Bir Şirket Toplantısı Nasıl Planlanır?

Tebrikler! Şirketiniz, şirketin tüm seviyelerinden seçilen bir grup çalışan için toplantı yapacak. CEO size etkinlik için Proje Yöneticisinin sorumluluğunu verdi. Bu ipuçları ve örnek proje planı, bir Proje Yöneticisinin bir şirket toplantısı veya benzer şekilde karmaşık bir proje için proje planını oluşturmaya yaklaşmasının bir yolunu göstermektedir.

Projeyi Ön Planla

İlk adımınız planı planlamak. Olayı paydaşlarla tartışarak başlarsınız. Bu geçen yıl yapıldıysa, doğru olan neydi? Ne yanlış gitti? Projeyi kim yönetti ve bu yıl tuzaklardan kaçınmanıza yardımcı olabilir mi? CEO size projeyi verdiğinden beri, etkinlikten ne istiyor? Etkinlik ne zaman olacak? Nerede? Bütçe nedir?

Olabildiğince fazla bilgi toplayın. Proje planını oluşturduğunuz iskelet bu olacaktır.

Takım Oluştur

Bu projeyi başarılı kılmak için başka hangi kaynaklara ihtiyacınız var? Bu olayı başarıya ulaştırmanıza yardım edebilecek başka bölümlerde insanlar var mı? Oraya yardım etmek için ne yapman gerekiyor? Sadece sorabilir misiniz veya patronlarından resmi onay almanız mı gerekiyor? Onlardan ne kadar zamana ihtiyacınız var? Hangi spesifik becerileri sağlamaları gerekiyor? İstediğiniz kişi müsait değilse, bu beceriyi başka biri verebilir mi?

Bu şirket çapında bir toplantı olduğundan, İK nasıl yardımcı olabilir? Tesis Departmanından yardım almanız gerekiyor mu? Pazarlama Departmanı ne olacak? Bu alanda yardıma ihtiyacınız var mı?

Gündemi Planlayın

Toplantının ne kadar süreceğini öğrendikten sonra zaman bloklarını doldurmaya başlarsınız. Açılış konuşmacısına ihtiyacınız var mı? Kim olacak? Katılımcıları bir arada tutacak mısınız yoksa programın bir parçası için onları daha küçük gruplara mı ayıracaksınız? Başka kaç konuşmacıya ihtiyacınız olacak? Ayrılırsanız daha küçük oturumları kim kuracak?

Etkinlik bir günden fazla sürecek mi? Birinci günü nasıl kapatacaksın? İkinci Günde nasıl yeniden açılacak?

Sonunda nasıl saracaksın? Kapanış konuşmasına ihtiyacın var mı? Rezervasyon yaptırırsanız, otelden çıkış yapan insanların lojistiğini nasıl ele alacaksınız?

Uzay bul

Kaç kişinin geldiğini öğren. O zaman ne kadar geniş alana ihtiyacınız olduğunu belirleyin. Etkinlik nerede düzenlenecek? Şirket ofisinde yer var mı veya daha geniş bir alana mı ihtiyacınız var? CEO, toplantının saha dışında yapılmasını istiyor mu, böylece insanlar konsantre olabiliyor mu, yoksa ofiste işyerinde maliyeti en aza indirgemek mi istiyor?

Bölgenizdeki hangi özellikler ihtiyacınız olan alanı sağlayabilir? Havaalanına yakın bir otel, şehir dışından gelen insanların seyahat süresini en aza indirmek için iyi bir seçenek midir, yoksa şehir dışında daha sessiz olacak bir şey mi bulmalısınız?

Farklı mekanların tesisleri için ücreti ne kadar? Neleri içeriyorlar ve satın almanız ve getirmeniz gerekenler nelerdir? Birlikte çalışmanız için bir birey atayacaklar mı? Maddi ve dışarıdan insanlarla ilgili politikaları nedir?

Kapalı çekin

Bu sorulardan en azından cevaplarını topladıktan sonra, proje planını bir araya getirmeye başlayabilirsiniz. Unutmayın, burada gösterdiklerimiz sadece proje görevlerinin listesi, sadece iş analizi yapısı (WBS). Görevler veya zaman çizelgeleri arasındaki bağımlılıkların hiçbirini içermez. Bunlar daha sonra eklenirdi.

