İK Çalışan Dosyalarını Ne Kadar Kalmalı?

İnsan Kaynakları ile ilgili en büyük şeylerden biri, tonlarca evrak işimiz olmasıdır. Ton ve ton ve ton. Verilmiş, bugünlerde çoğu elektronik, ancak ilke kalır. İK kayıt tutuyor. Ve bu kayıtları tutmamız gerekiyor, ama ne kadar süre için?

İK kayıt tutma için temel kurallar. Ancak, devlet yasalarının bu kurallardan farklı olabileceğini unutmayın. Devlet yasaları ve Federal yasalar çatışırsa, kayıtları hangi şarttan daha uzun olursa olsun her zaman saklayın. Bir şeyi yeterince uzun süreden daha uzun süre tutmak daha iyidir.

İşe Alma Kayıtları

Tüm bu özgeçmişleri, mülakat notlarını, başvuruları ve iş ilanlarını ve hatta iş teklifinde bulunma kararını verdikten sonraki bir yıl boyunca başvuru takip sisteminizle yaptığınız aramaların kaydını kaydetmeniz gerekir. Bu nedenle, bir başvuru sahibi ile görüşürseniz ve tüm süreç üç ay boyunca devam ederse, son işe alım kararı saatin geçmeye başlamasına karar verilene kadar değildir.

Bunu neden yapmak zorundasın? Biri işe alma kararınızı sorgularsa, herhangi bir şekilde, biçimde veya biçimde yasa dışı olarak ayrımcılık yapmadığınızı göstermeniz gerekir. Engelli Amerikalılar Yasası, Başlık VII ve diğerleri gibi yasalar sizin uygun olduğunuzu göstermenizi gerektirir. Bu kayıtları tutmak, bunu yapmanıza yardımcı olur.

İlaç Test Kayıtları

İşe alım öncesi ilaç testine ihtiyacınız varsa işe alım kaydının bir parçasıdır ve sonuçların bir kopyasını saklamanız gerekir. İş yerinde bir olay nedeniyle veya rastgele bir kontrolün parçası olarak ek ilaç testleri yaparsanız, bu kayıtları bir yıl boyunca saklamanız gerekir. Bununla birlikte, Ulaştırma Bakanlığı düzenlemelerine tabi olmanız durumunda, uyuşturucu test kayıtları için asgari süre beş yıldır.

Bordro / Zaman Kartları, Etc

Kanun, bu kayıtları üç yıl saklamanızı gerektiriyor, ancak son davalar daha uzun süre saklamanızın daha akıllıca olacağı anlamına geliyor. Her bir çalışanın ne kadarının ödendiğine ve şirketinizde görev süreleri boyunca kaç saat çalıştıklarına dair bir kayıt tutmak istiyorsunuz. Kayıtlarınızı, nedene bakılmaksızın, çalışan ayrıldıktan sonra en az beş yıl boyunca saklayın.

Muaf tutulan çalışanlar için, elbette, harcanan saat sayısına bakılmaksızın maaşları aynı olduğundan, zaman kayıtlarını tutmanıza gerek yoktur. Ancak, hiçbir zaman bir çalışanı muaf olmaması gerektiği zaman muaf tutulduysa, bu saatler çalışılan kayıtlar borçluların fazla mesai masrafları için size yol gösterebilir. Şirketin ödemeyi nasıl hesapladığını eklediğinizden emin olun. Örneğin, düz maaş, maaş artı komisyon, fazla mesai, parça iş veya düz saatlik ücret olup olmadığını izlemeniz gerekir.

Bunu yalnızca ödeme ve vergi soruları için değil, birçok başka kararda da çalışılan saat sayısına bağlı olarak yapmanız gerekir. Örneğin, FMLA için uygunluk, bir yılda çalışılan saat sayısına bağlıdır. Yarı zamanlı muaf bir çalışanınız varsa, FMLA uygunluğunu belirlemek için zaman kaydına ihtiyaç duymayı düşünebilirsiniz. Ayrıca, çalışanlarınıza çalıştıkları tüm saatler boyunca para ödediğinizi kanıtlayabilmelisiniz.

Form I-9

Personel kayıtlarınızdan ayrı olarak saklanan çalışan I-9 Formunu, çalışanı işe aldıktan sonra üç yıl boyunca ve hangisi daha sonra olursa olsun, bir yıl boyunca işten çıkardıktan sonra saklayın.

Sağlık / Emeklilik Yararları Bilgi

Tüm faydalarınız için planlarınızın kaydını en az altı yıl boyunca tutmanız gerekir. Mahkemeler, bir çalışanın sizi dava etmesi durumunda, daha yüksek bir emekli maaşını hakettiğini söyleyerek, örneğin, çalışanın yaptıklarını ispat etme sorumluluğunu değil, borçlu olduğunu ispatlamakla yükümlü olduğuna karar vermiştir. Tüm bu Özet Plan Açıklamalarını saklayın.

COBRA'ya uygun eski çalışanlarınız varsa, sağlık yararlarını artırarak, bu kayıtları altı yıl boyunca sadece güvende tutmanız gerekir. Kanun, alıkoyma belirtmez, ancak bu, Çalışan Emeklilik Gelir Güvenliği Yasası (ERISA) uyarınca geçerli olabileceğinden, bu yasa altı yıl süreyle alıkonulmasını gerektirir. Güvenli tarafta olmak için, o kayıtları atma.

FMLA Kayıtları

Bir çalışan FMLA'yı talep ettiğinde, iznini üç yıl reddetmiş olsanız bile, bu kağıt izini tutmanız gerekir. Her bir çalışanın iznini takip ettiğinizden emin olun - ne zaman başladığı ve ne kadar zaman kullanıldığı. Çalışanın kesintili FMLA'sı varsa, her izini izlediğinizden ve kullanılan saat sayısını belgelendiğinizden emin olun. Tarihler ve saat sayısı belgelenmelidir. Unutmayın, aralıklı izin, günde birkaç saat veya haftada birkaç gün boyunca kullanılabilir. Hepsini belgeleyin ve bu kayıtları saklayın.

Unutmayın, bu kapsamlı bir liste değildir ve yalnızca Federal yasalara uygulanır. Örneğin Federal bir müteahhitseniz veya eyaletiniz farklı standartlara sahipse ek kayıt saklama yasalarına tabi olabilirsiniz. Şüpheniz olduğunda, atmayın.

İnsan Kaynakları Yönetimi Derneği (SHRM) 'de kayıt tutma ve zorunlu raporlama hakkında ek kaynaklara erişebilirsiniz.

Yasal Uyarı: Lütfen verilen bilgilerin doğruluğu ve yasallığı için garanti edilmediğini unutmayın. Site dünya çapında bir izleyici tarafından okunmaktadır ve istihdam yasaları ve düzenlemeleri eyaletten eyalete ve ülkeden ülkeye değişmektedir. Yasal yorumunuzu ve kararlarınızı bulunduğunuz yer için doğru olduğundan emin olmak için lütfen yasal yardım veya Eyalet, Federal veya Uluslararası devlet kaynaklarından yardım isteyin. Bu bilgi rehberlik, fikir ve yardım içindir.