Proje Planınıza Eklemeniz Gereken Adımlar

01 Proje Hedefleri

Proje hedefleri bir proje tüzüğünde tanımlanmıştır, ancak proje planlarına da dahil edilmelidirler. Bunu yapmanın birkaç yolu vardır. Proje planı, projenin hedeflerini daha fazla açıklayabilir veya eki ekli olarak içerebilir. Bir proje yöneticisinin hedefleri proje planına dahil etmeyi nasıl seçtiği önemli değildir, önemli olan, proje sözleşmesi olan (projenin ilk kilit belgesi olan) ve projenin ikinci kilit belgesi olan proje planı arasında açık bir bağlantı sağlamaktır.

02 Proje Kapsamı

Proje hedefleri gibi, kapsam da şartlarda tanımlanmıştır. Ancak, bir proje yöneticisi, proje planındaki kapsamı daha da geliştirmelidir. Örneğin, manuel bir işlemi otomatikleştirmek için bir projenin, bu işlemin nerede başlayıp nerede biteceğini tanımlayarak kapsamı tanımlaması gerekir.

Kapsamı tanımlayarak, proje yöneticisi projenin hedefinin veya bitmiş ürününün sonunda neye benzeyeceğini göstermeye başlayabilir. Kapsam tanımlanmadığı takdirde, proje boyunca genişleyebilir ve maliyet aşımlarına ve son teslim tarihlerine yol açabilir.

Örneğin, bir şirketin ürün grubu için bir broşür oluşturmak için bir pazarlama ekibine liderlik ediyorsanız, kaç sayfa olacak? Bitmiş ürünün nasıl görünebileceğine dair bazı örnekler nelerdir? Bazı ekip üyeleri için bir broşür iki sayfa, diğerleri için ise on sayfa anlamına gelebilir. Kapsamı tanımlamak, tüm ekibi başlangıçta aynı sayfada bulabilir.

03 Kilometre taşları ve Büyük Teslim Edilecekler

Bir projenin temel başarıları dönüm noktası olarak adlandırılır. Anahtar iş ürünlerine ana teslimatlar denir. Bir projedeki işin büyük bileşenlerini temsil ediyorlar. Bir proje planı bu maddeleri tanımlamalı, tanımlamalı ve tamamlanması için son tarihler koymalıdır.

Bir kuruluş yeni bir yazılım geliştirmek için bir proje üstlenirse, önemli çıktılar iş gereksinimlerinin son listesi ve bunların nasıl uygulanacağı olabilir. Bundan sonra, projenin tasarımın tamamlanması, sistem testi, kullanıcı kabul testi ve yazılımın teslim tarihi için dönüm noktaları olabilir. Bu dönüm noktalarında, kendileriyle ilişkili iş ürünleri bulunur, ancak bunlar, ürünlerden daha çok süreçlerle ilgilidir.

Kilometre taşı ve belli başlı teslim tarihlerinin kesin tarih olması gerekmez, ancak ne kadar kesin olursa o kadar iyidir. Kesin tarihler, proje yöneticilerinin iş yapılarını daha doğru parçalamasına yardımcı olur.

Planın bu aşamasında, büyük ya da üst düzey teslimatlar alabilmeniz ve bir sonraki adımda özetlenebilecek olan küçük teslimatlara bölünebilmeniz için kilometre taşları oluşturacaksınız.

04 İş Dökümü Yapısı

Bir iş dökümü yapısı veya WBS, bir projedeki kilometre taşlarını ve belli başlı teslim parçalarını daha küçük parçalara ayırır, böylece her kişiye bir kişiye sorumluluk atanabilir. İş dağılımı yapısının geliştirilmesinde, proje yöneticisi, proje ekibi üyelerinin güçlü ve zayıf yanları, görevler arasındaki karşılıklı bağımlılıklar, mevcut kaynaklar ve genel proje bitiş tarihi gibi birçok faktörü göz önünde bulundurur.

Proje yöneticileri, projenin başarısından nihayet sorumludurlar, ancak işi tek başlarına yapamazlar. WBS, proje yöneticisine projede hesap verebilirliği sağlamak için kullandığı bir araçtır, çünkü proje sponsoruna, proje ekibi üyelerine ve neyin sorumlu olduğunu paydaşlara söyler. Proje yöneticisi bir görevden endişe duyuyorsa, bu endişe konusunda kiminle buluşacağını tam olarak bilir.

