Proje Yönetiminde Yönetici Liderlik Desteği Kazanın

Proje Yöneticilerinin zor işleri var. Rollerinin niteliği gereği, yeni girişimlerde bulunmak ve başarılı olmak için etkili bir ekip oluşturma sorumluluğunu üstlenirler. Projeler, geçici ve benzersiz girişimler ile günlük operasyonların rutini dahil olmak üzere bir firmada yapılan tüm çalışmaları kapsadığından, her proje yeni bir maceradır.

Gerçekte, projelerin nasıl inovasyon yaptığımızı; Stratejiyi nasıl yürüttüğümüz ve kuruluşumuzun altyapısını ve yeteneklerini nasıl geliştirdiğimiz, üst düzey liderlerin firmalarının proje yöneticilerini desteklemek için ellerinden gelen her şeyi yapması gerektiği açıktır.

Proje başarısını destekleyen en önemli faktörlerden biri, etkili ve meşgul bir yönetici sponsorun varlığıdır. Bu pozisyon uzun zamandır endüstri çalışmalarındaki proje başarısı ile ilişkilendirilmiştir, ancak sponsorluk konusundaki gerçek uygulamaları açıklayan literatürün gözden geçirilmesi, kuruluşlarımızdaki sponsor rolünün varlığını ve uygulamalarını kurumsallaştırmak için uzun bir yolumuz olduğunu göstermektedir. Biraz içerik uygundur. İlk olarak, sponsorun temel sorumluluklarını gözden geçirelim.

Bir Projenin Yürütme Sponsorunun Başlıca Sorumlulukları

• Bir projenin sonucunun sorumluluğunu üstlenin. (Bu nokta genellikle proje yöneticisi ile paylaşılan bir sorumluluk olarak tanımlanmaktadır.)
• Projeyi kiralama ve proje yöneticisi ve çekirdek ekip üyeleri hakkında yetki vermek.
• Kaynaklar ve görünürlük için proje ekibini destekleyin.
• Hesap verebilirlik ve şeffaflık dahil olmak üzere etkin ekip değerlerinin varlığını ve desteğini sağlamak.
• Olağanüstü zorluklar karşısında ekibi destekleyin.
• Proje yöneticisine koçluk yapın.
• Proje ekibini örgütsel girişime karşı savun.

Yönetici Sponsoru Resim Dışı Olduğunda Ne Olur

Destekleyici bir yürütme sponsorunun yokluğunda, yukarıdaki sorumlulukların tümü, genellikle bu görevleri yerine getirmek için bant genişliği ve siyasi zorunluluktan yoksun olan aşırı yüklenmiş proje yöneticisine aittir. Etkili bir sponsorun bulunmaması, bunlarla sınırlı olmamak üzere, proje sorunları riskini artırır: başarısızlık, zamana karşı yetersiz performans, maliyet ve kalite hedefleri ve artan takım kargaşası.

Basitçe ifade etmek gerekirse, etkili bir yürütme sponsorunun varlığı, en önemli geçici ve benzersiz girişimlerimizi başarılı bir sonuca ulaştırmak için karmaşık çalışmalar için olumlu bir fark yaratandır. Rolün bariz önemi göz önüne alındığında, çoğu kuruluşun yürütme sponsorlarıyla çalışmalarını ciddiye aldığını varsaymak makul olabilir. Ne yazık ki, gerçek dünyada harcanan zamanın biraz farklı olduğunu gösteriyor.

Organizasyonlarımızın Yönetici Sponsorunun Rolünü Nasıl Ele Aldığına Bir Bakış

Proje yönetimi üzerine yüksek lisans yönetimi eğitmeni olarak, öğrencilerimin işverenlerinin büyük bir metropol bölgesindeki proje yönetimi uygulamaları hakkında düzenli olarak bilgi edinme şansına sahibim. Fortune 100 firmalarından küçük, girişimci girişimlere ve kar amacı gütmeyen kuruluşlara kadar, temsil edilen kuruluşlar ekonomimizin bir kesitidir.

Proje yönetimi uygulamalarının iyi tespit edildiği bu dönemde, çoğu firmanın yönetici sponsorun rolü etrafında olgun uygulamalar göstereceğini beklemek makul olsa da, gerçekte durum tam tersi. MBA öğrencilerinin yıllık gayri resmi araştırmamın yürütücü sponsorun firmalarındaki rolü hakkındaki bilimsel olmayan birkaç bulgu:

• Ortalama olarak, öğrencilerin yüzde ellisinden fazlası firmalarını yürütme sponsorluğu konusunda resmi uygulamaları bulunmadığı şeklinde tanımlamaktadır.
• Çok az sayıda firma sponsorun rolü ve sorumlulukları için resmi bir eğitim veya standartlaştırılmış tanımlamaya sahiptir.
• Henüz bir öğrencinin, yöneticisinin yöneticileri için eğitim verdiği bir raporunu almadım.
• Proje başarısı için destekleyicinin hesap verebilirliği konusunda çok az tutarlı bir anlaşma yoktur.
• Öğrenciler, firmalarında proje yöneticileriyle yaptıkları sponsorların performans ve desteklerinden memnun oldukları konusunda görüşmelerde, ankete katılanların çoğu hayal kırıklığı dile getirdi.

