Çalışan Hırsızlığı Riskini Azaltma

Güvenlik ve gözetim stratejileri, son yıllarda teknolojideki gelişmeler nedeniyle muazzam bir gelişme göstermiştir. Çok kullanımlı gözetim donanımları ve daha az dikkat çekici trend takibi uygulamaları, güvenlik sistemindeki olası boşlukları belirlemede daha etkilidir. Bu boşluklar, hırsızlara veya zimmetçilere şirket kasasına ve envantere yetkisiz erişim sağlama fırsatları sunar.

Çalışan Hırsızlığı Yükseliyor

ABD Ticaret Odası verilerine göre, çalışanların yüzde 75'i işverenlerinden en az bir kez çaldıklarını ve yüzde 38'i işverenlerden en az iki kez çaldıklarını itiraf ediyor. FBI, çalışan hırsızlığını ABD'de en hızlı büyüyen suç olarak adlandırmakta ve işletmelere beklenen marjlarının yüzde 7'sine mal olmaktadır. Sorun, çalışan hırsızlığıyla sonuçlanan bazı işletmeler için o kadar korkunç hale geliyor ki, yaklaşık yüzde 33'ü hırsızlık veya sahtekarlıktan kaynaklanan kayıplar nedeniyle iflasa itiliyor.

İstatistik Beyin tarafından derlenen raporlar, iş zararlarının yüzde 28'den fazlasının 100.000 ila 499.000 ABD Doları arasında değiştiğini ve zararların yüzde 25'inin 1 milyon ABD Dolarını aştığını göstermektedir. Bu rakamlar rahatsız edicidir, çünkü çalışan hırsızlığından kaynaklanan iş zararlarının önemsiz olmadığını göstermektedir. Çalınan nakit para veya malların ortanca değeri 75.000 ABD Doları'na yerleştirildi.

Sadece 2014 yılında, bir kayıp önleme ve envanter küçültme kontrol danışmanlık firması Jack L. Hayes tarafından yapılan bir araştırmaya göre, 1.2 milyondan fazla dükkan hırsızı ve yolsuzluk çalışanı eylemde kaldı. Daha da önemlisi, bu rakamlar 25 büyük perakendeciden elde edildi; bu, sorunun daha yaygın olduğunu ve küçük ila orta perakendecilerin karışıma dahil edilmesinin daha önemli olduğunu ortaya koydu. Çeşitli çalışmalara göre, çalışan hırsızlığından kaynaklanan kayıplar hırsızlıktan kaynaklanan zararları geride bıraktı.

Çalışan Hırsızlığı Yöntemleri

Çalışan hırsızlığının tespit edilmesi zor olabilir, çünkü fail, sisteme aşina bir içeriden biridir. Ek olarak, bu çalışanlar, konumlarından ve güvenilir ekip oyuncuları olarak ünlerinden dolayı krallığın anahtarlarına erişebilir. Bunlar, şirketten çalmak için yaygın olarak kullanılan yöntemlerden birkaçıdır.

• Muhasebe ve finans personeli kişisel hesaplara gelen çekleri yönlendirebilir. Defterleri korudukları için, girişleri değiştirerek hırsızlığı gizleyebilirler.
• Kurumsal çek hesabına erişim sayesinde çalışanlar, kişisel hesaplara yönlendirilen hayali ödemeler için çek yazabilir.
• Nakit çalınması planlamayı gerektirir çünkü kasiyerler vardiyalı kapanışta kasalarını dengelemek zorundadır. Müşterilerdeki değişimi kasıtlı olarak göz ardı ederek ve farkı koruyarak para kaybedebilirler. Taranmayan işletmeler için çalışanlar, etiketsiz ürünler için daha yüksek bir fiyat teklifinde bulunabilir ve dengeyi koruyabilir.

• Malların çalınması, iş kutularını gizlemek için çöp kutularının, geri dönüşüm sisteminin veya kişisel çantaların gizlice kullanılmasıyla gerçekleştirilir. Perakendede, iade ve geri ödeme işlemi, üçüncü bir tarafın yardımı ile veya onsuz şirketten çalma şansı verir.
• Sarf malzemelerinin çalınması önemsiz görünebilir, ancak çalışanlar kişisel kullanım için ofis malzemelerini alarak daha sertleştiğinde bu miktar hızla artar.
• Bordro hırsızlığı kazanılmamış bir süre için ödeme ve iş dışı giderler için geri ödeme anlamına gelir.

