Proje Yönetiminde Kapsam, Risk ve Varsayım

Proje yönetimi alanında, diğer tüm uzmanlık alanlarında olduğu gibi, kısaltmalar ve özel terimlerle dolu benzersiz bir kelime var. Anlamanız gereken üç temel terim ve kavram:

• kapsam
• Risk
• Varsayımlar

Bu, bu üç temel proje yönetimi teriminin bir özetidir ve ek okumalar için bağlantılar ve öneriler içerir.

kapsam

Proje yönetiminde kapsam, projenin kapsamını tanımlayan sınırlar kümesidir. Kapsam, proje girişimi sonucunda müşteriye neyin teslim edileceğini açıklar.

Kapsamı anlamak, proje yöneticisinin ve proje ekibinin, proje sınırları içinde veya dışında neler olduğunu anlamalarını sağlar. Eğer bir şey "kapsamda değilse" ise, projenin planlama çalışmasında dikkate alınmaz. Kapsam bildiriminin sınırlarına giren faaliyetler “kapsam kapsamında” kabul edilir ve program ve bütçede muhasebeleştirilir. Bir faaliyet sınırların dışına çıkarsa, “kapsam dışı” kabul edilir ve bunun için planlanmaz.

Bir proje yöneticisi veya proje ekibinin bir parçası olsanız da, ilerlerken bir şeyin kapsam dahilinde veya kapsam dışında olup olmadığını düşünmek isteyeceksiniz. Örnek olarak, bir müşterinin sizden bir web sitesi kurmanızı istediğini hayal edin. Projenin kapsamını (veya sınırlarını belirlerken), aşağıdakileri kapsam içinde olarak belirtirsiniz:

• Site tasarımı ve tel kafes şeması
• Test yatağı oluşturulması
• Onaylanan tel kafesin kodlanması
• Web sitesi teması için grafik geliştirme
• Siteyi herkese açık hale getirmeden önce test etme ve hata ayıklama

Proje süresince müşteri sizden şirkete bir video genel bakış eklemenizi ister. Video proje kapsamında belirtilmemiştir ve bu nedenle kapsam dışındadır. Video çalışmasını ek bir ücret karşılığında yapmaktan memnun olabilirsiniz, bunun için proje için kapsam ve maliyet ve zaman tahmininin gözden geçirilmesi gerekir.

Açık ve üzerinde anlaşmaya varılmış bir kapsam belgesinin olmaması durumunda, videonun yayınlanması ekibinizle müşteri temsilcileri arasında çekişmeli olabilir. Net bir kapsam bildirimi, durumu etkisiz hale getirmenize ve bir değişikliği düzenli bir şekilde ele almanıza izin verdi.

Peki, kapsamın içinde veya dışında olanı nasıl belirlersiniz? İlk önce, müşteriyle veya proje sahibiyle yapılan görüşmelere dayanarak halihazırda bildiğiniz projenin tüm ayrıntılarını ana hatlarıyla belirtmek isteyeceksiniz. Ardından, kapsamı içinde veya dışında kalanları yönlendirecek temel varsayımlar yapmak isteyeceksiniz.

Varsayımlar

Hayatınızın bir noktasında muhtemelen “Asla varsayımlar yapmayın” diye söylendi. Ancak, proje yönetiminde varsayımlarda bulunmak günlük bir faaliyettir. Varsayımlar kapsam ve riskleri tanımlamanıza ve tahminlerinizi zamana ve maliyete göre ayarlamanıza yardımcı olur. Elbette, varsayımlarınızı belgelemek ve doğrulamak çok önemlidir.

Kitap oluşturmak gibi basit bir şey düşünün. Arkadaşınızın bir sehpa kitabı için bir fikri olduğunu ve projeyi yönetmeni istediğini varsayalım. İlk talebi bütçe için fon sağlamayı garanti altına almak. Kapsamı tanımladığınızda, arkadaşınızın sayfa sayısı, görüntü ekleme, kapak stili ve sayfalar için kullanılacak kağıdın ağırlığı gibi birçok ayrıntıda belirsiz olduğu açıktır.

