Proje Yönetiminde Paydaş Yönetim Planı

Proje yönetiminde, bir paydaş yönetim planı, paydaşların projeye nasıl dahil edileceğini gösteren resmi bir belgedir. Bir paydaş, projeyle ilgili bir kazancı olan kişi veya gruptur. Bir proje ekibi, paydaşların ne zaman ve nasıl dahil olacağını düşünerek, paydaşların proje üzerindeki olumlu etkisini en üst seviyeye çıkarabilir.

Paydaşlar Nelerdir?

Paydaşlar kurum içinde ve dışında olabilir. İç paydaş örnekleri, muhasebe ve bilgi teknolojisi gibi yöneticileri ve iş birimlerini içerir.İşletme birimleri genellikle proje ekibinde temsilcilere sahiptir. Dış paydaşlar çıkar grupları, işletmeler ve sivil kuruluşlar olabilir. Dış paydaşların proje ekibinde temsil edilmesi nadirdir. Düzenleyici otoriteye sahip kurumlar için, düzenledikleri endüstriler genellikle herhangi bir proje için en önemli dış paydaş grubudur.

Proje ekibi tarafından bir paydaş tanımlanırsa, söz konusu paydaş paydaş yönetim planında düşünülmelidir.

Bir proje ekibinin her paydaş grubunu temsil eden üyelerden oluşması pratik değildir. Çoğu durumda bu mümkün değildir. Ancak, proje ekibinin, projenin başarılı olması için paydaşlardan girdi ve satın almaları gerekiyor. Örneğin, bir hükümet kuruluşu, en yaygın kullanılan özel yazılım programını tamamen yenilemek ve modernize etmek istiyor. Kuruluştaki hemen hemen herkes programı bir şekilde kullanır. Her kullanıcı türü doğrudan proje ekibinde temsil edilemez, bu nedenle ekip paydaşlardan girdi toplamak için yollar tasarlar ve paydaşları projenin durumu hakkında bilgilendirmenin yollarına karar verir.

Bu girdi ve iletişim stratejilerini toplama yöntemleri paydaş yönetim planında belgelenmiştir.

İletişim Planı vs İletişim Planı

Bir projenin paydaş yönetim planı ile iletişim planı arasında önemli miktarda kanama olabilir. İşlevleri çok benzer. Bir paydaş yönetim planı, çıktıların ana hatlarının yanı sıra projeye girdiyi kolaylaştırması bakımından daha geniştir. Bir paydaş yönetim planı, yalnızca belirli çıkarları olanlara hitap ettiği için daha dardır, oysa bir iletişim planı daha geniş kitleleri içerebilir.

Evrim

Paydaş yönetim planı genellikle proje yöneticisi tarafından tutulur. Bir proje ilerledikçe, proje yöneticisi paydaş yönetim planını gözden geçirir ve güncellemeleri değerlendirmek için periyodik olarak proje ekibine geri getirir. Bir proje, zaman çizelgesinin ortasında, planlama aşamalarında olduğundan çok farklı görünebilir, bu nedenle, şartlar gerektiriyorsa bir projenin rehber dokümanlarının değiştirildiğinden emin olmak önemlidir.

Örnek

İşte bir paydaş yönetim planının bir proje boyunca nasıl değişebileceğine bir örnek. Bir devlet kurumu bir kural koyma projesine başlar. Başlangıçta, proje sponsoru ve proje yöneticisi, paydaş yönetim planına dahil etmek için bir paydaş listesi hazırladı. Proje ekibinin ilk görevlerinden biri, planı ortadan kaldırmaktır. Birkaç ay sonra, bir proje ekibi üyesi, projenin başlangıcında hiç kimsenin düşünmediği bir paydaşı belirler. Proje yöneticisi yeni paydaşı plana ekler ve yeni paydaşın nasıl dahil edileceğini tartışmak üzere bir proje ekibi toplantısı yapar.

Ekip ne yapacağına karar verdiğinde, proje yöneticisi proje sponsoruna bilgi verecektir.

Paydaş yönetim planı canlı bir belgedir. Proje değiştikçe, paydaş yönetim planı projenin ihtiyaçlarına daha iyi hizmet verebilmek için bununla birlikte değişebilir. Çevik bir paydaş yönetim planı ile bir proje ekibi, paydaşlardan girdi ve geribildirimleri uygun şekilde toplayabilir ve bu paydaşları bilgilendirebilir.