Proje Paydaşlarınızı Kızdırmanın Yolları

Bir proje yöneticisi olarak, işinizin bir parçası, proje ekibiniz ve kilit müşterileriniz ve tedarikçileriniz olan paydaşların projeden ihtiyaç duydukları şeyi almasını sağlamaktır. Paydaşlarınız kilit şampiyonlarınız olmalıdır. Sizi desteklemeli, projenin hedeflerine ulaşmanıza yardımcı olmalı ve herkesin aynı yöne doğru çekildiğinden emin olmalılar.

Ama onları kızdırmak kolaydır. Ve bu olduğunda, artık projenizle hiçbir şey yapmak istemeyen insanlara dönüşebilirler. Bu bir proje yöneticisi için çok büyük bir risk çünkü başarılı olmak için onların yardımına ve desteğine ihtiyacınız var. Girdileri olmadan projenizi gerçekleştiremeyebilirsiniz. İşte proje paydaşlarınızı rahatsız etmenin yolları ve bunun yerine ne yapmalısınız.

İletişim kurulamıyor

İletişim, proje yöneticisi olarak yaptığınız işlerin yaklaşık% 80'i kadar olmalıdır. Ekibinize, tedarikçilerinize veya müşterilerinize neler olup bittiğini anlatmadığınızda, o zaman çabucak sinirlenirler. Daha da kötüsü, olanları açıklamalarıyla boşlukları doldurma eğilimindedirler; bu da muhtemelen doğru değildir ve projenin itibarına düpedüz zarar verebilir.

Bunun yerine, net proje raporları hazırlayın. Onlarla ayrı ayrı ve gruplar halinde tanışın ve her adımda onları bilgilendirin. Bir proje iletişim planı hazırlayın ve paydaş analizi yapın; böylece kimin neyi ne zaman duyması gerektiğini öğrenmeniz gerekir.

Görüşlerini Sormamak

İletişim bir şeydir, ancak durum güncellemeleri ve proje takibi ile ilgili olma eğilimindedir. Onları projeye dahil etmek için bundan daha fazlasını yapmanız gerekir. Bu, insanları belirli bir alanda konu uzmanı oldukları zaman rahatsız edebilir ve siz de yorumda bulunabilecekleri bir şey için onların girişini istemezsiniz. Proje yöneticileri, her şeyi yapmaları ve tüm kararları kendilerinin vermeleri gerektiğine inanma tuzağına düşebilirler, ancak durum böyle değil.

Bunun yerine, ortaya çıkan proje sorunlarının nasıl ele alınacağı hakkında fikirlerini sorun. Görüşlerini dikkate al. Önerdiklerini yapmak zorunda değilsiniz, ancak dinlerseniz ilişkiler kurmanıza yardımcı olur. Bunu proje toplantıları ile yapabilir ve önerileri ile geldiklerinde dinleyebileceksiniz. Bu sizin takımınızsa, görüşlerini ortaya koymak için yeterli fırsatlara sahip olduklarından emin olun.

Yeterliliklerinize İnanmak Size Süper Güçler Verir

PMP® olmak sizi dünyanın en iyi proje yöneticisi yapmaz (küçük bir bit olmasına rağmen). Bir PRINCE2® Uygulayıcı sertifikası veya bir APMP veya başka bir proje yönetimi ataması sizi hakaretten öteye götürmez.

Her zaman niteliklerinizden ve kitapların işleri nasıl yaptığından bahsetmek, paydaşlarınızı kızdırmanın kesin bir yoludur. Sınavdaki harika puanlarınızı veya metodolojiyi projelerine nasıl uyguladığınızı duymak istemiyorlar. Aslında, tek istedikleri projenin iyi gitmesi. Çoğu zaman oraya nasıl gideceğiniz umrunda değil.

Bir kalifikasyona sahip olduğunuz ve risk yönetimini nasıl yapacağınızı bildiğiniz için, örneğin bir proje riskine yakalanmayacağınızı varsaymayın. Bu hepimizin başına gelir. Dolayısıyla, mütevazı ve özverili olmak, yeteneklerinizi pratik bir şekilde iyi bir şekilde kullanmak, sizi akranlarınızın üzerinde tuttuklarına inanmaktan ziyade daha iyidir.