Çalışan Hırsızlığının Arkasındaki Motivasyonları Anlamak

Çoğu şirkette, çalışanlar arka plan kontrolleri, iş geçmişi ve kredi kontrolleri dahil olmak üzere sıkı bir tarama sürecinden geçirilir. Bu süreç uygun olmayan kişileri başvuru havuzundan çıkarmak için tasarlanmıştır. İstihdam öncesi engelleri aşan çalışanların nitelikli, güvenilir ve güvenilir olduğunu varsaymak güvenlidir.

Birçok durumda, failler, çalışkan, ayın çalışanı tiplerinden sinsi hırsızlara, fonları kendi hesaplarına yönlendirmek veya envanterlerine yardım etmek için titiz planlar yapan, uzun süredir çalışanlardır. Bu bireyleri kariyerlerini ve geçim kaynaklarını birkaç bin dolar kazanmak için riske atma konusunda ne motive edebilir?

1. Sert yaşam değişiklikleri: Sevilen birinin ölüm, boşanma veya ayrılma sonucu kaybı, herkes için yıkıcı bir gelişmedir. Bu, çalışanın gelir akışını azaltabilir ve masrafları artırabilir. Montaj faturaları ile karşı karşıya kalan çalışan, az miktarda para alma olanağını değerlendirir. Genellikle, yakalanmadan geri ödeyebileceklerine inanırlar.
2. Maaş skalasının ötesinde yaşamak: En büyük kayıplar genellikle araçlarının ötesinde yaşamayı amaçlayan zalimiyetten kaynaklanmaktadır. İyi hayatı yaşamaya çalışırlar ancak mal ve olanakları kendi başlarına karşılayamazlar. Çalınan fonlar pahalı arabalar, evler ve lüks mallar elde etmek için kullanılır. Çalışan pahalı tatil yapabilir ve karşılayabileceklerinden daha pahalı olan faaliyetlerde bulunabilir.

1. fırsat: Çalışanlar küçük miktarlarda para kazanmaya başlayabilirler çünkü fırsat kendini gösterir. Müşteriler, değişikliklerini talep etmeyi unutabilir veya muhasebeciler, fark edilmeden kitapları düzeltme fırsatı bulabilirler. Bu fırsatlardan yararlanmak alışkanlık haline gelebilir ve yakında kontrolden çıkmış olabilir.
2. Bağımlılık: Paraya mal olan zorlayıcı davranışlarla uğraşan bireyler, nakit taşıma veya muhasebe gerektiren işler için iyi aday değildir. Zorunluluklar, en iyi niyetlerin bile üstesinden gelebilir ve çalışanlar kumar, uyuşturucu ve diğer bağımlılıkları beslemek için ticari fonları teşvik eder.

1. açgözlülük: Eski usul açgözlülük açgözlülük, çalışanları, iş amaçları için emanet edilenleri kendileri için alma fırsatlarından yararlanmaya itmiştir. Hırsızlık, kendi kullanımları için fon saptırma veya tahsis etme teçhizatı ve diğer mallar şeklinde olabilir.
2. Tarama işlemini geçen kötü elmalar: İstihdam tarama süreci, sabıka kaydı olan adayları ayıklamalıdır, ancak bazen birkaçı yetersiz arka plan araştırması veya kayıt işlemedeki aksaklıklar nedeniyle veterineri geçebilir. Bir güven pozisyonuna yerleştirilmiş olan bu kişiler, başlangıçta bile şirketten çalmak için planlarını çiziyor olabilirler.

1. İntikam: Algılanan bilgiler, çalışanları şirketten çalarak intikam almaya itebilir. Tercih edilen bir yere terfi veya lateral transfer için devredilen bir birey veya kişisel olarak olumsuz bir değerlendirme yapan bir kişi, şirketten çalarak kendilerine ne reddedildiğini iddia ettiklerini hissedebilir.

Çalışan Hırsızlığını Azaltacak Savunma Stratejileri

En iyi savunma, çalışan hırsızlığı sorununa proaktif bir yaklaşımdır. Güvenlik uzmanları, işletme sahiplerinin ve yöneticilerinin, bunun gerçekleştiğini veya fırsat ortaya çıktığında gerçekleşeceğini varsaymaları gerektiğini önermektedir. Bu, tüm çalışanlara şüphe ile muamele etmek anlamına gelmez, çünkü bu, morali batırmanın en hızlı yoludur. Strateji, idari ve operasyonel prosedürlerdeki boşlukları tanımlamak için kapsamlı bir sistem incelemesi yapılmasını gerektirir.

