Evraklarınızı Nasıl Düzenleyebilirsiniz?

Önemli belgeleriniz hakkında düşünmek için tek düşündüğünüz zaman ihtiyaç duyduğunuz zamandır. Ve çoğu zaman, ihtiyaç duyduğunuzda onları bulamazsınız çünkü önemli belgelerinizi depolamak için organize ve merkezi bir sisteminiz yoktur ve / veya en son ihtiyaç duyduğunuzda, onları tekrar denize atmışsınızdır. ev ofisindeki kağıtları ait oldukları yere geri koymak yerine.

Başlamak

Evinize yayılan tüm önemli belgelerinizle, onları aramak için çok zaman ve enerji harcıyorsunuz. Ayrıca bazılarını tamamen kaybetme riskiniz de var. Ancak birkaç basit adımda, önemli evrak belgelerinizi bu hafta sonu bir saat içinde düzenleyebilirsiniz!

Küçük bir iki çekmeceli dosya dolabına veya taşınabilir bir asma dosya kutusuna, çok renkli asma dosyalarına (6 farklı renk), manila üçüncü kesilmiş üst tabla klasörlerine ve yanmaz bir kasaya (isteğe bağlı) ihtiyacınız olacaktır. Veya büyük bir ciltleyici ve tırnak uçları satın alabilirsiniz. Buradaki malları aldıktan sonra, evraklarınızı düzenlemek için izleyeceğiniz altı adımdır.

Belgelerinizi Toplayın

Tüm önemli belgelerinizi organize etmeden önce onları bulmanız gerekir. Söylemesi yapmaktan bazen daha kolaydır.

Ev ofisinizi çekmecelerde ve masanızda veya masanızda istiflenmiş kağıtlarda kontrol edin. Mutfak tezgahınızı, mutfak çekmecenizi ve sepetlerinizi yığdıran kağıt yığınlarını kontrol edin. Yatak odanızın şifresine ve komodinin üstüne bakın (sabahları onları orada bırakıp unutmuş olabilirsiniz). Son fakat en az değil, yanlışlıkla hala taşıdığınız önemli belgeler için çantanızı veya evrak çantanızı kontrol edin.

sınıflandırmak

En önemli belgeler aşağıdaki altı kategoriden birine girer. Topladığınız tüm belgeleri aşağıdaki gibi sıralayın:

1. Ev ve Mülkiyet Kayıtları - ipotek, mülk tapuları, ev geliştirme projeleri ve makbuzları, cihaz el kitapları ve garantileri, emlak vergisi bilgileri, ev sigortası poliçeleri ve el kitapları
2. Otomatik Kayıtlar - ünvanlar, bakım kayıtları, sigorta poliçeleri ve bilgileri, borç bilgileri ve ödeme kayıtları
3. Sağlık kayıtları - sigorta poliçeleri, sağlık sigortası yardım kılavuzları, tıbbi yardımların açıklaması, doktor faturaları, reçete listeleri, esnek harcama bilgileri, tıbbi makbuzlar, sağlık direktifleri, hayat sigortası poliçeleri

1. Finansal kayıtlar - banka beyannameleri, vergi beyannameleri, vergi indirimi kayıtları, yatırım kayıtları, kredi kayıtları, kredi kartı beyanları
2. Elektronik Kayıtlar - cep telefonu sözleşmeleri ve el kitapları; bilgisayarlar, dizüstü bilgisayarlar ve iPad'ler için satış makbuzları ve garantiler; kablo ve İnternet planları ve faturaları; kablosuz yönlendirici satış makbuzu ve el kitabı
3. Personel kayıtları - doğum belgeleri, evlilik cüzdanı, boşanma belgesi, velayet belgeleri, sosyal güvenlik bilgileri, aşı belgeleri, pasaportlar, askerlik kayıtları, vaftiz ve onay kayıtları, irade, cenaze planı ve mezarlık bilgileri. Evcil hayvanınız varsa, veterinerlik ve aşı bilgileri gibi önemli belgelerini de bu kategoriye dahil edebilirsiniz.

