Etkili Bir Toplantı Gündemi Nasıl Geliştirilir

Toplantı gündemi, katılımcıların toplantıda başarmayı umdukları öğelerin listesidir. Gündem, toplantıdan en az 24 saat önce ve katılımcıların toplantıya hazırlanma fırsatını bulması için dağıtılmalıdır. Tercihen, mümkünse, gündemin toplantıdan birkaç gün önce hazır olması gerekir.

Toplantı Gündemi Geliştirme

Öncelikle, toplantıyı planlamanıza yardımcı olması için diğer çalışanların gerekli olup olmadığını belirleyin. Ardından, toplantıyı düzenleyerek neyi başaracağınıza karar verin ve toplantınız için uygulanabilir hedefler belirleyin. Belirlediğiniz hedefler etkili bir toplantı planı için çerçeve oluşturacaktır. Toplantınızın zaman dilimi içerisinde makul olarak ulaşılabilir olandan daha fazlasını planlamadığınızdan emin olun.

Stephen Covey'in dediği gibi "Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı", "Akılda sonuyla başlayın." Toplantı amacınız toplantı odağını, toplantı gündemini ve toplantı katılımcılarını belirleyecektir.

Ardından, her gündem maddesi için ne kadar zamana ihtiyacınız olacağını düşünün. Toplantı bir saat sürecekse ve beş gündem maddesi varsa, bu size birlikte çalıştığınız zaman hakkında genel bir fikir verir. Her gündem maddesinin tam olarak 12 dakika olması gerektiği anlamına gelmez, ancak bir araya getirilen beş açıkça bundan daha fazla ortalama olamaz.

Alınacak Kararlar

Genel hedefinizi belirledikten sonra, siz veya ekibiniz kesin kararlar vermeniz gerekir. Toplantının amacına veya amacına ek olarak, gündeminize şunları ekleyin:

• Toplantının tarihi, saati ve yeri
• Toplantıya ihtiyaç duyulan katılımcılar
• Tartışılacak öğeler
• Grubu beklediğiniz sürenin, her bir öğeyi tartışması gerekecek
• Toplantı için ön çalışma. Bu, herhangi bir okuma, dokümantasyon, veri, önceki bir toplantıdan gelen toplantı tutanaklarını veya gerçek toplantınızı başarılı kılacak diğer hazırlıkları içerecektir. Davet edilen katılımcılara dağıttığınızda, ilgili belgeler toplantı bildirimine ve gündemine eklenmelidir.

Katılımcıları Belirleme

Hedefinize ulaşmak için bir toplantı yapılması gerektiğine karar verdikten sonra, bir katılımcı listesi oluşturmanız gerekir. Her çalışan her toplantıya katılamaz veya katılmamalıdır, ancak doğru katılımcıları davet etmek başarı olasılığınızı artıracaktır. Katılımcılara kendinize bazı sorular sorarak karar verin:

• Grubun geliştirdiği çözüme kim sahip olmalı?
• Grubun tartıştığı sürecin sahibi kim?
• Dağıtmakta olduğunuz bilgiyi kim bilmek ister?
• Karar vermede rehberlik edecek verileri ve gerçekleri kim sağlayabilir?
• Grupla paylaşacak deneyim ve uzmanlık kime sahip?
• Herhangi bir çözüm veya görevin uygulanmasını kim desteklemelidir?
• Toplantı sonucunu gerçekleştirmek için kimler izin veya kaynak sağlamalıdır?
• Herhangi bir çözüm veya yönün uygulanmasına kim karşı çıkabilir?

Düzenli Zamanlanmış Toplantılar

Her toplantının özel olarak geliştirilmiş bir gündeme ihtiyacı yoktur. Çoğu çalışan, bölümleri veya çalışma grupları için düzenli olarak toplantılar düzenlemiştir. Ayrıca katıldığınız takımlarınız ve projeleriniz var.

Devam eden bir proje her toplantı için yeni geliştirilen bir gündem gerektirmeyebilir, ancak toplantınıza standart bir yaklaşım benimseyerek ekibinize iyi hizmet edilecektir.

Düzenli olarak planlanan çalışan toplantısı, her birinin standart gündem maddelerine sahip olduğu üç bölüme ayrılmıştır:

1. Bilgi Öğeleri: Her toplantı için bilgi içeren herhangi bir gündem maddesi yazınız. Örneğin, yönetici grubu üst yönetim toplantısının sonuçları hakkında bilgilendirir.
2. Aksiyon nesneleri: Grubun düzenli olarak planlanan her toplantıda gözden geçirmesini beklediğiniz öğeleri gündeme yerleştirin. Örneğin, zaman diliminde bütçeye göre performans ve maliyet tasarrufunun belirlenmesi ve grubun gerçekleştirmeyi planladığı sürekli iyileştirmeler.
3. İleriye dönük planlama: Grubun önceden planlamak veya hazırlamak istediği maddeleri gündeme yerleştirin. Örneğin, gelecek ay için kısa vadeli hedefler veya yaklaşan görevler için iş arkadaşı yardımı ihtiyacı.

Toplantı gündeminizi geliştirirken bu yönergeleri izlerseniz, toplantınızın daha üretken olma olasılığını artırırsınız.

Neler Dahil Edilmeli

Düzenli olarak düzenlenmiş bir toplantı için bir gündem, bazı temel öğeleri de dahil ederek aradığınız sonuçları üretmeye yardımcı olabilir:

• Isınma ve selamlar. Grubun ne sıklıkta karşılaştığına bağlı olarak kısa bir buz kırıcıyı düşünün.
• Toplantının amacını, gündemini ve beklenen sonuçlarını ve ürününü inceleyin.
• Önceki toplantı tutanaklarını gözden geçirin, düzeltin (gerekirse) ve onaylayın.
• Takımın ihtiyaç duyduğu uygun departman ve şirket bilgilerini verin.
• Eylem öğeleri, eylem planları ve taahhütlerdeki ilerlemeyi gözden geçirin. Hedeflerdeki grup ilerlemesini gözden geçirin.
• Bu toplantıya ait gündem maddeleri hakkında görüşün ve karar alın.
• Sonraki adımları tanımlayın.

• Bir sonraki toplantının amacını, sonucunu ve gündemini belirleyin.
• Toplantının sonunda, not alan kişi toplantı sırasında insanların yaptığı taahhütleri gözden geçirmelidir.
• Grupta olmayan kişilerden gerekli herhangi bir yardımı belirleyin ve katılımcılarla iletişime geçmeleri için görevlendirin.
• Toplantı dışı katılımcıların kimlerin ne bilmesi gerektiğini ve iletişimi nasıl başaracağınıza karar vermeleri gerektiğini belirleyin.
• Toplantının 24 saat içinde veya not sahibi elektronik olarak aldıysa hemen dakika içinde dağıtın.