3 Proje Organizasyon Yapısının Artıları ve Eksileri

Kuruluşunuzun yapılandırılma şekli projeleri yönetme ve yönetme şeklinizi etkiler. Ayrıca bir proje yöneticisi olarak işinizi yapmak için ne kadar yetki ve erişim sağlamanızı da etkileyebilir.

Üç ortak organizasyon yapısı vardır ve proje yöneticileri hepsinde çalışır: işlevsel, proje ve matris. Her birinin avantajlarına ve dezavantajlarına bir göz atalım, böylece yeni bir yapıya girdiğinizde neye karşı olduğunuzu bilirsiniz.

İşlevsel Organizasyon Yapısı

İşlevsel bir organizasyon yapısında, proje yöneticisi ve tüm kaynaklar, satış ve pazarlama departmanı gibi aynı şirket bölümünde çalışır. Genel olarak, işlevsel yönetici proje yöneticisinden daha fazla yetkiye sahiptir.

Avantajları

İşlevsel yapı size proje yöneticisi olarak en az gücü verir, ancak başka birçok avantaj sunar:

• Küçük ekipler ve küçük projeler için iyi çalışır, çünkü işlev ekip üyeleri ve gereken diğer kaynaklar üzerinde tam kontrol sahibidir.
• İhtiyaç duyduğunuz uzmanlara kolayca erişebilirsiniz, çünkü aynı işlevsel bölgededirler.
• Projeyle ilgili sorunları çözmek için herkesi bir araya getirmek hızlı.
• Ekip nispeten küçük ve basittir çünkü kullanmanız gereken proje iletişim araçlarını sınırlayabilirsiniz.
• Genellikle proje üzerinde çalışmaya istekli olan hevesli takım üyelerine sahip oluyorsunuz çünkü onlara kariyer fırsatları sunuyor. Proje çalışması ekibinizi motive etmek için harika bir yol olabilir.

• Projeyi işlevsel bir takıma devredecekseniz, çalışacağınız işlevsel ekip olacaktır ve bu da bir projeyi kapatmayı kolaylaştırabilir.

Dezavantajları

Bu yapının pek çok avantajı olmasına rağmen, bazı olumsuz yönleri de göz önünde bulundurun:

• Çalışmalar bir siloda gerçekleştirilir; bu, işlevsel bölümünüz dışındaki kişilere erişemeyeceğiniz anlamına gelebilir.
• Proje ekibindeki insanlar, bölümlerine veya ekip yöneticilerine, projedeki çalışmalarına göre daha sadık olabilir ve bu da çatışma yaratabilir.
• Büyük bir proje, her fonksiyon için fonksiyonel bir proje yöneticisi ile sonuçlanabilir. Tüm proje yöneticileri birlikte uyum içinde çalışmazsa işin çatlaklara düşmesine neden olabilir.
• İşlevsel çalışmalar, şirket ile geniş çapta ağ kurma fırsatınız olmadığı konusunda izole olabilir. Stratejik bir odağı korumak zor olabilir.

Proje Organizasyon Yapısı

Bir proje organizasyon yapısındaki projeler üzerinde çalışmak için özel ekipler bir araya getirilir. Proje yöneticisi muhtemelen proje ekibi üyeleri için hat yönetimi sorumluluğuna sahiptir. Buna örnek olarak büyük inşaat yapıları ve aynı zamanda özel bir ekip gerektiren kurumsal girişimler verilebilir. Proje yöneticisi, proje sponsoruna ve proje kuruluna rapor vererek nihai yetkiye sahiptir. Ekipteki bireyler doğrudan proje yöneticisi için çalışırlar.

Avantajları

Bir proje yapısının bariz avantajı, takım üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmanız, ancak başka avantajlar da mevcut.

• Takımlar güçlü bir kimliğe sahip olabilir. Güçlü bir ekip kültürü oluşturmak için en kolay yapıdır.
• Tüm takım, takımın hedeflerine odaklanmıştır, bu nedenle projede çalışan insanlar için günlük işlerde sadakat çatışması vardır. Onların günlük işi projedir.
• Kaynaklar projeye adanmıştır, bu nedenle iş planlaması çok kolaydır. Ekip üyelerinin ne zaman müsait olduğunu ve başka bir menajerin normal işine kısa sürede ulaşma tehlikesi bulunmadığını bileceksiniz.

• Bu yapıda yürütülen projeler, proje yönetimi becerilerinizin yanı sıra daha fazla teknik liderlik becerisinin geliştirilmesi için mükemmel ortamlardır.

Dezavantajları

Proje yapısı ile çalışmak en kolay olanı ancak hala bazı dezavantajları var.

• Bir projeye adanmış bir ekibin olması pahalı bir sorumluluktur. Sadece büyük projelerde bir seçenek olma eğilimindedir.
• İnsanları işlevsel işlerinden kaldırırsanız, özellikle proje uzunsa geri dönmekte zorlanabilirler. Proje çalışması uzuyor ve çok disiplinli bir ortamda yeni, zorlu bir proje üzerinde çalışmak bir süre sonra yaptığınız işe geri dönmek, birçok insan için çekici bir beklenti değil. Bir projeyi kapattığınızda ekibin geçişini yönetmek daha da önemli hale geliyor.