Nitelikleriniz, sessizce, işinizi yeteneğinizden en iyi şekilde yapma konusunda size güven vermelidir; ancak proje yöneticisi olarak çalışan birçok kişinin sertifika sahibi olduğunu göreceksiniz. Aslında, uzmanlık endüstrilerinde çalışan birçok kişi sertifika alır ve bir çok şirket için, uzmanlık alanınızdaki referanslar, ister mimari ister muhasebe, ister proje yönetimi olsun, sadece bir hijyen faktörüdür.

Paydaşlarınızın etkilenmesini beklemeyin ve her zaman onlar hakkında konuşmayın. Projeyi iyi uygulayarak ve sınıfta öğrendiğiniz bilgileri nasıl uyguladığınızı göstererek becerilerinizi gösterin.

Son Tarihi Değiştirme

Herkes dönüm noktası projelerine imza attığında ve hepiniz bir takım olarak uyumlu çalışabildiğinizde neler olduğunu bilir. Son başvuru tarihlerini değiştirip kimseye söylemediğinizde, insanlar sinirlenmeye başlar.

Tarihlerin değiştirilmesinin diğer kişilerin işleri üzerinde büyük bir etkisi var. Projedeki kritik çalışmaları için tatil zamanı ayırmış olabilirler. Projede belirli bir zamanda birisine ihtiyaç duyulduğu için kaynakları başka takımlarda doldurmaları gerekebilirdi. Bütün bu arka planı anlamadan tarihleri ​​değiştirirseniz, projeyi riske sokabilirsiniz.

Bunun yerine, proje sponsorunuz kararlaştırılmış kilometre taşlarına vuramazsanız anlar. Her şey değişir. Proje kapsamınıza eklenen yeni öğeler veya alınmış olan şeyler var. Ancak, yalnızca son tarihlerdeki değişikliklerde anlaşmaya varmak sizin işiniz değil. Değişimin etkisini anlamak için proje ekibinizle birlikte çalışın. Daha sonra tarihleri ​​değiştirmenin gerekçesini açıklayarak proje sponsorunuza bir çözüm önerin.

Tüm paydaşların değişimin ve işlerini nasıl etkileyebileceğinin farkında olduklarından emin olun. Ardından, herkesin sözleşmesiyle, değişikliği yapın ve proje dokümantasyonunuzu güncelleyin. Takımın geri kalanının önce bunu bildirmesine izin vermeden asla tarihte değişiklik yapmamalısınız.

Zamanlarını Ziyan Etmek

Toplantılar verimli olmalı, iyi yönetilmeli ve herkesin zamanını çok iyi kullanmalı. Ama bu her zaman böyle değildir. Çoğu zaman paydaşlar toplantılarda zamanlarını boşa harcadıklarından şikayet ederler. Bir gündem olmamıştı veya yanlış insanlar odada olduğu için yapılmasını bekledikleri karar alınmadı.

Ayrıca zamanlarını boşa harcamak için başka fırsatlarınız da var - bu sadece toplantılar değil. Gelen kutularını, gerekmediğinde bir e-posta kopyasına koyarak karıştırmayın. Bunun yerine, projelerdeki paydaşların da yapacak başka işleri var, bu yüzden zamanlarını akıllıca kullanmaları gerekiyor. Toplantılarınızın gündemde olduğundan emin olun. Onları planlayın, doğru kişileri davet edin ve sonrasında takip ettiğinizden emin olun.

Sadece ilgili kişilere e-posta gönder. Birini gizlemeniz gerekiyorsa, farkında olmalarının neden önemli olduğunu anladığınızdan emin olun ve korkutucu 'herkese cevap vermekten' mümkün olduğunca uzak durun. Sadece diğer insanların meşgul olduğunun ve projenizin her zaman birinci önceliği olmadığının bilincinde olun (herhangi bir zamanda ise).