Tüm bu faktörlerin maliyet ve üretim karmaşıklığını etkileyeceğinden, özellikler hakkında varsayımlarda bulunmanız ve bu varsayımları arkadaşınız için kabul edilebilir veya kabul edilemez olarak doğrulamanız gerekir. Daha fazla tartışmadan sonra, arkadaşınız kitapta 50 fotoğraf eklemeyi planladığını söyledi. Varsayımınızı 50 görüntüye dayandırabilir veya bu sayının zamanla artacağını tahmin ederek, görüntülü 75-90 sayfa arasında olacağı varsayımını yapabilirsiniz.

Varsayımların programı doğrudan nasıl etkilediğini görebilirsiniz. Örneğin, bir salıncak setinin oluşturulmasını içeren bir parkta bir projeye öncülük ettiğinizi düşünün. Projenizi kurarken size bütçesinden ve biri malzemelerden sorumlu olan ekip üyelerine atanır. Programınızı oluştururken, çimento geldiğinde malzemeden sorumlu kişiye sorun. Bu kişi çimentoya ne zaman varacağından emin olmadığını ancak 1 Haziran ile 10 Haziran arasında olacağına inandığını söylüyor.

Kapsamınızı ve zamanlamanızı oluştururken, çimentonun 10 Haziran'a kadar varacağı varsayımında bulunursunuz. Bu örnek, varsayımlarda bulunmanın iki faydasını göstermektedir.

İlk avantaj, çimentoyu 10 Haziran'dan daha geç olmadan kabul etmenin, gelen çimentoya dayanan faaliyetler için plan yapmanıza izin vermesidir. İkinci avantaj, malzemeden sorumlu kişiye, daha sonra tedarikçisine aktarabileceği çimento tesliminde son teslim tarihini vermesidir. Yanlışlıkla, projenin ilerlemesi için kilit bir tarih belirledi.

Varsayımlarda bulunmak, proje ekibinin kapsam dahilinde, zamanında ve bütçe dahilinde kalmasına yardımcı olmak için proje sırasında sık sık gözden geçirilen kriterler belirler. Fakat varsayımlar yanlış olduğunda ne olur? Riskin devreye girdiği yer burasıdır.

Risk

Kapsamınızı oluşturduktan ve kapsamın ve tahminlerin arkasındaki varsayımları belirledikten sonra, risk alanlarını değerlendirmeye başlamak isteyeceksiniz. Risk, proje yönetiminde gerçek dünyada olduğu gibi aynıdır; zarar verebilecek bir tehlike veya şanstır.

Tüm projeler risk içerir ve proje yöneticisi veya proje sahibiyseniz, riski önceden tahmin etmek sadece sizin sorumluluğunuzda değildir, aynı zamanda bu risklerin potansiyel etkisini proje ekibine iletmek ve riskleri azaltmak için hazırlamak sizin görevinizdir.

Risk çeşitli derecelerde gelir. Bazen risk sadece projenin biraz farklı çalışacağı veya beklenmeyen küçük bir dönüş alacağı anlamına gelebilir. Bununla birlikte, bazı durumlarda risk, projenizi başını döndüren yıkıcı sonuçlara yol açabilir.

Oyun alanı senaryosunu yukarıdaki çimento örneğinden kullanalım. Risklerden biri, çimentoların 10 Haziran tarihine kadar gelmemesidir. Bu riskin olası etkileri nelerdir? Çimento döküldükten sonra takip eden tüm faaliyetler bu sorun nedeniyle ertelenir.

Riskler de olumlu olabilir. Çimento beklenenden daha erken ortaya çıkarsa, projenin etkisini düşünün. Bu olumlu bir sonuç gibi görünse de, yine de projedeki tüm diğer adımların zamanlaması ve sıralanması için bir sorun yaratmaktadır.

Proje yöneticileri, beyin fırtınası yapmak ve potansiyel riskleri belirlemek için proje ekipleriyle birlikte çalışır. Süreci bir adım öteye taşıyorlar ve riskin potansiyel ciddiyetine ve ortaya çıkma ihtimaline bakıyorlar. Ayrıca, riskin ne zaman meydana geldiğini tespit etmek için en uygun kişileri belirler ve üzerinde anlaşmaya varılan risk azaltma planları geliştirir.

Birçok firma, zaman içinde geliştirdikleri ve diğer projelerle olan tecrübelerinden kaynaklanan ayrıntılı risk şablonlarına sahiptir. Bazı endüstriler risk analizi için başlangıç ​​noktası olarak kullanılan risk profillerini derlemiştir. Birçok endüstri, risk planlama için de çok ayrıntılı istatistiksel analizler uygulamaktadır.