Çalışan Bordro Dosyasının Amacı ve İçeriği

Çalışan bordrosu dosyası, bir çalışanın maaş ile yapmak zorunda olduğu her şeyin deposudur. Bir bordro dosyası oluşturmanın temel nedeni, personel dosyasında bulunan gizli bilgilerin geri kalanına erişimi sınırlandırmaktır.

Çalışan Bordro Dosyasının Amacı

Bordro dosyası, muhasebe personelinin, çalışanın gizli bilgilerine erişmeden çalışana ücret ödemesini sağlar. Muhasebe personeli, çalışanlara ödeme yapmanın mantıklı olduğu yerlerde bordro kayıtlarını tutabilir. Bordro ve muhasebenin dış kaynaklı olduğu durumlarda, bu çalışanın maaş bordrosu kayıtları için daha da önerilen bir uygulamadır.

Bordro dosyası gizli çalışan bilgilerinin erişilebilirliğini sınırlar. Çalışan bordrosu dosyası, muhasebe ve finans personelinin çalışana ödemek için ihtiyaç duydukları bilgileri elverişli bir konumda bulmasını sağlar. Konum, diğer çalışanlar için güvenli ve ulaşılmaz olmalıdır.

Muhasebe personeli üzerinde, bordro dosyalarındaki bilgilerin gizli olduğunu ve izinsiz olarak paylaşılmaması ve İK personelinden ayrılmaması gerektiğini etkilemelisiniz. Muhasebe personeli, çalışan zammı, terfi, ikramiye ve çalışanlar hakkında gizli olan diğer bilgileri de paylaşmamalıdır.

İnsan Kaynakları, muhasebenin çalışan bordrosuna erişimini izlemeye gerek duymaz. Personel ve sağlık dosyaları gibi ilgili çalışan dosyaları için önerildiği gibi, bordro dosyasına erişimi sınırlamanız gerekir. Yalnızca işini yapmak için bilgiye sahip olması gerekenler içeriği görmelidir.

Çalışan Bordro Dosyasının İçeriği

Bu, çalışanların maaş bordrosu dosyasına ait olanların önerilen bir listesidir.

• İşe alım müdürü, İnsan Kaynakları ve çalışan tarafından imzalanan teklif mektubu
• Bir çalışan sözleşmesi olduğunda İnsan Kaynakları ve işe alma müdürü tarafından imzalanan yetkilendirme
• W-4 formu
• Bordro indirimini içeren çalışanlara sağlanan haklarla ilgili evrak ve yetkilendirme
• Doğrudan mevduat yetkilendirme formu
• Maaşlı zaman muhasebe formları
• Saatlik haftalık zaman çizelgeleri
• Zaman saati kayıtları, kullanıldığı yerlerde
• Devam kayıtları
• Seyahat ve diğer izinli harcamalara ilişkin belgeler ve makbuzlar dahil olmak üzere gider geri ödeme talepleri

• Öğrenim geri ödeme formları ve ödeme, kitap vb. İçin makbuzlar
• Ön ödeme istek formlarında ödeme yapın
• Şirket kredi belgeleri ve ödeme planı
• Haciz siparişleri ve kayıtları
• Özel bilgilerin serbest bırakılması için yetki
• Her bir çalışanla ilgili evrak zammı
• Herhangi bir bonus, kar paylaşımı veya tanıma ödülüyle ilgili evraklar
• W-2 formları
• Şirketinizin izin verdiği diğer tüm bordro işlemlerine yetki verilmesi

Ayrıca şöyle bilinirçalışan dosyaları, çalışan kayıtları, insan kaynakları dosyaları, dokümantasyon

Not: Susan Heathfield, bu web sitesinde doğru, sağduyulu, etik İnsan Kaynakları yönetimi, işveren ve işyeri tavsiyesi sunmak için her türlü çabayı gösterir, ancak bir avukat değildir. Sitedeki içerik yasal tavsiye olarak kabul edilmemelidir. Site dünya çapında bir izleyici kitlesine sahiptir ve istihdam yasaları ve düzenlemeleri eyaletten eyalete ve ülkeden ülkeye değişiklik göstermektedir, bu nedenle makaleler iş yeriniz için bunların hepsinde kesin olamaz. Şüphe duyduğunuzda, her zaman hukuk danışmanına başvurun. Sitedeki bilgiler sadece rehberlik amacıyla verilmektedir.