Merhaba bana vardı: Uygun telefon görgü kuralları

Gerçek şu ki, bu roket bilimi olmasa da, bir çalışma ortamındaki uygun telefon görgü kuralları, bir selamlama yeteneğinden biraz daha fazlasını içeriyor. Bir müşteri, müşteri veya hatta işvereninizle ilk temas noktanız olabileceğinden, iyi bir ilk izlenim veya fakir bir görüşme yapma şansınızdır. İşyerinde telefonu kullanırken izlemeniz gereken bazı ipuçları:

Önce Yut

Başka bir deyişle, arama yaparken veya telefona cevap verirken ağzınız boş kalmalıdır. Açıkça konuşabilmek istiyorsunuz ve çiğniyor ya da yutuyorsanız bu mümkün değil.

İsim ve Sıra Lütfen

İşyerinde bir çağrı aldığınızda, kendinizi ve şirketinizi ve varsa departmanınızı tanımlamanız gerekir. Arayan kişi size şirketin ana hattından aktarıldıysa, yalnızca adınızı ve departmanınızı belirtebilirsiniz. Aramayı ilk olarak cevaplayan kişi muhtemelen şirket adını verdi. Arayan olduğunuzda, ulaşmaya çalıştığınız kişiyi sormadan önce kendinizi aynı şekilde tanımlayın.

Görgü

Her zaman hattın diğer ucunda kimin olduğuna bakılmaksızın kibar olun. Bir resepsiyonistle veya şirket başkanıyla konuşup konuşmadığınızı lütfen söylemeyi unutma ve teşekkür edin. Herkesin saygıyı hakettiği gerçeğinin yanı sıra, aramanıza cevap veren kişi, uygun şekilde ele alındığından emin olabilir.

odak

Hepimiz çoklu görev yapmaktan hoşlanırken (ya da yapmaya çalışarak), siz görüşme yaparken başka şeylere yönelmekten kaçının. Konuştuğunuz kişiye bölünmemiş dikkatinize vermelisiniz. E-postan, sosyal medya ve oyunlar bekleyebilir.

Şimdi bekle

Öncelikle, telefondayken diğer tüm konuşmalardan kaçınmalısınız. Gerçeklik bazen içeri girer. Ofisinize veya odaya gelen birisiyle konuşmak veya başka bir çağrı almak zorunda kalabilirsiniz. Affedersiniz ve diğer konuşmanızı birkaç saniye ile sınırlandırın. Süresiz olarak beklemeye bekleyen birini bırakmayın. Diğer konuyla hızlı bir şekilde ilgilenemiyorsanız, ancak konuştuğunuz kişiyi beklemeye almak yerine derhal ele alınmalıdır, onun için uygun bir zamanda tekrar arayabilir misiniz diye sorun.

Arayan Kişinin Sistemde Kaybolmasına İzin Verme

Çizginin diğer ucundaki kişiye yardım edemeyeceğiniz ve onu bir başkasına devretmek zorunda kalacağınız zamanlar vardır. Bunu yaptığınızda, aramayı kime aktardığınızı ve nedenini bildiğinden emin olun. Arama yapmazsa veya gönderdiğiniz kişi orada değilse veya yardım edemezse ne yapacağını ona bildirin.

Mesajları Kısa ve Tatlı Tut

Birine sesli posta mesajı bıraktığınızda, özellikle adınızı ve telefon numaranızı belirttiğinizde yavaş ve net konuşun. Çok fazla insan çok uzun ve başıboş mesajlar bırakıyor ancak sonunda isimlerini ve numaralarını hızlı bir şekilde alıp alıcıyı aramayı geri alamıyor.

Bir kere yeter

Bir mesaj bırakırsanız ve bıraktığınız kişi hemen size geri dönmezse, şu anda yapamadığı için olabilir. Tekrar tekrar aramaya gerek yok. Eğer acil bir mesele ise, ertesi günü tekrar aramayı veya sesli posta bıraktığınızı belirten bir e-posta ile takip etmeyi deneyebilirsiniz.

Önce dinle

Telefon görüşmesine geri dönmeden önce aldığınız bir sesli mesajı tümüyle dinleyin. Geri aramanın gerekmediğini (vay, ne zaman kazandıracağını) veya önce bir şeyle ilgilenmeniz gerektiğini öğrenebilirsiniz. Örneğin, arayan kişi, ona geri döndüğünde hazır olabileceğiniz bilgilere ihtiyaç duyabilir.