Proje Yönetim Planı Nasıl Yazılır?

Bir proje yönetim planı, ekibin proje üzerinde nasıl çalışacağını belirten bir belgedir. Proje yaşam döngüsünü açıklar ve işin nasıl yürütüleceğini, izlendiğini, kontrol edildiğini ve ardından resmi olarak nasıl kapatılacağını kapsar.

Proje yönetim planı aslında proje için üreteceğiniz tüm alt planlar için genel bir terimdir. Proje yönetim planını bu planların kapsadığı her şey olarak tanımlayabiliriz:

• Gereksinim yönetimi planı
• Kapsam yönetim planı
• Zamanlama yönetim planı
• Kalite yönetim planı, eğer varsa
• Maliyet yönetimi planı
• Risk yönetimi planı (risk günlüğünüzü referans alması gerekir)
• Değişim yönetim planı
• Proje için bir tane ihtiyacınız varsa tedarik yönetimi planı
• Yapılandırma yönetim planı, yine, yalnızca bir tane yazmayı planlıyorsanız: projeniz için gerekli olduğunu düşünmeyebilirsiniz.
• İnsan kaynakları yönetimi planı

Proje yönetim planı ayrıca, özellikle kapsam ve zamanlama için, projenin taban çizgileri hakkında önemli bilgiler içerir. Bu, size projeyi kapattığınızda neyin değiştiğini kolayca görebilmeniz ve planlanan performansı gerçek performansla karşılaştırabilmeniz için geriye başvurabileceğiniz bir hat sağlar.

Bunu söyledikten sonra, proje yönetim planı başlı başına bir belge olarak mevcuttur. İşte ne ekleneceği ve diğer bölümlere nasıl referans verileceği.

Proje Yönetim Planı Belgesi Yazma

Belgenizi projenin adı ve tarihi ile başlatın. Sıfırdan başlamak zorunda kalmamak için, varsa Proje Yönetimi Ofisinizden bir şablon kullanın.

Sonra bu bölümleri ekleyin:

Eşikler ve Baselinler: Projelerin zamanlama, kapsam, maliyet ve kalite alanları için taban çizgilerinin nasıl yönetileceğini açıklayın. Planlanacak kabul edilebilir değişikliklerin ne olacağını (örneğin, +/- yüzde 10) ve ihlal edilmiş gibi görünüyorsa ne yapacağınızı belirleyin. Bunları Proje Beyannamenizde belgelemiş olabilirsiniz.

Yönetim: Proje yönetimi yaşam döngüsü boyunca ne tür proje incelemeleri, eş değerlendirmeleri ve diğer yönetim önlemlerini uygulayacağınızı belirleyin. Asgari olarak, her aşamanın sonunda resmi imzayı dahil etmelisiniz. Bu, proje sponsorunun rollerinden biridir. Projeniz için uygunsa, elinizde tutacağınız kalite incelemelerinin ayrıntılarını da girebilirsiniz.

Metodoloji Kararları: Bu, proje yönetimi metodolojinizin hangi parçalarını yapmayacağınıza karar verdiğinizi yazmak için uygun bir yer değil. Örneğin, burada bir tedarik yönetimi planı yapmayacağınızı not edebilirsiniz, çünkü projeniz için bir tedarik gerekli değildir.

Başka herhangi bir şey: Bu başlıklar ile sınırlı kalmayın. Şirketteki diğer projelerle bağlantı kurma, birinin dikkatini çekmek istediğiniz planlamayı etkileyebilecek dış faktörler gibi projenin planlanmasıyla ilgili olabileceğini düşündüğünüz herhangi bir şeyi dahil edin.

Yardımcı Planlar

Tüm proje belgelerinizi bire bir birleştirmek eğer çok büyük bir proje yönetim planı olacaktır. Bu belgeye bağlantılar (veya en azından belgenin nerede bulunabileceği ile ilgili bir açıklama) eklemek en iyisidir. Sonra birisi gidip okumak isterse, proje yönetim planınızın çok fazla uzun sürmesine gerek kalmadan hiç kimsenin bakmayacağını düşünmeden bulabilirler.

Taban çizgileriyle de bağlantı kurmayı unutmayın. Proje takvimi taban çizgisi için planınızın bir versiyonunu kaydedin ve ona bağlayın. Maliyet taban çizgisi için, bugün itibariyle bütçe planlamanızın bir sürümünü kaydedin ve bununla bağlantı kurun. Bu belgeler canlı belgelerdir ve proje ilerledikçe değişecektir, ancak bu orijinal dosyaları saklarsınız, böylece geriye bakıp karşılaştırmayı yapabilirsiniz.

Son olarak, proje yönetimi planınıza sürüm kontrolü ekleyin, böylece güncellemeniz gerekirse en son kopya üzerinde çalışıp çalışmadığınızı kolayca görebileceksiniz.