Önemli Belgelerinizi Bulun

Önemli belgelerinizin çoğu normal bir dosya dolabında veya taşınabilir bir asma dosya kutusunda saklanabilir. Biraz var. Bununla birlikte, bu güvenlik kasası gibi yanmaz bir kasa veya tesis dışında depolama seçeneğinde saklanmalıdır.

Yaşamsal belgeler, değiştirilmesi çok zor ya da çok zaman alan belgelerdir. Zorla girme veya soygun durumunda tehlikeye girebilecek hassas kişisel bilgiler içerebilirler. Olayda, eviniz yangın veya sel nedeniyle tahrip edildi, bu hayati belgelerin sağlam kalmasını istersiniz.

Çoğu insan için, aşağıdaki belgeler hayati önem taşır: sosyal güvenlik bilgileri, doğum sertifikaları, acentenizin iletişim bilgileriyle birlikte sigorta poliçeleri, vasiyetnameler, mülkler, araç ünvanları, pasaportunuz ve asıl imzanızı gerektiren herhangi bir sözleşme veya anlaşma.

Yanmaz kasanıza veya harici bir depolama seçeneğine yerleştirdiğiniz tüm hayati belgelerin ana listesini yapın.

Cüzdanını Çoğalt

Birçoğumuz cüzdanlarımızda her gün kritik bilgiler taşıyoruz. Cüzdanında olan her şeyi biliyor musun? Cüzdanın kaybolmuş veya çalınmış olsaydı ne yapardın?

Ehliyetinizi, bağış kartınızı, sağlık sigortası kartlarınızı, spor salonu marketleri gibi üyelik kartlarını, depo kartlarını, depo kulüplerini ve en önemlisi tüm kredi kartlarını (banka kartlarını) kopyalayın. Bu kopyaları diğer önemli belgelerinizle birlikte saklayın:

Beşinci Adım: Basit bir dosyalama sistemi oluşturun

Dosyalama sistemi ne kadar basitse, tutarlı bir şekilde kullanmanız o kadar olasıdır. Her önemli belge kategorisini alın ve dosyaya asılı bir dosya rengi verin:

• Ev ve Mülkiyet Kayıtları
• Otomatik Kayıtlar
• Sağlık kayıtları
• Finansal kayıtlar
• Elektronik Kayıtlar
• Personel kayıtları

Her kategorideki belge sayısı için dosyalama sisteminize uygun sayıda asılı dosya ekleyin.

Manila klasörlerini kullanın ve her kategorideki her belge için bir klasör oluşturun. Klasörleri uygun renkli asılı dosya bölümüne yerleştirin.

Büyük bir üç halkalı ciltleyici ve tırnak ucu satın aldıysanız, tırnakları yukarıdaki kayıt adlarıyla etiketleyin, tüm delikleri kağıda yerleştirin ve düzenleyin. Kağıtların kağıt deliği delinmemesi gerekiyorsa, kağıt deliği bir klasöre delinir ve belgeleri klasöre koyun.

Şimdi, evrak işleri sizin işiniz değilse, bu sizin için serbest bir an olabilir. Tüm bu belgeleri tarayabilir, sabit sürücüye kaydedebilir ve ardından parçalayabilirsiniz. Ancak, bazı evrak işleri kaydedilmiş olarak bırakılacağından kendi takdirinizi kullanın. En iyi kararını kullan.

Devam eden bakım

Şimdi önemli belgeleriniz organize edildiğinde onları düzenli tutun. Faturalarınızı ödediğiniz her ay, yeni belgeleri dosyalama sisteminizin uygun bir bölümüne gönderin. Aynı zamanda, dosyalama sisteminden çıkmış olabilecek ay boyunca sistemden çıkardığınız tüm belgeleri arayın. Onları yeniden dosyala. Yılda en az iki kez, temizlenip temizlenmediğini görmek için dosyalama sisteminizdeki belgeleri inceleyin. İzlenecek iyi bir program yılın başında ve her okul yılının sonundadır.

Küçük bir çabayla, önemli belgelerinizi organize ederek uzun vadeli faydalar elde edebilirsiniz.

Elizabeth McGrory tarafından düzenlenmiştir.