• Kırmızı bayrakların belirlenmesi için istihdam öncesi tarama sürecinin güçlendirilmesi.Muhasebe ve mali kayıtlara erişim sağlayan pozisyonlar, kredi geçmişini ve ceza adaleti sistemi ile tüm karşılaşmaları kapsayan üst düzey arka plan kontrollerine tabi tutulmalıdır. İşe alım görevlileri yeni işe alım yerine çalışanlarına verilmelidir. Özgeçmiş veya açık yalanlarda tutarsızlıklara karşı dikkatli olun, çünkü bu sorgulanabilir bir karakter göstergesi olabilir.
• Nakit ve diğer finansal hesaplara erişimi olan hassas pozisyonlarda çalışanlar için bir kontrol ve denge sistemi kurmak. Her zaman birlikte çalışan en az iki çalışanı içeren bir arkadaş sistemi kurun. Satışı geçersiz kılma ve müşteri geri ödemeleri yapma prosedürlerinin bir süpervizör veya yönetici tarafından onaylanması gerekir. Defter tutma ve muhasebe bölümünde, defterler yalnızca bir kişiye kitapları emanet etmek yerine bir çalışanlar ekibi tarafından tutulmalıdır. Hiçbir koşul altında bir kişiye, üçüncü şahıs bir profesyonel tarafından habersiz denetimlere tabi tutulması gereken tüm mali kayıtların kontrolünden emanet edilmemelidir.
• Kilit finansal kayıtları incelemek için bir dış muhasebeci kullanın. Banka dekontları, verilen çekler ve alınan çekler ve ödenecek hesaplar ve alacak hesapları için defterler üçüncü bir tarafça doğrulanmalıdır. Alacaklıların doğrulanabilir olduğundan ve kurumsal çeklerinizin imzalarının yasal olduğundan emin olun.
• Bir video izleme sistemini caydırıcı olarak kurun. İnsanlar kamerada olduklarını bilirlerse dürüst olmayan davranışlarda bulunma olasılığı daha düşüktür. Kameralar, gerçekleşmeden önce riskli davranışları önlemek için oradalar. Gerçek zamanlı video izleme, stoklu odalar ve lüks malların satış katları gibi yüksek riskli ve yüksek değerli alanlarda yardımcı olabilir.
• Çöp giderme yordamlarını oluşturun. Kişisel kullanım amacıyla veya başka bir yerde satılmak üzere mal çalmak için elden çıkarma ve geri dönüşüm sistemini kullanma şansını ortadan kaldırın. Bu süreç, tüm kutuların ve kasaların sökülüp düzleştirilmesini, sadece açık çöp poşetlerinin kullanılmasını ve çalışanlara çöplüklere tek yönlü erişimin sağlanmasını içerebilir.
• Çalışanların moralini iyileştirin. Güven inşa etmek iki yönlü bir yoldur. Çalışanları tanıyın, ilişki kurun ve ilişkiler kurun, çünkü insanlar işte mutlu olurlarsa ve kariyerlerini önemserlerse, cezbedici olma ihtimalleri daha düşük olabilir.
• Bir çalışan ipucu hattı açın. Önceki öneri ile ilgili olarak, şirkete sadık olan çalışanlar şüphelerini isimsiz olarak bildirerek dolandırıcılık ve hırsızlıktan kaynaklanan zararları sınırlamaya yardımcı olabilir. Tüm raporların gizliliğini sağlayın ve eyleme geçmeden önce her bir raporu iyice araştırın.

Kovuşturmak veya Kovuşturmamak

Küçük ve orta ölçekli işletmeler, zalim ve sahtekârlar tarafından orantısız bir şekilde mağdur ediliyorlar. Küçük işletmelerin yüzde altmış dördü, çalışan hırsızlığı mağduru olduklarını bildirirken, yalnızca yüzde 16'sı Cincinnati Üniversitesi'nde ceza adaleti alanında doktora yapan bir öğrenci tarafından yapılan bir çalışmaya dayandığını bildirmiştir. Çoğu zaman, küçük işletme sahipleri çalışanı işten çıkarmaktan daha fazlasını yapmazlar; çünkü dava takibi, çalınan fonların geri ödeneceğine dair hiçbir güvence vermez. Diğer şirketler, gizli kayıtlarını incelemekten kaçınmaktan kaçınırlar.

Çalışan hırsızlığına gelince, önleme en iyi savunmadır. Hassas bölgeleri belirlemek için sistemlerinizi ve prosedürlerinizi gözden geçirin ve gerekli değişiklikleri yapın. Kırmızı bayrakları bulmak için yeni bir bakış açısı ile tarafsız bir parti ile çalışmak yardımcı olabilir. Dolandırıcılık ve çalışan hırsızlığı olayları tespit edildiğinde, hızlı, kararlı ve sıkı bir şekilde hareket edin. Şirketinizi, çalışanların çalınması nedeniyle meydana gelebilecek önemli kayıplardan korumak için sıfır tolerans politikasını izleyin.