• Bazen bir projeyi kapatmak, işletme ilerlediğinde ve sizin için başka bir rol yoksa, işinizi kaybetmek anlamına gelebilir.
• Doğası gereği, özel ekipler tek bir şey üzerinde çalışmak için kaynakları emer. Özellikle farklı projeler aynı becerileri gerektirdiğinde, şirketin istediği zaman yapabileceği proje sayısını sınırlayabilir.
• Bu tür bir yapıdaki proje yöneticileri, ekipleri için de hat yönetimi yapar; bu, diğer yapılarda yapmak zorunda kalmayacağınız insan kaynakları görevlerinde zaman ve çaba harcamanız anlamına gelir. Bu insanlarla çalışmaktan hoşlanıyorsanız, bu faktör bir avantaj olabilir.

Matris Organizasyon Yapısı

Üçüncü seçenek bir matris yapıdır. Kaynaklar, her zamanki gibi iş ve proje çalışması arasında paylaşılır. İki yöneticiye sahip olmak veya proje yöneticisine ve ayrıca ekip yöneticisine "noktalı çizgi" sorumluluğuna sahip olmak anlamına gelebilir. İşlevsel yönetim hattı yapısı normalde önce yerindedir ve proje yöneticisi noktalı çizgiyi alır.

Bu yapı, işlevsel veya bölüm takım yöneticisi ile proje yöneticisi arasındaki gücü ve yetkiyi dağıtır. Müzakere becerilerinizi tüm güçleriyle kullanmanız gerekecek.

Avantajları

Matris yapıları çok yaygındır çünkü yöneticilerin insanların zamanlarını nasıl harcadıkları konusunda esnek seçimler yapmalarına izin verir. Muhtemelen kariyerinizin bir noktasında bir matris ortamında çalışacaksınız. Bu yapının avantajları aşağıdaki gibidir:

• Kaynaklar verimli bir şekilde kullanılır ve gerektiğinde projeler arasında dolaşabilir.
• Bu noktada bir dezavantaj olduğu iddia edilse de, bazen paralel olarak birçok farklı şey üzerinde çalışabilirsiniz.
• Takımlar ve bireyler çok duyarlı olabilirler. Yeni bir projenin ortaya çıkması öncelikli olmak zorundaysa, baş döndürmek ve aniden başka bir şeye odaklanmak kolaydır. Bunu kolayca yapamazsınız, böylece grupların dağılması ve yeniden toplanması daha uzun sürer.
• Yapı, herkesin aynı proje yönetimi yaşam döngüsünü ve metodolojisini kullanmasını gerektirir, bu nedenle projeler arasında geçiş yapmak kolaydır. İnsanlar, terminoloji ve süreçler yaygın olduğunda gerekli olan çok az işe alımla bir proje ekibine katılabilirler.

Dezavantajları

Tüm kurulumlarda olduğu gibi, bunun da tuzakları vardır. Ortak bir yapı olmasına rağmen, pek çok modern işyeri aşırı yüklenme sorununu kırmamıştır. İş yükünün tamamını yönetecek ve izleyecek sisteminiz yoksa, bireylere yapabilecekleri çok şey vermek kolay olabilir. Diğer dezavantajlar aşağıdaki gibidir:

• Projeler arasındaki çatışma yaygındır, çünkü başka bir projeyle aynı kaynaklar için savaşıyor olabilirsiniz.
• Diğer proje, doğru becerilere sahip en uygun insanlar - en iyi kaynakları veya bu alandaki yöneticileri proje çalışmaları için uygun hale getirmeyebilir.
• Her zamanki gibi işler ve bireyler için proje çalışması arasında, özellikle her iki yönetici de farklı öncelikler verdiğinde, bazı çelişkiler olabilir.
• Kaynakların gelecekteki kariyerleri için hangi gelişim yolunu kullandıkları konusunda bir çatışma olabilir. Proje yönetiminde kalmak istediğinizi bilseniz de, daha üst düzey bir işlevsel rol veya daha fazla proje odaklı bir rol üstlenme seçeneğiniz olabilir. Ancak, çok fazla kariyer seçeneğine sahip olmak, zor kararlar alsa bile iyi bir şeydir.

Her zamanki gibi tüm işler için kusursuz bir şekilde çalışan organizasyon yapısı her zaman projeler için işe yaramaz ve çalıştığınız ortamda yönetmeniz gerekir. Bu yapıların her birinde biraz tecrübe edinmek iyi bir fikirdir, böylece onları ilk elden deneyimleyebilirsiniz. Hangi ortamın size en uygun olduğuna ve becerilerinize ve tercihlerinize uygun olduğuna karar vermenize yardımcı olacaktır. O zaman gelecekteki iş ortamınıza karar verme şansınız varsa, bilinçli bir seçim yapabilirsiniz.

Her bir projenin organizasyonel yapısının artılarını ve eksilerini anlamak, ekibinizden en iyi şekilde yararlanmak ve projenizin başarılı bir şekilde sonuçlanmasına yardımcı olmak için zamanınızı ve etkinizi en iyi harcayacağınız yeri bulma şansını verir.