Organizasyon Şemalarını Yönetim Aracı Olarak Kullanma

Organizasyon Şemaları veya kısaca Org Şemaları, insanlara bir organizasyonun amaçlanan yapısını göstermek için kullanılır. Bu "resmi" organizasyonun, şirketin güç yapısını yansıtması gerekiyordu. Bazen Org Şemaları sadece yapının gerçekte ne olduğu konusunda insanları şaşırtmaya hizmet eder. Bu genellikle kasıtlı değildir, fakat daha çok yer alan kişilerin kafasını karıştırır.

Bununla birlikte, kuruluşunuzun hedeflerine ulaşmak için bir Org Şeması'nı bir yönetim aracı olarak kullanmak da mümkündür. "Standart" Org Şemaları'nın tipik örneklerini inceleyeceğiz. Org Şemalarını karıştırmaya bakacağız. Son olarak, Org Chart'ın bir yönetim aracı olarak kullanımını tartışacağız.

"Standart" Organizasyon Şemaları

Standart Kuruluş Şemaları genellikle insanlara örgütün amaçlanan yapısını göstermek için kullanılır. Bu "resmi" organizasyonun, şirketin güç yapısını yansıtması gerekiyordu. Genellikle, sadece sorumluluk yapısını yansıtır. Kuruluştaki gerçek güç genellikle Org Şeması'ndaki hatlar yerine iletişim hatlarını izler.

Grafikler tipik olarak piramit şeklindedir. Üstte sorumlu kişiyi gösterirler. Aşağıda, genellikle daha küçük kutularda, kümelenmiş astlar bulunmaktadır. Genellikle, Org Şemasında aynı yatay seviyede gösterilen bireylerin, kurum içinde "eş" olduğu düşünülmektedir.

Imperial College’ın Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’nın (DOC) bu Org Tablosu piramit tablosunun tipik bir örneğidir. Daire Başkanının kendisine doğrudan rapor veren beş müdürü, ayrıca bir Başkan Yardımcısı ve bir arama komitesi vardır. Her yönetim kurulu, komitelerinin altındaki yeşil ovalde gösterilen doğrudan raporlarına sahiptir.

Kafa karıştırıcı organizasyon şemaları

Bazen Org Şemaları yapının gerçekte ne olduğu konusunda insanları şaşırtabilir. Bu genellikle kasıtlı değildir, fakat daha çok yer alan kişilerin kafa karışıklığını yansıtır. Grubun işlevsel ilişkilerinden emin değilseniz veya sık sık değişirlerse, bunları doğru bir şekilde diyagramlamak neredeyse imkansızdır.

Kafa karıştırıcı Org Çizelgeleri bulmak için belki de en yaygın yer ABD federal hükümetindedir. Oak Ridge Ulusal Laboratuvarı'nın Bilgisayar Bilimi ve Matematik Bölümü'nün Org Şeması, Örgütün yapısını anladığını hızlı bir şekilde iletmiyor. On bir fonksiyonun doğrudan Direktöre rapor verdiğini öne sürüyor.

Kontrol süresi (bir yöneticinin etkili bir şekilde denetleyebileceği doğrudan raporların sayısı) önemli ölçüde değişmekle birlikte, bunun en iyi şekilde çalışan bir organizasyon olduğuna inanmakta zorlanıyoruz. İşlevlerin bazılarının liderleri "daha eşit" olabilir. Bu organizasyondaki iletişim akışını ve her bir alt yönetmenin yönetmenle birlikte geçirdiği zaman miktarını çizersek, doğrudan raporların bazılarının muhtemelen diğer işlevlerin astları olarak yeniden sınıflandırılması gerekecektir.

Yönetim Aracı Olarak Organizasyon Şemaları

Kuruluş Şemaları genellikle proaktif bir cihaz yerine reaktiftir. Bir organizasyon yarattık veya birisinin gelişmesine izin verdik ve büyüdü. Artık kurum içindeki insanlara veya etkileşime girdikleri kişilere, kimin ne için sorumlu olduğu artık net değil. Bu yüzden, kimin ne yaptığını göstermek için bir sürü kutu ve çizgi çiziyoruz. Sonra, ilk çizdiğimiz şeyin her zaman böyle olmadığını göstermek için kesik çizgiler ve benzeri yapay cihazlar ekledik.

Bununla birlikte, daha iyi bir seçenek, kuruluşun nereye gitmesini istediğinize dair bir Org Şeması oluşturmaktır. Düz, yatay bir organizasyon istiyorsanız, Org Şemasını bu şekilde çizin. Altı veya sekiz (hatta yukarıda gördüğümüz on bir) yöneticinin Başkan Yardımcısına rapor verdiğini gösterin. On programcının hepsinin doğrudan Proje Yöneticisine rapor verdiğini gösterin.

Kuruluşunuz görevini yerine getirmek için kalite çemberlerine veya üretim ekiplerine güveniyorsa, bunu Org Şemasında göstermelisiniz. Yatay gruplamalara ve dikey çizgilere bağlı kalmaktan çekinmeyin. Eğer çalışanlarınız rollerini daha net anlayacaklarsa, daireleri, ters çevrilmiş üçgenleri veya başka ne gerekiyorsa kullanabilirsiniz.

Piyasada, kuruluşunuzun nasıl çalışmasını istediğinizi göstermenize yardımcı olacak birçok yazılım ürünü bulunmaktadır. OrgPlus, Org Charts dahil, işin birçok yönünü netleştirmek için kullanılabilecek araçların bir örneğidir.

Yapılması Gerekenler

Aşağıdaki örnek beni çok etkileyen bir Org Şeması'nın temsilidir. Tüm çalışanlarından yaratıcı, yeni eylemler gerektiren bir şirket için yeni bir çağda piyasaya sürüldü.

İletişimi ve yeniliği teşvik etmek için tasarlanan düz, yatay yapıyı açıkça göstermektedir. Çalışanların ne yapması beklendiğini gösteren ilk iki subay tarafından oluşturulan ekibi açıkça göstermektedir. Yine de kesin sorumluluğun kesin çizgilerini koruyor. Başkan açıkça şirkete liderlik ediyor, ancak herkes başarılı olmak için kendi görevlerini yapmaları gerektiğini biliyor.

Kuruluş Şeması Olması Gereken Yol

Bu Org Tablosunun istenen etkiye sahip olup olmadığını söylemek için henüz çok erken. Sadece birkaç hafta oldu. Ancak, şirket yetkilileri, kuruluşlarını yeni hedeflerine doğru yönlendirmelerine yardımcı olmak için etkili bir yönetim aracı olarak kullandılar.