Sanayi dernekleri ve özel danışmanlık firmalarından daha resmi anketlerin incelenmesi, öğrencilerimin girdilerinin genel geçerliliğini güçlendirmektedir. Yürütme sponsorluğu uygulamasının mevcut durumu iyileştirme için yer bırakabilirken, proje yöneticileri girişimleriyle devam etmekten başka seçeneğe sahip değillerdir. Bununla birlikte, proje yöneticilerinin çok ihtiyaç duyulan yönetici desteğini almak için atabilecekleri bazı adımlar vardır.

Projenize Yönetici Desteği Nasıl Gidilir?

1. Sponsoru işe al. Projeniz firmanız için, doğrudan müşteriler için ya da dolaylı olarak müşterileri desteklemek için daha etkin ve etkili iç faaliyetler sağlayarak stratejik sonuçlara sahipse, bir sponsor işe almalısınız. Projenin önemini artırmak ve yardım istemek için doğrudan yöneticinize veya Proje Yönetim Ofisi başkanınızla birlikte çalışın. Destekleyicinin yukarıda tanımlandığı şekilde rolünü ve sorumluluklarını vurgulayın ve proje başarısı ile etkili sponsorluğu ilişkilendiren endüstri araştırmasına işaret edin.

1. Sponsorunuzu eğitin. Rolü stratejik değil, taktiksel ya da zırhlı olarak vurgulayın. Çoğu yönetici, resmi eğitimi olmayan ve hatta sorumlulukları bağlamı olan bir sponsor rolüne gelir. Bir yöneticiyi eğitmek biraz garip bir rolündeyken, bu kişilerin çoğu bağlamınızı ve rehberliğinizi takdir edecektir. Hesap verme sorumluluğu, değerlerin pekiştirilmesi ve ekibin korunması konularında, yönetici sponsorunuza binerken öncelikli odaklanmanız gerekir.
2. Sponsorunuzu aktif olarak dahil edin ve dahil edin. En iyi proje yöneticisi / yönetici sponsor ilişkileri oldukça etkileşimlidir. İki tarafın proje faaliyetlerini güncellemek, acil durumlara işaret etmek ve müdahale etmek için net bir iletişim protokolü oluşturması önemlidir. Proje yöneticisi, yürütücü sponsoru zaman zaman gerçek ilgi göstermesi için durum veya takım toplantılarına katılmaya ve takımın başarısı için organizasyona aktif bir amigo görevi görmeye teşvik etmelidir.

1. Sponsorunuzdan koçluk desteği isteyin. Performansınıza ilişkin yapıcı ve olumlu geri bildirimler ve koçluk gözlemlediğiniz ve sunduğunuzdan daha fazla deneyime sahip birisine sahip olmak her zaman yardımcı olacaktır. Destekleyicinize, bu girişi iyileştirme yolunda bu girişi memnuniyetle karşıladığınızı ve alındığında bunu zarifçe kabul ettiğinizi bildirin.
2. Sponsoru büyük sorunlar için dikkatlice kullanın. Sponsorunuza taktiksel konularda çok fazla bakmama veya davranmamaya dikkat edin. Sponsorunuzun en yüksek ve en iyi kullanımı, kaynakların korunmasına yardımcı olmaktır; proje ekibinin sözcüsü olarak daha geniş bir yönetim grubuna hizmet etmek ve temel ekip değerlerini güçlendirmenize yardımcı olmak. Sponsoru ekip faaliyetlerine çekmeyi düşünürken proje yöneticisinin saygı duyması gereken dengeleyici bir hareket vardır.

Alt çizgi

Yürütme sponsorunun rolü, proje girişimleri için başarının bulmacasının önemli parçalarından biridir. Başarılı proje yöneticileri bu rolün ne kadar önemli olduğunu anlar ve doğru düzeyde ve yoğun bir şekilde yönetici desteği almak için çalışır. Sponsorun rolü yoksa veya belirsizse, yönetici sponsorlarınızı sizi, ekibinizi ve firmanızı başarı için desteklemek üzere işe almak ve eğitmek için kendinize verin.