Ortak Resepsiyonist Görüşme Sorular ve En İyi Cevaplar

Birçok organizasyonda, resepsiyonistler şirketin yüzüdür. Her yeni müşteri, iş başvurusu yapan kişi, çalışan veya üçüncü taraf satıcı bir resepsiyonist tarafından geçecek veya teslim edilecek, bu nedenle işverenler sorumlu, arkadaş canlısı ve sakin olacak birini bulmak için istekliydiler.

Resepsiyonist Röportajında ​​Sorulan 10 Tipik Soru

Burada resepsiyon görevlileri için sıkça sorulan soruları, örnek cevapları ve görüşmeniz sırasında ne söyleyeceğine dair ipuçlarını bulacaksınız.

1:53

Şimdi İzle: 4 Ortak Resepsiyonist Görüşme Sorularına Nasıl Cevap Verilir?

1. Hızlı çalışma ortamına ayak uydurmak için ne yaparsınız?

Ne bilmek istiyorlar: Mülakatınız devam edebileceğinizden emin olmak istiyor. Bunu nasıl yapacağınız muhtemelen alakasızdır, ancak açık ve kendinden emin bir yanıtınız hazır olmalıdır..

Çılgınca, stresli bir tutum yardımcı olmadığından ve aynı zamanda herhangi bir personelin veya müşterinin önünde iyi görünmediğinden, yaptığım bir şey sakin olmaya devam ediyor. Görevleri triyajlamaya çalışıyorum, böylece her zaman önce en önemli görev üzerinde çalışıyorum. Genellikle, bu şirketin müşterilerinden birini içeren bir şeydir. Ayrıca, önemli sorumlulukları ihmal etmemem için yapmam gereken her şeyin bir listesini tutuyorum.

2. Günlük programınızı nasıl organize ediyorsunuz?

Ne bilmek istiyorlar: Gününüzü nasıl düzenlediğiniz aslında önemli değil. Amaç, iyi organize olduğunuzu ve tüm görevlerinizi yetkin ve zamanında yerine getireceğinizi göstermektir.

Her güne, başarmam gereken her şeyin bir listesini yaparak başlıyorum. Takvimimi herhangi bir toplantı veya randevu için kontrol ediyorum, böylece onların farkında olabilirim ve gerekirse resepsiyondan yardım alabilirim. İşimde iletişim önemli, bu yüzden sürekli olarak telefona cevap veriyorum ve yeni talepler için e-postamı kontrol ediyorum, ardından yapılacaklar listemi buna göre takip görevleriyle güncelliyorum.

3. Bir resepsiyonist, bir müşterinin bir organizasyonun ilk izleniminde hangi rolü oynar?

Ne bilmek istiyorlar: Mülakatcınızın başvurduğunuz pozisyonu anladığınızdan emin olması gerekir, ancak bu soru aynı zamanda çalışma felsefenize değinen kültürel olabilir.

Bir resepsiyonist, müşteriler üzerinde olumlu ya da olumsuz - büyük bir etki yaratabilir. Müşterilerin gördüğü ilk insanlardan biri olduğum için, sinir bozucu veya zayıf bir etkileşim şirket hakkındaki fikirlerini ya da genel deneyimlerini ekleyebilir. Bana göre, ev sahibi sizi bir restoranda karşıladığında. Çılgınca görünüyorlarsa veya kaba davranıyorlarsa, daha sonra yemeğinizin tadı kadar lezzetli olmadığını hissedebilirsiniz. Bu yüzden insanları yüzümde bir gülümsemeyle selamladığımdan ve tüm müşterilerin tam dikkatimi çekmiş gibi hissettiğinden emin oluyorum.

4. Bana telefonda veya şahsen kızgın bir müşteriyle veya misafirle ilgilenmek zorunda olduğunuz bir zamandan bahsedin. Bu durumun üstesinden nasıl geldin.

Ne bilmek istiyorlar: Bu, stresli ve zor koşullarla nasıl başa çıkacağınızla ilgili olarak sorulabileceğiniz birkaç sorudan biridir. Ayrıca, kriminal veya etik dışı faaliyetlere nasıl cevap verdiğiniz sorulabilir. Dürüst ol. Abartmayın ve kendinizi kısa satmayın.

Bir doktor ofisi resepsiyonisti olarak, sık sık telefonda sinir bozucu hastalarla ilgileniyordum. Bir keresinde, bir kadın öylesine öfkeliydi ki, fatura departmanı aynı gün onu geri aramamıştı, bana telefonda bağırmaya başladı. Hoş değildi! Bu durumlarda yapmaya çalıştığım, kişinin bu şekilde davranmak için ne kadar stresli olduğunu düşünmesidir. Bir dakika bağırdıktan sonra, "Gerçekten sinirli olmalısın. Bana neler olduğunu anlatır mısın?" Bu, sohbeti yavaşlatmaya ve sesini azaltmaya yardımcı oldu. Tüm durumu açıkladı ve fatura sahibinin gün boyu açık kaldığı ve irtibatta olacağına dair güvence verdi. Ayrıca, faturayı masanın üzerine bir not bırakacağımı ve kadını ilk görevi olarak geri çağırmasını istediğimi söyledim. Çağrının sonunda daha sakindi ve daha önceki sert sözlerinden dolayı özür diledi.

