Proje Sponsorundan Yardım İsteme Yolları

Bir proje yöneticisi ile bir proje sponsoru arasındaki ilişki, geleneksel bir çalışan / yönetici ilişkisi gibidir. Proje sponsoru, proje yöneticisinin doğrudan yöneticisi veya proje yöneticisinin komuta zincirinde olmayabilir. Yine de proje sponsoru, proje ekibi bir projenin tamamlanmasına doğru çalıştığı için proje yöneticisine destek verir.

Bir süpervizör gibi, bir proje sponsorunun bir proje yöneticisini desteklemesinin en büyük yollarından biri, yalnızca proje sponsorunun örgütsel gizliliğinin üstesinden gelebilecek sorunları ele almaktır. Proje yöneticileri sorun yaşarsa, yalnızca proje sponsorları çözebilir, işte proje yöneticilerinin yapması gerekenler.

Diğer Tüm Seçenekleri Tüket

Proje sponsorları çoğu kararın zor olduğu örgütsel düzeyde olma eğilimindedir, çünkü eğer bir karar kolay ise daha düşük bir seviyede yapılır. Bazen sınırlı bilgi ile zor kararlar almak zorundalar.

Bir proje yöneticisi olarak, proje sponsoruna gitmeden önce probleminizi çözmek için diğer tüm seçenekleri tükettiğinden emin olmanız gerekir. Mesela, taahhütlerini yerine getirmeyen bir proje ekibi üyeliğiniz var. Konuyu proje sponsoruna götürmeden önce, konuyu proje ekibiyle birebir çözmeye çalışmalısınız. Bu işe yaramazsa, takım üyesinin amirine gitmelisin. Bu sorunu çözemediğinde, sorunu proje sponsoruna götürebilirsiniz.

Sorunları aşağıdan yukarıya doğru çözmek için seçeneklerinizi tükettiniz. Şimdi, proje sponsoru konuyla ilgili baştan aşağı çalışabilir. Proje sponsoru konuyu meslektaşları ile birlikte çalışmalı ve sizi harekete geçme konusunda kararlaştırdıklarını bildirmelidir.

Olmak istediğiniz son şey, proje sponsoruna yardım almadan kendi yetkiniz altında uygulayabileceğiniz bir karar vermesidir. Bazen bu olur. Herkes hata yapar. Oluştuklarında bu durumlardan öğrenin; bunun için daha iyi bir proje yöneticisi olacaksınız. Bir dahaki sefere benzer bir durum ortaya çıktığında, bunu daha önce yaptığınızdan daha iyi halledeceksiniz.

İhtiyacınız Olanlara Özel Olun

Proje sponsorları eksik bilgilerden çalışmaya alışık olsalar da, bir proje yöneticisi ilgili bilgileri dışarıda bırakmamalıdır. Proje sponsorunun, dikkat etmesi gereken durum için bir bağlamda olması önemlidir.

Proje sponsoru karar için uygun bir içeriğe sahip olduktan sonra, sponsordan neye ihtiyacınız olduğuna dair spesifik olun. Nasıl devam edeceğiniz konusunda yönlendirmeye mi ihtiyacınız var? Belirli bir işlem yapmak için yetkiye mi ihtiyacınız var? Çözülmüş bir soruna mı ihtiyacınız var? Kendini elde edemediğin kaynaklara ihtiyacın var mı?

Neye ihtiyacınız olduğunu tam olarak düşünmediyseniz, neye ihtiyacınız olduğuna dair bir karara varabilirsiniz, ancak daha sonra hatalı olduğunuzu öğrenin. Birbirinin zamanını boşa harcama riskini en aza indirgemek için sponsora götürmeden önce konuyu düşünün.

İsteğinizi Odaklı Tutun

Proje sponsorları meşgul insanlardır. Sayısız sorun, zamanlarını emerek programlarını çekiyor.

Bir proje yöneticisi proje sponsorunun zamanına gerçek bir ihtiyaç duyduğunda, bu kötü bir şey değil ya da sponsorun zamanına izinsiz girmek değildir. Proje yöneticisi ve proje sponsoru ile geçirilen zaman oldukça verimli olmalıdır. İsteğinizi odaklanmaya devam edin, böylece yalnızca sponsorunuzun zamanını gerektiği kadar kullanın.

Sponsorunuz sizinle birebir verimli bir deneyim yaşarken, toplantılarınızı dört gözle bekler. Üst düzey düzeydeki kuruluşlar genellikle zamanlarını katılmaları gereken verimsiz toplantılarda geçirirler. Verimli bir toplantıya katılmak, proje sponsorunuz için enerji verici bir hız değişikliği olabilir.