımı yapısı kullanıyorsanız, numaralandırmayı ondan kullanabilirsiniz. Aksi halde, neye atıfta bulunduğunuzu netleştirmek için M1, M2 vb. Kullanmak iyidir. Net bir adlandırma yapısı, kilometre taşlarının sayısı arttıkça daha önemli hale gelir, bu nedenle projeniz birkaç ay boyunca devam ederse bunu nasıl yapacağınızı düşünün.

Kilometre Taşları Nasıl İmzalanır?

Kilometre taşları proje zamanlamanızın bir parçasını oluşturur, bu nedenle zaman çizelgeniz temel alındığında, kilometre taşlarınızı imzalı olarak düşünmelisiniz.

Kilometre taşlarınızın tarihini değiştirmeniz gerekiyorsa, planınızda ayarlamalar yapmak için standart değişiklik kontrol prosedürünüzü kullanmalısınız. Bu, proje sponsorunuzla sohbet etmek ve tarihlerin neden değişmesi gerektiğini onlara bildirmek kadar kolay olabilir, ya da önerilen yeni bir programı bir araya getirip onaylamak için bir planlama kuruluna götürmek kadar resmi olabilir.

Kullanmanız gerekmeden önce, varsa, dönüm noktası kapatma işleminizin ne olacağına karar vermeniz en iyisidir, böylece bir değişiklik yapmanız gerektiğinde zaman kaybetmezsiniz.

İletişim için Kilometre Taşlarını Kullanma

Kilometre taşları iletişim ve raporlama için kullanışlıdır, çünkü plandaki minimum kontrol noktalarını temsil ederler. Başka bir deyişle, diğer bütün görevleri yerine getirdiyseniz, neler olduğunu hala görebiliyor ve projenin sadece kilometre taşlarını kullanarak devam etmesini sağlayabiliyorsunuz.

Kilometre taşlarını çıkarabilmeniz ve bir gösterge tablosuna veya proje raporuna yerleştirebilmeniz gerekir. Raporlama yaptığınız kişileri, normalde proje sponsorunuzu veya yönlendirme grubu (veya proje kurulu) gibi başka bir yürütme grubunu memnun etmek için projenin hikayesini yeterince ayrıntılı olarak anlatmalıdırlar. Her ay veya kullandığınız raporlama sıklığında, hangi kilometre taşlarına ulaşıldığını gösterebilirsiniz.

Kilometre taşlarına karşı raporlama oldukça basittir ve genellikle tablo olarak yapılır. Kilometre taşı açıklamasını, son tarihini ve ardından yeni öngörülen tarihi listeler. Dönüm noktası elde edildiğinde ve tamamlandı olarak işaretlendiğinde, o tarihi de eklersiniz. Umarım, öngörülen tarih ile aynı olur, ancak projeler her zaman böyle olmaz.

Bunun gibi bir tablo, neyin tamamlandığını ve neyin olağanüstü olduğunu açıkça ortaya koyuyor. Sponsorunuzla buluşmadan veya raporu göndermeden önce, “Neden o dönüm noktasına çarpmadık?” Sorusunun cevabını planlayabilirsiniz.

Proje planınız çok uzun olduğunda ve çok fazla kilometre taşınız varsa, her bir raporlama döngüsünde tamamlanmış kilometre taşlarını bırakmayı daha kolay bulacaksınız. Yalnızca o ay yaklaşmakta olan ya da tamamlanan kilometre taşlarını rapor edin: gelecek ay geçen ay tamamlanan herhangi bir şeyi çıkarır, bu nedenle insanlara zaten bittiklerini bildikleri işler hakkında bilgi vererek sürekli olarak raporun uzunluğunu eklemezsiniz.

Kilometre taşları planlama, zamanlama ve raporlama için gerçekten yararlı bir proje yönetim aracıdır ve kullanımı kolaydır. Bir sonraki proje planınıza biraz yerleştirin, onlara karşı takip edin ve hangi frekansın sizin için en uygun olduğunu öğrenirken kendinizi bulun.

Proje yönetimindeki her şeyde olduğu gibi, kendi kararlarınızı bildirmek için bu ipuçlarını ve yönergeleri kullanarak istediğiniz sonucu vermek için bunları esnek bir şekilde kullanın.