5. Fazla mesai yapmaya istekli misiniz?

Ne bilmek istiyorlar: Fazla mesai yapmaya istekli değilseniz, söyleyin. Fazla mesai yapmaya istekliyseniz ancak belli sınırlar dahilindeseniz, bunu da söyleyin. Evet, fazla mesai yapmamanın işinize mal olacağı şirketler var. Ancak, işiniz için refahınızı veya ailenizin fedakarlığını feda edeceğiniz bir pozisyonda tutamayacağınız veya kendinizi alamayacağınız bir taahhütte bulunmak kabul edilebilir bir seçenek değildir. Uygunluk durumuna uygun bir işe ihtiyacın var.

Önceden bir günlük haberim olduğu sürece, ayda birkaç kez fazla mesai yapmak konusunda rahatım. Heads-up yaptırmak, planlarımı düzenlememi kolaylaştırıyor. Bir tutam, aynı gün fazla mesai de yapabilirim, ama gerçekten bir gün öncesinden haber almayı tercih ederim.

6. Son ofisinde kaç kişi çalıştı?

Ne bilmek istiyorlar: Görüşme yapan kişi ne tür bir ortamda çalıştığınızı, görüşme yaptığınız şirketle nasıl karşılaştığını ve küçük ve / veya büyük işyerlerinde rahatça çalışıp çalışmadığınızı bilmek ister.

Son ofisimde beş çalışan vardı. Aile gibi hissetmeye başladığımız kadar küçük. Biliyorsun, herkes fatura bölümünde, karmaşık sorular sormadan önce iki fincan kahveye ihtiyaç duyduğunu biliyordu. Bundan önce, benim ofisim oldukça büyüktü - 60 çalışanı. Her iki ortamda da kendimi rahat hissettim, ancak büyük ofisteki ilk ay, kimin ne yaptığını ve birçok seçeneğe sahip aramaları nereye yönlendireceğini bulmak zorunda kaldığım için biraz zordu.

7. Önceki görevlerinizi idari asistan, sekreter veya resepsiyon görevlisi olarak tanımlayın.

Ne bilmek istiyorlar: Görüşme yapan kişi özgeçmişinizde listelediğiniz sorumlulukları ele almak ve sunulan pozisyona uyduğunu onaylamak ister. Bu aynı zamanda iş deneyiminizde vurgulanan noktaları genişletmek için iyi bir fırsattır.

ABC Financials'in resepsiyon görevlisi olarak müşteriler için ilk kişi oldum. Genel telefon hattına cevap verip şirketin beş VP'sinin telefonuna cevap verdim. Paket alma ve posta dağıtma, müşterileri ve satıcıları toplantı odalarına karşılama ve eşlik etme ve şirketin genel bilgi e-posta adresini takip etmekten de sorumluydum. Ayrıca birçok idari sorumluluğa da sahibim: Bu başkan yardımcısı takvimlerini yönettim, iş seyahatlerini ayarladım ve etkinliklerde dağıtılacak PowerPoint sunumları ve diğer materyalleri oluşturmaya ve iyileştirmeye yardım ettim.

8. Çağrıları, müşterileri, teslimatları ve hemen ele alınması gereken diğer sorunları nasıl önceliklendiriyorsunuz?

Ne bilmek istiyorlar: Röportajcı, gazeteciçoklu görevde ne kadar iyi olduğunuzu bilmek, zaman organize etmek ve görevlere öncelik vermek istiyor. Bu aynı zamanda birden fazla önceliğe nasıl maruz kaldığınızı belirtmek ve hepsini nasıl ele aldığınızı açıklamak için iyi bir fırsattır.

Ofis meşgulken çoklu görev çok önemlidir. Ne zaman kaba olmasa da, aynı anda birkaç işlem yapmaya çalışıyorum. Örneğin, teslimat görevlisinden bir paket imzalarken bir telefon görüşmesine kolayca cevap verebilirim. Çoklu görev mümkün olmadığında, müşterilerime ve müşterilere odaklanmayı bir numaralı öncelik olarak belirledim. Gerekirse, önce başka bir iş yapmam için bana bir dakika verebilirler mi diye soracağım - ve işler gerçekten meşgulse, kapsama sağlamak için diğer bir çalışanı aramaya çalışacağım.

9. Bilgisayar becerileriniz ne kadar güçlü?

Ne bilmek istiyorlar: Görüşme yapan kişi, hangi bilgisayar becerilerine sahip olduğunuzu, beceri seviyenizin şirket beklentileriyle uyumlu olup olmadığını ve hangi programları en rahat kullandığınızı onaylamanızı ister. Mümkünse, görüşmeden önce şirketin hangi programları kullandığını araştırmak iyi bir fikirdir.