Örnek Şirket Toplantısı Proje Planı

Proje Yönetiminin Temel Araçlarını Kullanarak Bir Projenin Nasıl Planlanacağında, planlama sürecinde proje planlama ve proje yönetimi becerilerinin kullanılmasının arkasındaki düşünceyi tartıştık. Bir proje planı iş analizi yapısının (WBS) bir şirket toplantısı planlaması için bir projeyi nasıl arayacağı:

1. Projeyi Ön Planlayın

1. Bütçeyi belirle
2. Proje hedeflerini belirlemek için CEO ile görüşün
3. İpuçları için önceki Proje Yöneticisine (PM) başvurun.
4. Paydaş listesini belirleme
5. Giriş için paydaşlarla iletişim kurun.
6. Etkinlik için tercih edilen tarihi belirle
7. Kaç konuşmacıya / konuşmacıya ihtiyaç olduğunu belirleyin
8. Kaç destek ekibine ihtiyaç duyulduğunu belirleme
9. Kaç çalışana katılacağını belirle
10. Etkinlik için olası yerleri listele

2. Proje Ekibini İnşa Et

1. Pazarlamadan rep alın
2. İK'dan rep alın
3. Satınalma yardım için birisini atayacak mı bak
4. Susan'dan tüm konuşmacıların ayrıntılarını ele almasını isteyin
5. Tesislerden rep alın
6. Proje ekibi başlama toplantısı planlayın

3. Gündemi Geliştirin

3a Birinci Gün Planı

1. Başlangıç ​​zamanını ayarla
2. Saati ayarlayın, kayıt yeri ve personeli ayarlayın
3. Sabah oturumunun uzunluğunu ayarla
4. Konuşmaların uzunluğunu ayarla
5. Sabah oturumu için gereken konuşmacı sayısını hesaplayın
6. İşe hoparlörler
7. Sabah tatilini planlayın (süre ve uzunluk)
8. Mola sırasında konferans odasının yenilenmesini düzenleyin (su, çöp vb.)
9. Öğle yemeği molasını planlayın (süre, uzunluk, konum, menü, ödeme yapan)
10. Öğleden sonra oturumunu planlayın (uzunluk, konuşmacı sayısı)
11. Öğleden sonraları işe alan konuşmacılar
12. Birinci Gün kapanışını planlayın (saat, kim, uzunluk)

3b Plan İkinci Gün

1. Başlangıç ​​zamanını ayarla
2. Sabah oturumunun uzunluğunu ayarla
3. Sabah oturumu için gereken konuşmacı sayısını hesaplayın
4. İşe hoparlörler
5. Sabah tatilini planlayın (süre ve uzunluk)
6. Mola sırasında konferans odasının yenilenmesini düzenleyin (su, çöp vb.)
7. Öğle yemeği molasını planlayın (süre, uzunluk, konum, menü, ödeme yapan)
8. Öğleden sonra oturumunu planlayın (uzunluk, konuşmacı sayısı)
9. Öğleden sonraları işe alan konuşmacılar
10. Kapanış Konuşmasını Planlayın (zaman, kim, uzunluk)
11. Otelden çıkış zamanlamasını ayarla

4. Alanı planlayın

1. Katılımcı sayısını belirleme
2. Oturma düzeni planlayın (satırlar vs tablolar)
3. Gerekli alanı hesapla
4. Bu kadar alanla kullanılabilir yerleri araştırın (maliyetler, konum, hizmetler dahil)
5. Her gün ve toplam konuşmacı sayısını sayın
6. İhtiyaç duyduğunuz destek personelinin sayısını ve türünü belirleyin
7. Ne kadar katılımcı / konuşmacı / personelin odaya ihtiyacı olacağını öğrenin
8. Maliyetleri ve tarihleri ​​uygun yerlerle görüşün
9. Seçilen yerle sözleşme imzala

5. Olayı duyurmak

1. Etkinlik yeri ile tüm detayları kesinleştirin
2. Katılımcıların bilgilendirildiğinden emin olun
3. Tüm konu ve sunum zamanını / gününü konuşmacılara bildir
4. Görev ve vardiyalardaki tüm destek personelini bilgilendirin
5. RSVP'leri katılımcılardan alın
6. Yedek katılımcıları gerektiği gibi bilgilendirin

6. Takip Et

1. Tüm konuşmacılardan taslak konuşma al
2. Son konuşmaları gözden geçir
3. Tüm katılımcılar, konuşmacılar, personel için ad etiketi alın
4. Katılımcılar için herhangi bir malzeme ve hediye satın alın
5. Etkinlik konumuyla yeniden doğrulama

7. İnceleme ve Puanlama

1. Tüm katılımcılara memnuniyet anketi gönderin
2. Tüm konuşmacılara inceleme anketi gönderin
3. Tüm konuşmacılara ve personele teşekkür ederim.
4. Proje ekibi ile yakın görüşme yapın

Daha fazla planlama

Yukarıdaki proje planı çalışma yapısı (WBS) bir şirket toplantısı planlaması için bir örnek göstermektedir. Bu sadece bir taslak. Proje ekibinin hala bu maddeler üzerinde çalışması ve çoğunda genişlemesi gerekiyor. Ayrıca, her görev için gereken zaman, görevlerin göreceli önemi ve görevler arasındaki ilişkiler / bağımlılıklar üzerinde de çalışmaları gerekir.