05 Bütçe

Bir projenin bütçesi, projeyi tamamlamak için ne kadar para tahsis edildiğini gösterir. Proje yöneticisi bu kaynakları uygun şekilde dağıtmaktan sorumludur. Satıcıları olan bir proje için, proje yöneticisi teslim şartlarının sözleşmeye göre tamamlanmasını sağlar ve kaliteye özellikle dikkat eder. Bazı proje bütçeleri, insan kaynakları planına bağlanır.

Görevleri tamamlamak için ne kadar zaman ve işgücü maliyeti alınacağına bakarak her dönüm noktası için maliyeti belirlemek önemlidir. Projenin maliyeti, projenin kapsamına giren projenin ne kadar süreceği ile ilişkilendirilecektir. Kapsam, kilometre taşları, görevler ve bütçe aynı hizada ve gerçekçi olmalıdır.

06 İnsan Kaynakları Planı

İnsan kaynakları planı projenin nasıl sağlanacağını göstermektedir. Bazen kadro planı olarak bilinir. Bu plan, proje ekibinde kimin olacağını ve her bir insanın ne kadar zaman taahhüdü yapması beklendiğini tanımlar. Bu planı geliştirirken, proje yöneticisi ekip üyeleri ve danışmanlarıyla her ekip üyesinin projeye ne kadar zaman ayıracağı konusunda pazarlık eder. Projeye danışmak için ek personele ihtiyaç duyulması, ancak bunlar proje ekibinin bir parçası olması durumunda, kadro planında da belirtilmiştir. Yine uygun denetçilere danışılır.

07 Risk Yönetimi Planı

Bir projede birçok şey yanlış gidebilir. Her olası felaket veya küçük hıçkırık öngörülemez olsa da, çoğu tahmin edilebilir. Risk yönetimi planında, proje yöneticisi projeye yönelik riskleri, bu risklerin ortaya çıkma olasılığını ve bu riskleri azaltma stratejilerini belirler. Proje yöneticisi, proje sponsorundan, proje ekibinden, paydaşlardan ve dahili uzmanlardan girdi ister.

Ortaya çıkabilecek riskler veya bunlarla ilişkili yüksek maliyetler için azaltma stratejileri uygulanır. Oluşması muhtemel olmayan ve düşük maliyetli olan riskler planda belirtilmiştir; ancak, azaltma stratejileri olmayabilir.

08 İletişim Planı

Bir iletişim planı, bir projenin çeşitli izleyicilere nasıl iletileceğini gösterir. İş dağılımı yapısı gibi, bir iletişim planı da her bileşeni bir proje ekibi üyesine tamamlama sorumluluğunu üstlenir.

Bu adımda, sorunların ekip içinde nasıl iletileceğini ve çözüleceğini ve ekiple, paydaşlarla veya patronla ne sıklıkta iletişim kurulacağını özetlemek önemlidir.

Her mesajın hedef kitlesi vardır. Bir iletişim planı, proje yöneticilerine doğru bilgilerin doğru zamanda doğru kişilere ulaşmasını sağlamada yardımcı olur.

09 Paydaş Yönetim Planı

Bir paydaş yönetim planı, paydaşların projede nasıl kullanılacağını belirler. Bazen paydaşların yalnızca bilgi alması gerekir. Bu iletişim planında halledilir. Paydaşlardan daha fazlasına ihtiyaç duyulursa, bir paydaş yönetim planı nasıl elde edileceğini gösterir.

10 Değişim Yönetim Planı

Bir değişiklik yönetimi planı, projede değişiklik yapmak için bir çerçeve ortaya koymaktadır. Proje yöneticileri, projede yapılacak değişikliklerden kaçınmayı isteme eğilimindedir, ancak bazen kaçınılmazdır. Değişim yönetimi planı, değişiklik yapmak için protokoller ve süreçler sağlar. Proje sponsorlarının, proje yöneticilerinin ve proje ekibi üyelerinin değişim yönetimi planını izlemesi sorumluluk ve şeffaflık açısından kritik öneme sahiptir.