Çok güçlü bilgisayar yeteneklerim var. Microsoft Office'e aşina olduğumun yanı sıra, son rolümle şirket web sitesinde güncellemeler de yaptım, bu yüzden WordPress'i kullanmakta da rahatım. Yeni bir program veya uygulamayı kullanmaya başladığımda, iş arkadaşlarımdan da bir eğitim almayı takdir etmeme rağmen, genellikle sorularımın çoğunun çevrimiçi arama ile yanıtlanabileceğini görüyorum.

10. Bana müşteri hizmetleri deneyiminden bahsedin.

Ne bilmek istiyorlar: Görüşme yapan kişi, müşteri hizmetleri deneyiminize genel bir bakış ister; kaç yıl, özel örnekler ve sorunları çözmek için hangi becerileri kullanmakta rahat edersiniz.

Çocukluğumdan beri müşteri hizmetlerinde çalışıyorum. İlk işim, müşterilerin kitap bulmalarına yardımcı olduğum ve bazen kasayı kapattığım bir kitapçıda çalışmaktı. Kolejde, bu sefer de yarı zamanlı bir perakende satış işindeydim, bu sefer de kıyafet satıyordum. O zaman elbette, ABC Şirketi'nde resepsiyon görevlisi olarak müşterilerle de ilgilendim, ancak bu rolde doğrudan satış yapmıyordum. Müşterilerle etkileşime girmek ve sorunlarını çözmek, aradıkları kitabı bulmak ya da bir yönetici ile buluşma zamanlarını değiştirmek konusunda kendimi gerçekten rahat hissediyorum.

Resepsiyonist Soruları Cevaplamak İçin İpuçları

En iyi resepsiyonistler ayrıntı odaklı, organize ve mükemmel iletişimcilerdir. Bu nedenle, adaylar, deneyim, işyeri araçlarına aşinalık, süreç ve beceri seti - müşteri hizmetleri ile çalışma, çoklu görev yapma ve hızlı karar verme yetenekleri dahil olmak üzere - değerlendirme yapacak açık uçlu görüşme sorularını cevaplamaya hazır olmalıdırlar.

Bu durumda, görüşmeci mutlaka evet veya hayır cevabı aramaz. Bunun yerine adayların geçmiş işyerindeki durumları nasıl ele aldıklarını açıklayan spesifik örneklerle cevap vermelerini ve şirket öncelikleri, beklentileri, hedefleri ve zorlukları hakkında dikkatlice araştırılmış sorular sormalarını bekliyorlar.

İşyerinde giderek artan teknolojik gelişmeler nedeniyle, resepsiyonistlerin de güçlü teknik becerilere sahip olmaları gerekir. MS Office ve endüstriye özel yazılım gibi bilgisayar uygulamalarına ek olarak, telefon sistemleri ve yazıcı, fotokopi makinesi, tarayıcı ve faks makinesi gibi ofis makinelerini (evet, yine de) kullanma deneyimine sahip olmalısınız.

Anketöre Sorulacak 7 Soru

Mülakatçılar sizden sorular sormanızı bekleyeceklerdir. Röportajınız sırasında veya sonunda sorabileceğiniz soruların bir listesi:

1. Bana bu iş için günlük sorumluluklardan daha fazla bahseder misiniz?
2. Şirket için kiralamak istediğiniz bir kişide hangi özellikleri arıyorsunuz?
3. Bu iş için beklentileriniz neler ve başarıyı nasıl ölçüyorsunuz?
4. Bu işi yapan son kişi neden ayrıldı?
5. Bu pozisyon kime rapor veriyor?
6. Şirkette kariyer gelişimi için fırsatlar nelerdir?
7. Şirket çalışanlar için herhangi bir eğitim fırsatı sunuyor mu?

En İyi İzlenim Nasıl Yapılır?

Bir resepsiyonist pozisyonu giriş seviyesi olarak düşünülebilir, ancak kurumsal merdiveni ilk adım olarak da atabilir. Potansiyel bir işveren, kendine güvenen, kendine güvenen bir kişiye çekilecektir. Genellikle ofise ilk kez girerken müşterileri veya hastalarının buluşacakları ilk kişi siz olacaksınız.

İlk izlenimin olabileceğinin en iyisi olduğundan emin ol. İşte görüşme için nasıl hazırlanacağınız. Çarpıcı bir özgeçmiş ile birlikte, röportaj yaparken kısmı giyinmek için zaman ayırın. İşi alırsanız ilk kişi olacaksınız ve işvereninize profesyonel imajınızı göstermek önemlidir.

Röportajınıza ne giyeceğinizden emin değilseniz, bir röportaj için nasıl giyineceğinize ilişkin şu ipuçlarını inceleyin. Hem özgeçmişiniz hem de profesyonel kıyafetiniz dikkat çekiyorsa ve olası soruları yanıtlamaya hazırsanız, görüşme yaptığınız pozisyonu elde etmekte başarılı olacaksınız.