Çalışan Personel Dosyaları İçin En İyi Uygulamalar

Bir işverenin her çalışan için bir personel dosyası tutması iyi bir fikirdir. İstihdam geçmişi, katkı ve başarı kayıtları, disiplin bildirimleri, promosyonlar, performans geliştirme planları ve daha pek çok şeyin belgelenmesi bir personel dosyasına aittir. Akıllı işverenler de birden fazla personel dosyası tutuyor.

İşverenin, bazı personel dosyalarını saklamak için iyi sebepleri vardır - bazıları yasal, bazıları da istihdamın en iyi uygulamaları için. Belgelendirme, işverenin bir çalışanın çalışma geçmişini doğru bir şekilde görebilmesi için gereklidir. Belgeler, işverenin kararlarını destekler ve doğru bir şekilde korunan bir davada işvereni koruyabilir.

Personel dosyasının içeriği, bir çalışanın kariyeri sırasındaki önemli olaylara tarihsel bir bakış sağlar. Çalışan ve kariyeri hakkında verilen kararları destekler. İşverenin işe alma, terfi etme, devir, ödüller ve tanıma ve işten çıkarma kararlarının ardındaki gerekçesini gösterirler.

Farklı Yönergeler, Farklı Personel Dosyası Türleriyle İlişkilidir

Birkaç tür personel dosyası önerildiğinden, her tür personel dosyası için farklı kurallar ve yönergeler ilişkilendirilmiştir.

• Her tür personel dosyasının, bu nedene bağlı olarak mevcut ve farklı içerikler için farklı bir nedeni vardır.
• Her tür personel dosyası farklı saklanır.
• Bir personel dosyasına erişim çoğu kurumdaki belirli çalışanlarla sınırlıdır. Birçok kuruluş, personelin yalnızca İnsan Kaynakları personeline erişimini kısıtlar. Farklı personel dosya türlerinin farklı erişim kuralları vardır.
• Çalışanın personel dosyasına erişimine izin verilir, ancak çoğu işveren, çalışan el kitabında bir personel dosyası erişim politikası ile çalışan erişimi için kurallar koymuştur. (Çeşitli eyaletler ve yargı bölgelerinin farklı kuralları vardır, bu nedenle bulunduğunuz yer için güncel kalın.)

  Çoğu kuruluş, çalışan yöneticisinin genel personel dosyasına erişmesine izin vermez. Yöneticilerin, ilgili belgeleri, resmi personel dosyası olmayan kendi yönetim çalışanları dosyasında tutmasını beklerler.

• İnsan Kaynakları departmanı çalışan personel dosyalarının sahibidir ve sorumludur.

Önerilen Personel Dosyaları

İşte önerilen personel dosyası türleri ve onlarla çalışmak hakkında bilmeniz gerekenler.

Çalışan Personel Dosyası

Bu, bir işverenin her çalışan için sakladığı ana personel dosyasıdır. Personel dosyası, her çalışanın istihdam geçmişini saklar. Çalışan personel dosyası hakkında bilmeniz gereken şey budur.

Tıbbi dosya

Çalışan tıbbi dosyasının, işverenin bilmesi ve dikkate alması gereken ciddi yasal kısıtlamaları vardır. İşte bir çalışanın tıbbi dosyasının gizliliği ve içeriği hakkında bilmeniz gerekenler.

Bordro Dosyası

Çalışan çalışan bordrosuna erişim, tıp veya personel dosyasına erişimden daha az kısıtlayıcıdır. Bordro dosyasında maaş, sosyal hakların seçimi, maaş oranlarındaki değişiklikler, garnitürler ve bir çalışanın maaşını etkileyen diğer yasal belgeler hakkında bilgiler bulunur. Çeşitli muhasebe ve İnsan Kaynakları personeli, bordro dosyasındaki bilgilere erişmektedir.

I-9 Çalışanlar İçin Form Dosyası

Çeşitli devlet kurumlarının erişim hakları nedeniyle, çalışanlar için çalışan I-9 formlarını ayrı bir dosyada tutarak en iyi uygulamayı takip ediyorsunuz. I-9 formlarını saklama hakkında daha fazla bilgi edinin.

Çalışanlar İçin Personel Dosya Erişim Politikası

Her çalışanın kendi personel dosyasında ne olduğunu bilmesini sağlamak istiyorsunuz, ancak dosyanın bütünlüğünü, eksiksizliğini ve eksiksizliğini kontrol etmeniz gerekiyor. Çalışanların ve işverenlerin gizliliğinin korunması ve sınırlı erişim, bir personel dosya erişim politikası ile sağlanır.

Çalışan Personel Dosyasına Neler Dahil Değil?

Çalışan personel dosyasına asla dahil edilmemesi gereken içerikle ilgili kurallar mı arıyorsunuz? İşte, ayrı, gayrı resmi bir yerde tutmak veya hiç saklamamak istediğiniz içerikle ilgili en iyi önerilerim. Gereksiz ve tamamen görüş bildirilmemiş belgelerin saklanması size zarar verebilir.

belgeleme

Hangi belgelerin olduğunu biliyor musunuz? Kelime, dökümantasyon, istihdam ve İnsan Kaynakları dünyasında sık sık ortaya çıkıyor. Ancak, belgelerin anlamı ve belirli iş olaylarını neden belgelemek isteyebilirsiniz, “Dokümantasyonun İnsan Kaynakları İçindeki Önemi” tamamen ele alınmıştır. Bir göz atın çünkü doğru iş dosyaları için uygun belgeler gereklidir.

Yasal Uyarı: Lütfen verilen bilgilerin doğruluğu ve yasallığı için garanti edilmediğini unutmayın. Bu site dünya çapında bir izleyici kitlesi tarafından okunur ve istihdam yasaları ve düzenlemeleri eyaletten eyalete ve ülkeden ülkeye değişir. Yasal yorumunuzu ve kararlarınızı bulunduğunuz yer için doğru olduğundan emin olmak için lütfen yasal yardım veya Eyalet, Federal veya Uluslararası devlet kaynaklarından yardım isteyin. Bu bilgi rehberlik, fikir ve yardım içindir.