Dış Kaynak Kullanımı için Bir Plan Nasıl Geliştirilir

Medyada dış kaynak kullanımı ile ilgili birçok tartışma karmaşık görünmesine neden oluyor, ancak bu oldukça basit. Evlerimizde bile, pek çok görevi "dış kaynak olarak kullanıyoruz": Yemek yapmak, çimlerimizi korumak ve çocuk bakımı, sadece birkaçı. İşi kendimiz yapmak için zamanımıza, odağımıza ya da becerimize sahip olmadığımızda, yapabilecek birini ve ödemeyi karşılayabileceğimiz bir fiyata işi yapacak birini ararız. Kurumlar aynı şekilde çalışır, kararları daha fazla faktör ve karar vericiyi içermesine rağmen.

Gelişme süreci

Ancak aileler farklı kararlar verdiğinde, şirketler dış kaynak kullanımı konusunda şaşırtıcı derecede farklı kararlar alabilirler.Tüm firmalar için çalışan bir şablon yoktur, ancak tüm firmaların göz önünde bulundurması gereken bir süreç vardır:

gerçekleşme

Geçmişte, birçok şirket dış kaynak kullanımının ne olduğunu bile bilmiyor olabilir. Bugün, dış kaynak kullanımı hakkında bir şey biliyorlar, ancak zaten kaç tane dış kaynak (ve dış kaynak benzeri) programı yürüttüklerini bilmiyorlar: Kopya merkezleri, posta odaları, tesis yönetimi, BT ve hatta bir şirket hukuk bölümünün parçaları. Dış kaynak kullanımı her sorunu çözmeyebilir, ancak önceki nesil sözleşmeler hakkında bilgi edinmek yeni projeleri belirleyecek ve değerli bilgiler sağlayacaktır.

Hedef Belirleme

Bir dış kaynak programı oluşturmada başarılı olmak için, genel şirket maliyetlerini yüzde beş azaltma, tek bir konum için verimliliğe odaklanma veya yalnızca bir işletme biriminde gerçekleştirilen işlevlere bakma gibi belirli hedefleri tanımlamanız gerekir. Hedefler çok fazla ayrıntıya ihtiyaç duymaz. Dış kaynak kullanım deneyiminiz arttıkça, tanımlar değişecektir.

katılım

Plana girdi sağlamak, varsayımları doğrulamak ve uzman görüşü sağlamak için birçok uzmanlık alanından katılımcılara ihtiyacınız var. Genel bir plandan belirli projelere geçtiğinizde, bu işlemi tekrarlayacak ve daha da özel bilgileri olan alt gruplar oluşturacaksınız.

Kimlik

Artık, bilgileri tanımlamak ve yorumlamak için hedefleriniz ve uzmanlarınız olduğuna göre, dış kaynak programınıza özel projeler tanımlamanın zamanı geldi. Her firma farklı kriterler geliştirir ve finansal ya da operasyonel analizler kadar kültürden de etkilenir, ancak bakmanız gereken ortak kriterler vardır:

• Önceki kararlar: Şirketiniz muhtemelen geçici işçiler veya hizmet sözleşmeleri gibi çalışan olmayanların kullanılmasıyla ilgili daha erken kararlar almıştır. Ayrıntılar için Tedarik ve PMO (Proje Yönetim Ofisi) ile çalışın. Bu listedeki sorunları nasıl çözdüklerini görün ve öğrenilen dersleri derleyin.
• Uzmanlık: Yeterli uzmanlığa sahip olmayan işlevler mi üretiyorsunuz veya ürünler mi üretiyorsunuz, yoksa yöneticileri korumakta sorun mu yaşıyorsunuz? Mevcut yönetimin bu sorunları çözecek bir planı var mı? Olmazsa, bu iyi bir dış kaynak projesi olabilir.

• Kalite: Bir işlev doğru becerilere sahip ve deneyimli yöneticilere sahip olsa bile, ihtiyacınız olan hizmet düzeyini alamayabilirsiniz. Yönetici müşteri anketleri yapıyor mu? Müşteriler ürünler veya hizmetler hakkında neler söylüyor? Kalitede bir boşluk veya müşteri hizmetlerine ilgi eksikliği dış kaynak kullanımı için bir başka bayraktır.
• Maliyet: Son derece kaliteli bir hizmet mutlaka iyi bir değer değildir. Maliyetleriniz rakiplerle nasıl karşılaştırılır? İşlev aylık raporlar veriyor mu: Birim maliyetler, işletme maliyeti, çok yıllı maliyet eğilimleri? Bu işlev bu raporları üretemezse, dış kaynaklı bir hizmet işlemlerinizde daha fazla şeffaflık sağlayabilir.

• Ölçek: Firmanızın tamamını incelediğinizde, pek çok beklenmedik keşifler yapacaksınız. Odaklanın! Büyük projelerden biri dış kaynak kullanımı için birkaç küçük projeden daha iyi bir adaydır. Bu tek büyük proje çok daha az idari ve yönetim kaynağı gerektirecektir. Kapsamlı bir liste tutun, ancak yalnızca ilk proje dalganızda büyük bir etkiye sahip olan adayları seçin.
• Güvenlik: Artık potansiyel projeler hakkında iyi bir fikriniz var. Onları güvenlik standartlarına göre filtreleme zamanı. Güvenlik karmaşık ve tartışmalı bir konudur. Farklı endüstriler için farklı standartlar geçerlidir ve bazı firmalar rakiplerinden daha fazla güvenlik konusunda bilinçlidir. İç ve endüstri standartlarını anlamak ve buna göre dış kaynak projeleri sınırlamak. Tartışmalarınıza hukuki, BT, kurumsal güvenlik, uygunluk (varsa) ve "risk" bölümlerini dahil edin.

• Önceliklendirme: Yukarıdaki her maddeye (ve belki de başka özelliklere) puan verilmelidir ve daha sonra her projeye toplam "dış kaynak değeri" verilmelidir. Kuşkusuz, hangi özelliklerin en önemli olduğu, puanlarının doğru olması ve diğer özelliklerin dikkate alınması gerekip gerekmediği konusunda çok fazla tartışma yapılacaktır. Bu işlem aylarca, hatta yıllarca devam ederse şaşırmayın.
• İletişim: Potansiyel projelere öncelik verdiğiniz zaman, birçok toplantı yaptınız ve birçok insanla konuştunuz. Bu tartışmaların dış kaynak kullanımı için hedeflediğiniz bölümlerde genel bilgi olmasını bekleyin. Her zaman bu tartışmaların, çoğu zaman gerçek zamanlı olarak çalışan nüfusuna ulaşacağını varsayalım. Dikkatlice düşünülmüş kurumsal iletişimin hazırlıklı ve hazır olması gerekir. Asla söylentilerin gerçeklerden daha iyi bir bilgi kaynağı haline gelmesine izin vermeyin.

yürütme

Bu sürecin sonunda ilk dış kaynak planınıza sahip olacaksınız. Bu planı uygularken çok daha fazla adım var: Verileri onaylamak, belirli projeler için alt komiteler oluşturmak, satıcıları belirlemek, pilot işletmeleri yapmak, sözleşmeleri imzalamak vb. Ancak, planınızı geliştirmek size ilk ve en önemli adımları sunar.