Yazışma Becerileri Listesi ve Örnekler

Büro işleri bir ofisin sorunsuz çalışmasını sağlar. Telefonlara cevap verme, randevuları planlama, faks gönderme ve belgeleri dosyalama gibi bir ofistin günlük idari görevlerini içerir.

Büro / idari becerileri ofiste çalışan hemen hemen herkes için yararlıdır. Çalışanların çoğu, en azından biraz büro işi yapmak zorundadır, bu nedenle resmi becerileriniz ne olursa olsun, bu beceriler işe yarayabilir. Büro memurlarının ve sekreterlerinin özellikle güçlü büro becerilerine sahip olmaları gerekir. Bu pozisyonlardaki çalışanlar bir ofisteki günlük işlerin çoğunu gerçekleştirir.

Büro İşlerinin Türleri

Bazı insanlar bu iş unvanlarını birbirlerinin yerine kullanıyor olsalar da, büro memurları ve sekreterleri idari asistanlardan farklıdır. İdari asistanlara genellikle üniversite diplomasına ihtiyaç duyulur ve öncü projeler ve hatta bazen ekipleri yönetme gibi daha fazla sorumluluk verilir.

Buna karşılık, katipler ve sekreterlerin tipik olarak lise derecesinin ötesinde kapsamlı bir eğitime ihtiyaçları yoktur (rahip ve sekreterlik çalışmasına odaklanan yüksek öğretim programları olmasına rağmen). Bir ofisteki günlük işlemleri yönetir, ancak genellikle yönetimsel sorumlulukları yoktur.

Katipler ve sekreterler, finans, işletme, tıp, devlet, hukuk ve diğerleri dahil olmak üzere çeşitli sektörlerde çalışmaktadır.Bu pozisyonların bazıları özel yetenekler gerektirir. Ancak, hemen hemen her büro ve idari asistanlık pozisyonu için gerekli temel beceriler vardır.

İşverenlerin iş arayan adaylarda aradıkları dinlence becerilerinin bir listesi için aşağıyı okuyun. Dahil olan, en önemli beş önemli becerinin yanı sıra ilgili idari becerilerin tamamlayıcı listelerinin ayrıntılı bir listesidir.

Beceri Listeleri Nasıl Kullanılır?

Bu yetenek listelerini iş arama sürecinizde kullanabilirsiniz. Özgeçmişinizde bu beceri kelimelerinin birkaçını kullanmanız önemlidir. İşverenler, sahip oldukları özgeçmişleri sıralamak ve “puanlamak” için başvuru takip sistemlerini giderek daha fazla kullanıyorlar. Bu sistemler belirli anahtar kelimeler arayacak şekilde programlanmıştır ve bu nedenle, bunları bir araya getirdikleri özgeçmişleri, ikinci dikkate alınmalarında yöneticileri işe alarak daha fazla inceleme için seçilmeleri daha muhtemel olacaktır.

İkincisi, bu anahtar kelimeleri kapak mektubunuzda kullanabilirsiniz. Mektubunuzun gövdesinde, bu becerilerden bir veya ikisinden bahsetmeye çalışın ve onları işte gösterdiğiniz zamana özel bir örnek verin.

Sonunda, bu beceri kelimelerini bir röportajda kullanabilirsiniz. Burada listelenen ilk beş yeteneğin her birini gösterdiğiniz bir süre için en az bir örneğiniz olduğundan emin olun.

Elbette, her iş farklı beceri ve deneyimler gerektirecektir, bu nedenle iş tanımını dikkatlice okuduğunuzdan ve işveren tarafından listelenen becerilere odaklandığınızdan emin olun.

Ayrıca, işe göre ve beceri türüne göre listelenen diğer beceri listelerimizi gözden geçirin.

En Popüler Yazışma Becerileri

Detaylara dikkat

Büro işleri, bir ofistin günlük detaylarına, e-postaları yanıtlama ve takip etme, randevuları takip etme ve diğerleri gibi diğer kişilerin göz ardı edebileceği şeylere dikkat etmeyi içerir. Bir katip ya da sekreter bu detaylara odaklanabilmeli ve çatlaklardan hiçbir şeyin geçmesine izin vermemelidir.

• Analitik
• Seyahat düzenlemeleri yapmak
• Önceliklendirme
• Problem çözme
• muhakeme
• Kayıt tutma
• Randevu planlama
• Yazma

İletişim

Büro çalışanlarının güçlü yazılı ve sözlü iletişim becerilerine sahip olmaları gerekir. Genellikle telefonlara cevap verir, not yazar, e-posta gönderir ve müşterileri ve müşterileri karşılar.

Bu nedenle, açık ve etkili bir şekilde konuşabilmeli ve yazabilmelidirler. Anlaşılması kolay bir şekilde bilgi iletmeleri gerekir.

• Telefonlara cevap vermek
• İletişim
• Yazışma
• Müşteri servisi
• E-posta
• faks
• Ön büro
• Dil becerileri
• Dinleme
• Sözlü iletişim
• düzeltme
• yazı

Bilgisayar yetenekleri

Bu gün ve yaşta, herhangi bir büro işi için bilgisayar becerileri çok önemlidir. Katipler ve sekreterler hızlı ve doğru daktilo olmak zorundalar. Ayrıca bazı veri girişleri yapmaları gerekir, bu nedenle Excel ve diğer veri giriş yazılımları hakkında bilgi sahibi olmaları gerekir. Ayrıca Word ve PowerPoint gibi diğer Microsoft Office yazılımlarını da bilmelidirler. Web sayfalarını tasarlama veya düzenleme gibi ek bilgisayar becerileri büyük bir artı sayılır.

• Veri girişi
• Veri yönetimi
• Veri tabanı akıcılığı
• Masaüstü yayıncılık
• Microsoft Office
• Büro makineleri
• Kelime işlem

aritmetik

Çok sayıda büro çalışması, sayısal davranışı içerir. Bazı memurlar, bir dereceye kadar bir şirket için defter tutma ve / veya muhasebe sorumluluğu altındadır. Aritmetik becerileri gerektirir. Toplamları hızlıca hesaplayabilmek, bir tezgahtar veya sekreterde olumlu bir niteliktir.

• Muhasebe
• doğruluk
• fatura
• defter tutma
• bütçeleme
• gider
• Tablolar
• teknoloji

organizasyon

Katipler ve sekreterler örgütlenmeli. Ofisin sorunsuz çalışmasından emin olmaktan sorumlular. İşverenin programını takip etmeyi, e-postaları ve telefon görüşmelerini cevaplamayı ve dosyaları korumayı içerir. Bütün bunlar çok fazla örgütsel beceri gerektiriyor.

• Karar verme
• Posta teslimi
• Verimli
• Dosyalama
• yönetim
• Çoklugörev
• gözetim
• Fotokopi ve harmanlama
• Planlama
• sınıflandırma
• Zaman yönetimi

Hassas Yetenek

En iyi beş ofis becerisine ek olarak, en iyi ofis çalışanları da öğrenilmiş yeterliliklerden ziyade çoğu zaman doğuştan gelen kişilik özellikleri olan yumuşak becerilere sahiptir. Bunlar arasında güçlü kişiler arası beceriler, takım çalışması, esneklik, güvenilirlik, yaratıcılık, uyarlanabilirlik ve yaratıcılık var. Ofis yöneticileri, resepsiyon görevlileri, kişisel asistanlar, ofis asistanları ve yönetici asistanları için temel özelliklerdir.